سیاست حکمرانی داده چیست؟

سیاست حکمرانی داده مجموعه‏ای از دستورالعمل‏ها برای اطمینان سازمان از مدیریت پایدار و استفاده صحیح از داده‏ها است. سیاست حکمرانی داده برای پیاده‎سازی حکمرانی داده ضروری است. این دستورالعمل‏ها شامل سیاست‏های کیفیت داده، امنیت، دسترسی، حفظ حریم خصوصی و استفاده از داده هستند که برای مدیریت داده در چرخه حیات آن ضروری‎اند. علاوه بر این سیاست‏های حکمرانی بر تعریف نقش‎ها و مسئولیت‏ها در حوزه‏های دسترسی، حذف، ذخیره‏سازی، پشتیبان‏گیری و محافظت از داده‏ها متمرکز هستند. این سند به شما کمک می‏کند که همه چیز را تحت لوای هدفی مشترک کنار هم جمع کنید.
سیاست حکمرانی داده، معمولا توسط کمیته یا شورای حکمرانی داده تدوین می‏شود که از مدیران کسب‏وکاری و سایر مالکان داده تشکیل شده است. این سند حکمرانی، ساختاری روشن برای تیم مدیریت، مدیران و سایر کارکنان در انجام وظایف محوله‎شان تدوین می‏کند.
برای شروع عملیاتی سازی حکمرانی داده، استفاده از قالب ساختار حکمرانی داده، راهگشا است. شکل 4-4 نمونه‏ای از قالب حکمرانی داده‏ است که به شما کمک می‏کند ایده خود را در سازمان جاری کرده و کار را آغاز کنید. اطلاعات درج شده در این قالب، مستقیم وارد سیاست‏های حکمرانی داده می‏شوند.
از این قالب برای شروع کار و تشکیل تیم استفاده کنید. هنگامی که چشم‎انداز، ماموریت و اهداف شما مشخص شوند، به شما کمک می‎کنند تا سیاست‏های حکمرانی داده را تعریف کنید.

اهمیت سیاست حکمرانی داده

هنگامی که ایده کسب‏وکاری دارید و میخواهید آن را با دوستان خود در میان گذاشته و آنان را با خود همراه کنید، احتمالا یک نفر به سرعت از شما درباره برنامه کسب‏وکار خواهد پرسید: "آیا برنامه‎ای داری که بتوانم بخوانم و بیشتر با ایده‏ها و چگونگی تحقق آن آشنا شوم؟" مشابه با برنامه کسب‏وکار، سیاست‏های حکمرانی داده همه آن چیزی است که برای عملیاتی‏سازی حکمرانی داده منطبق با نیازها و اهداف سازمان مستند می‏کنید و باعث ایجاد یکپارچگی در طول زمان در سازمان می‏شود. این مستند چیزی است که هرکسی هنگامی که سوالی یا موردی ایجاد شود به آن مراجعه می‏کند، بنابراین باید به‌صورت منظم بازبینی و به‏روزرسانی شود، مخصوصا وقتی که چیزی در سازمان تغییر ‏کند. می‏توانید سیاست حکمرانی داده ‏را به عنوان برنامه کسب‏وکار خود یا چیزی مشابه آن در نظر بگیرید، مثلا سند مرجع حکمرانی داده.
هنگامی که سند سیاست‏های حکمرانی داده به خوبی تدوین شده باشد، موارد زیر را تضمین می‏کند:
مدیریت داده به‌صورت پایدار، کارامد و اثربخش در سازمان و در طول چرخه حیات داده
سطح حفاظت متناسب با داده‏های سازمان بر اساس ارزش آن‏ها و ریسک مشخص شده توسط کمیته حکمرانی داده
سطوح حفاظتی مناسب برای دسته‏بندی‏ها و گروه‏های مختلف داده‏های مشخص شده توسط کمیته حکمرانی داده

تدوین سیاست‏های حکمرانی داده

سیاست‏های حکمرانی داده معمولا توسط کمیته یا شورای حکمرانی داده تدوین می‏شود. این کمیته سیاست‏های جامعی را در مورد اینکه داد‏ه‎ها چگونه جمع‏آوری، ذخیره‏سازی، استفاده و محافظت شوند تدوین می‎کند. همچنین ریسک‏ها و قوانینی که بر حوزه کسب‏وکار سازمان موثر هستند و ممکن است آن‏را تخریب کنند، مشخص می‏کند.
پس از شناسایی همه ریسک‏ها و انجام ارزیابی‏ها، کمیته حکمرانی داده دستورالعمل‏ها و رویه‏هایی را تدوین می‏کند که تضمین کننده اجرای برنامه حکمرانی داده در سازمان هستند. وقتی که استراتژی خوب تدوین شده باشد، به تحقق اهداف برنامه حکمرانی داده کمک می‏کند. چشم‏انداز حکمرانی داده، مشوق تحول دیجیتال یا منبع تعریف درآمدها و محصولات و خدمات جدید بر اساس بینش حاصل از داده‏ها است. بسته به اینکه کدام‎یک از موارد فوق برای سازمان شما صدق کند، باید همه سیاست‏های تدوین شده در راستای چشم‏انداز و ماموریت مفصلی که در قالب ساختار حکمرانی داده آمده است، ادغام شوند.
بخشی از فرایند تدوین سیاست‏های حکمرانی داده، برگزاری جلسات، مصاحبه و گفتگوهای غیر رسمی با ذی‏نفعان کلیدی سازمان برای استخراج نیازمندی‏ها و انتظارات آنان است. این اقدامات ورودی ارزشمندی برای شما و البته فرصتی برای فرهنگ‎سازی و پذیرش برنامه حکمرانی نیز هست.

