سوابق میهمان

سوابق میهمان، تحلیل‌های بازاریابی اطلاعات جغرافیایی و مردم‌نگاری میهمانان می‌باشند که اطلاعاتی درباره‌ی فعالیت‌های میهمانان مقیم در هتل ارائه می‌دهند. این تحلیل با کاربرد PMS ساده می‌شود. گزینه­ی سابقه‌ی میهمان و برنامه‌ی خروج در تهیه‌ی گزارش‌های این‌گونه اطلاعات برای مدیر بازاریابی و فروش به مدیر فرانت آفیس کمک می‌کند. اگر هتل هنوز کارت‌های ثبت‌نام را به کار می‌برد، ویژگی‌های سوابق میهمان را می‌توان از این کارت‌ها هم به دست آورد. این ویژگی‌ها از صورتحساب الکترونیکی میهمان و داده‌های حاصل از سیستم رزرواسیون در PMS یا اینترنت نیز به دست می‏آیند.

مهم‌ترین بخش داده‌های بازاریابی کد منطقه­ای یا کدپستی، شماره­گذاری پستی منطقه‌ای منفردی است که به کشوری اختصاص داده می­شود و شاخص‌های جغرافیایی جمعیت‌هایی که محصولات و خدمات هتل خاصی را امتحان کرده‌اند را در اختیار شخصی می‌گذارد که می‌خواهد استراتژی­های بازاریابی را ایجاد و توسعه دهد. این اطلاعات جغرافیایی را می‌توان با رسانه­های ارتباطی مانند: وب‌سایت، رادیو، تلویزیون و روزنامه‌هایی که در آن منطقه در دسترس می‌باشند و نیز با داده­های مردم نگاری (سن، جنسیت، درآمد، شغل، وضعیت تأهل و...) و داده‌های روان نگاری (سبک زندگی) مطابقت نمود. انطباق وب‌سایت، ایستگاه‌های رادیویی، ایستگاه‌های تلویزیونی و روزنامه­ها با گروهی که نخستین بازار هتل را تشکیل می‌دهند و نیز ایجاد کمپین‌های پست مستقیم با یک سازمان‌دهی خوب می‌توانند استراتژی بازاریابی سودمندی باشند. تعریف بازار برای ادامه‌ی کار هتل‌داری بخشی از برنامه­ی سالم کار است.

مدیر فرانت آفیس که کارت‌های ثبت‌نام میهمان و کارت‌های رزرواسیون را برای کارهای گروهی بررسی می‌کند داده‌ها را برای ایجاد میهمانان بالقوه، توسط بخش بازاریابی و فروش به دست می‌آورد. پیگیری کار توسط بخش بازاریابی و فروش تا نمایندگان سازمان‌هایی که در هتل اقامت کرده‌اند ممکن است به رزرو کنوانسیون‌ها و کنفرانس‌های آینده منجر شود.

تقاضای پیوسته برای تشکیل جلسه‌ی تسهیلات به‏طور ناگهانی ارائه نمی‌شود. مشتریان شرکتی که فضای تسهیلات را رزرو می‏کنند می‏خواهند مطمئن شوند که کلیه‌ی جزئیات به‏گونه‏ای حرفه‌ای انجام می‏گردند. اعتماد به هتل با تثبیت سابقه‌ی ردیابی خوب در انجام جزئیات کوچک هتل‏داری (کفایت در پردازش رزرواسیون‌ها، ثبت‏ها و روش‌های خروج و در نگهداری تسهیلات جالب توجه و تمیز) توسط هتل شروع می‌شود. این اعتماد و اطمینان (همراه با نرخ‌های مناسب اتاق و فضای کافی جهت تشکیل جلسه) اجاره‏ی اتاق برای کنفرانس‌های کوچک را افزایش می‌دهد.

