نقش فرانت آفیس در ارتباط بین بخش‌ها

فرانت آفیس نقشی محوری در ارائۀ خدمات هتل‌داری به میهمانان ایفا و محیط را برای دیداری مطبوع یا نامطبوع آماده می‌کند. میهمانان که اغلب باید برنامه‌های کاری یا تفریحی خود را در محیطی ناآشنا، انجام دهند تمایل دارند بدانند در محیط جدید با چه کسانی، چه چیزهایی، چه زمان‌هایی، چه مکان‌هایی و چگونه برخورد می‌کنند. درخواست‌های اطلاعات اغلب از پادو، متصدی سوئیچ برد، کارمند فرانت آفیس، صندوق‌دار یا دربان شروع می‌شود. زیرا این کارکنان از دید میهمانان مرئی‌ترین و آگاه‌ترین افراد تلقی می‌شوند. باور بر این است که این کارکنان نبض سازمان و جامعه را در دست دارند. پاسخ‌های آنان به درخواست‌های میهمانان برای ارائۀ اطلاعات دربارۀ حمل و نقل عمومی، مکان تجهیزات هتل، رخدادهای ویژه در جامعه و... نشان می‌دهد که هتل تا چه حد آنها را برای این نقش مهم آماده کرده است. مدیران فرانت آفیس باید نقشی فعال در جمع آوری اطلاعات موردعلاقۀ میهمانان به عهده بگیرند و نیز باید در ایجاد و بسط روش‌های تأمین این اطلاعات برای فرانت آفیس فعال باشند. روابطی که مدیر فرانت آفیس با دیگر مدیران بخش و کارکنان آنها برقرار می‌کند برای جمع‌آوری اطلاعات جهت میهمانان بسیار مهم و حیاتی است. بسط روابط شخصی مثبت بخشی از فرآیند ارتباط است، اما نمی‌توان برای تضمین انتقال اطلاعات صحیح و به‌روز بر این روابط اتکا کرد. مدیر فرانت آفیس چگونه ارتباط مؤثر میان بخش‌ها را تشویق می‌کند؟
نمودار زیر بخش‌های درون هتلی را نشان می‌دهد که با فرانت آفیس تعامل دارند. برای نشان دادن ارتباط زیاد میان بخش‌ها، فرانت آفیس در مرکز نمودار است. این خطوط مبتنی بر دستوراتی است که به هر بخش داده می‌شود تا خدمات را به‌شکل اتاق‌های تمیز، وسایلی که درست کار می‌کنند، محیط ایمن، غذا و نوشیدنی مطبوع، خدمات غذاخوری کارآمد، سازمان‌دهی حرفه‌ای، ارائۀ خدمات در قبال وظایف برنامه‌ریزی‌شده و نیز حسابداری صحیح هزینه‌های میهمانان و... تأمین کند. این اهداف کلی در سازمان‌دهی عملیات مدیران بخش و تحقق اهداف عمومی ارائۀ خدمات حرفه‌ای به آنها کمک می‌کند. لیکن درواقع، تلاش‌های پیوسته برای مدیریت کارکنان، مواد و مصالح، روش‌ها و مهارت‌های ارتباطی جهت تأمین محصولات و خدمات قابل پذیرش لازم است.

تعامل فرانت آفیس با بخش‌های دیگر درون هتل
کارکنان فرانت آفیس با همۀ بخش‌های هتل، شامل بازاریابی و فروش، خانه‌داری، غذا و نوشیدنی، ضیافت، امور مالی، نگهداری، امنیت و منابع انسانی تعامل دارند. از دید این بخش‌ها، فرانت آفیس رابط ارتباطاتی در تأمین و ارائۀ خدمات به میهمانان است. هر یک از این بخش‌ها پیوند ارتباطی واحدی با کارکنان فرانت آفیس دارد. فرانت آفیس هر نوع هتل در 24 ساعت شبانه‌روز نمایندۀ صدا و سیمای خدمات هتل‌داری برای آن سازمان است. میهمانان به احتمال بسیار برای ارتباط با کارکنان بخش‌های دیگر به سوی فرانت آفیس می‌روند. همان‌طور که بخش‌های مختلف را بررسی می‌کنید، سعی کنید نقش فرانت آفیس در ارتباط با قسمت‌های دیگر را به‌درستی درک نمایید.
همان‌گونه که در نمودار بالا نشان داده شده است، فرانت آفیس تصفیه‌خانه‌ای برای فعالیت‌های ارتباطی است. اعضای تیم فرانت آفیس باید بدانند که درخواست‌های میهمانان را به چه کسی ارجاع کنند تا آنها را برآورده سازد. آنها این شیوه را با برنامۀ آموزشی کامل، دربارۀ خط‌مشی و رویه‌های داخلی و مراقبت پیوسته در ارائۀ خدمات به میهمانان فرا می‌گیرند. برای ادامه، به کتاب مراجعه کنید.