ساختار سیاست‏ حکمرانی داده

سیاست مناسب داده، باید منطبق بر چشم‏انداز، ماموریت و اهداف سازمان باشد. اما خود را معطل تک تک اطلاعات این الگو نکنید، بلکه مانند یک راهنما از آن استفاده کنید تا به شما در فکر کردن به مسائل کمک کند. در نظر داشته باشید که سیاست حکمرانی داده باید موارد زیر را مشخص کند:
چشم‏انداز و ماموریت برنامه حکمرانی داده
اگر از چارچوب نمایش داده شده در شکل 4-4 استفاده کرده باشید، این اطلاعات را در اختیار دارید. همانطور که قبلا عنوان کردیم، چشم‏انداز حکمرانی داده، مشوق تحول دیجیتال یا منبع تعریف درآمدها و محصولات و خدمات جدید بر اساس بینش حاصل از داده‏ها است.

هدف سیاست

اهداف مرتبط با برنامه حکمرانی داده در سازمان خود را همراه با شاخص‏های اندازه‏گیری تدوین کنید. چشم‏انداز و ماموریت باید مشوق و انگیزه‏ای برای رسیدن به هدف باشند.

محدوده سیاست

دارایی‏های داده‏ای را که توسط این سیاست‏ها پوشش داده می‏شوند مستند کنید. علاوه بر این، منابع داده را برای مشخص کردن اینکه چه داده‏هایی حساس، محرمانه یا عمومی هستند شناسایی کرده و سطح دسترسی مورد نیاز هر یک را تعیین کنید.

تعاریف و اصطلاحات

سیاست حکمرانی داده معمولا توسط ذینفعانی در کل سازمان خوانده می‏شود که ممکن است از برخی کلمات و اصطلاحات آگاهی نداشته باشند. از تعاریف و اصطلاحات استفاده کنید تا با مشخص کردن آن‏ها مطمئن شوید که همه همزبان هستند.

اصول سیاست

قوانین و استانداردهایی همراه با رویه‏ها و برنامه‏های اجرا در راستای برنامه حکمرانی داده تعریف کنید. این قوانین بیانگر دسترسی (چه کسی به چه داده‏ای دسترسی دارد)، استفاده از داده‏ها (داده‎ها چگونه و با چه جزییاتی استفاده می‏شوند)، یکپارچگی (داده‏ها چه تغییر و تحولاتی دارند) و ملاحظات مربوط به کیفیت داده هستند. در ضمن بهروش‏هایی را برای حفاظت از داده‏ها و اطمینان از مستندسازی صحیح قواعد و موارد انطباق پیاده کنید.

ساختار برنامه

نقش‏ها و مسئولیت‏ها را تعریف کنید. این نقش‏ها و مسئولیت‏ها، سمت‏هایی در سازمان هستند که بر اجزای حکمرانی داده نظارت خواهند داشت. نمودار RACI به شما کمک می‏کند که مشخص کنید چه کسی مسئول، چه کسی پاسخ‏گو، چه کسی مشاور و در نهایت چه کسی صرفا باید که از موارد آگاه شود. نقش‏ها و مسئولیت‏های حکمرانی داده به تفصیل در فصل سوم بررسی شد.

بازبینی سیاست‏ها

مشخص کنید که سیاست چه زمانی بازبینی و به‏روزرسانی می‏شود و چگونه پای‏بندی به سیاست‏ها، نظارت

اندازه‎گیری و اصلاح می‎شود.

کمک‎های بیشتر

افراد مناسب را برای پاسخگویی به سوالات تیم و سایر ذی‏نفعان مشخص و موارد را مستند کنید.
همانطور که در شکل 4-5 نیز مشاهده می‏کنید، صرفا مستندسازی سیاست‏ها کافی نیست، بلکه ارتباط با سایر ذی‏نفعان و درمیان گذاشتن موضوعات با آنان نیز بسیار مهم است. این امر در قالب جلسات گروهی، جلسات فردی، فیلم‏های آموزشی و محتوای متنی انجام می‏شود.

شکل 4-5: مثالی از قالب سیاست حکمرانی داده
علاوه بر این، کارکرد برنامه را به‌صورت منظم با گروه حکمرانی داده مرور کنید تا مطمئن شوید همه چیز طبق روال پیش می‏رود. یعنی باید به‌صورت منظم سیاست‏های حکمرانی داده را بررسی کنید تا از هماهنگی با نیازهای سازمان و برنامه حکمرانی داده اطمینان حاصل کنید. برای ادامه، به کتاب مراجعه کنید.