سوابق میهمان، اطلاعاتی درباره‌ی روش تبلیغی ارائه می‏دهد که در قطعی کردن و تضمین رزرواسیون و ثبت سودمند است. اگر سوابق میهمان تعداد زیادی از رزواسیون‌هایی را آشکار سازند که از طریق سفر یا تور آژانس ویژه‌ای شروع شده‌اند، آنگاه بخش بازاریابی و فروش باید رابطه‌ی قوی با آن آژانس را حفظ کند و روابطی با آژانس‌های دیگر درون آن نقطه هم ایجاد نماید. تورهای آشناسازی (دیدارهای رایگان با پشتیبانی هتلی که نمایندگان سازمان‌های مسافرتی، اتحادیه‌های اتوبوسرانی، سازمان‌های اجتماعی و غیر انتفاعی و مدیران ترافیک شرکتی و محلی را میزبانی می‌کنند) می‌توانند درآمد آینده‌ی اتاق را افزایش دهند. نمایندگان تورها نخست آنچه که هتل برای ارائه دارد را مورد بررسی قرار می‌دهند.

هتلی با 70% بازار مشتریان شرکتی شاید بخواهد بررسی کند که چه کسی رزرواسیون‌های این حرفه‌های تجاری را در دفتر مشتریان شرکتی انجام می‌دهد. معاون اداری، مدیر ترافیک یا منشی اجرایی احتمالاً شخصی است که رزرواسیون‌ها را انجام می‌دهد. اگر این موضوع صادق باشد، هتل باید برنامه‌ای ایجاد کند که این افراد را تشویق نماید جهت رزرواسیون با هتل تماس بگیرند. مانند، برنامه‌های تشویقی به افرادی که در مدت زمان معینی تعداد مشخصی رزرواسیون انجام دهند. میهمانان بی‌رزرو هم می‌توانند داده­های ارزشمند بازار را تأمین کنند. اگر میهمانان بیان کنند که "بیلبوردی واقع در خیابان" وسیله‌ای بود که آنها توسط آن با هتل آشنا شده­انند، شما ایده­ای درباره­ی میزان هزینه‌ی صرف شده در این نوع تبلیغ به دست خواهید آورد. اگر میهمانان توسط پمپ بنزین محل یا سوپرمارکت به هتل شما ارجاع داده شوند، تأمین بروشورها و اطلاعات دیگر را برای این مراکز در نظر بگیرید. شاید شام­های اهدایی (رایگان) یا تفریحات پایان هفته برای پرسنل این مراکز بسیار مؤثر باشد.

داده‌های حاصل از سوابق میهمان درباره­ی تعداد دیدارها، حوزه­های پیگیری را آشکار می‌سازند. (نمودار 7-3) میهمانان مکرر، شخص یا گروهی می­باشند که ماهانه یا سالیانه به دفعات در هتل اسکان می‌کنند و به آنها میهمان تجاری یا شخصی نیز گفته می‌شود. در چنین شرایطی در فصول خلوت می‌توان به ازای هر چند شب اقامت، یک شب فقط اتاق و صبحانه به طور رایگان به آنها هدیه نمود. شرکت‌ها از این طرح به خوبی استقبال می‌کنند و هتل نیز با دقت، ارتباط با افراد و این‌گونه شرکت‌ها را پیگیری نماید. به طور مسلم نتیجه‌ای که عاید می‌شود به نفع اقتصاد هتل و سرمایه‏گذار می‏باشد.

سابقه‌ی میهمان در تعیین انواع اتاق‌های درخواستی سودمند است. آیا اتاق‌های دارای دو تخت دبل بیشتر از اتاق‌های دارای یک تخت بزرگ درخواست می‌شوند؟ آیا اتاق‏های نام‏گذاری شده با "استعمال دخانیات ممنوع" بیشتر از اتاق‌های نام‏گذاری شده با "استعمال دخانیات مجاز است" درخواست می‌شوند؟ آیا سوئیت‌های مجهز به تجهیزات آشپزی برای میهمانان طولانی مدت، مورد درخواست مشتریان شرکتی می‌باشند؟ این‌گونه اطلاعات مقیاسی هستند تعیین‌کننده و همان‌هایی هستند که مالکین هتل برای اخذ تصمیمات ساخت و ساز و خرید به کار می‌برند. در سوئیت‌هایی که دارای آشپزخانه برای مسافرین با اقامت طولانی هستند، بایستی از نظر ایمنی گاز و دور بودن شلنگ آن از کلید و پریزهای برق دقت لازم به عمل آید.