کنتـرل دارایی‌ها (سرمایه)

نکته‌ی 97: روی حسابداران و ممّیزین خود حساب کنید.

اهمیت ساماندهی مناسب اسناد
اکنون که هتل خود را ساخته و افتتاح کرده‌اید و به کارکنان خود آموزش، انگیزه و قدرت داده‌اید، بهتر است بدانید که چگونه از آن‌ها حفاظت کنید. سه راه برای حفظ کنترل دارایی‌هایتان وجود دارد: از طریق اسناد و اطلاعات، افراد و خودتان. دارایی‌های شما شامل: دارایی‌های ثابت، پول نقد، سهام و منابع انسانی می‌شود. در این فصل من در مورد کنترل این دارایی‌ها، به‌جز افراد بحث خواهم کرد.
اما‌، مثل همیشه، برای این‌که کار به‌طور مدوام و مؤثر انجام گیرد، شما به دیگران نیز نیاز دارید. ستون فقرات (پشتوانه) کنترل مالی، مدیریت اطلاعات است و شالوده‌ی آن ساماندهی مناسب می‌باشد. بدون ساماندهی مناسب، شما هیچ شانسی برای کنترل یا مدیریت کارهایتان ندارید. شما هیچ‌گاه متوجه نمی‌شوید که دقیقاً در کارتان چه می‌گذرد و در معرض ضرر و زیان و یا حتی سرقت قرار می‏‌گیرید، مگر آن که معاملاتی (داد و ستد‏هایی) که در کار اتفاق می‏‌افتند را ثبت و ضبط کنید.
نام عجیب صورت وضعیت سود و زیان باید خلاصه‌ای از تمام درآمدها و هزینه‌هایی باشد که شما در مدت زمان معینی ثبت کرده‌اید. به دلیل این‌که هدف از کار کردن، ‌کسب سود است، اگر هزینه‌‏ها را از درآمدها کم کنید، باید امیدوار باشید که سود کرده‌اید، نه زیان. اگر کاری دائماً زیان مالی داشته باشد، شما آن را ادامه نخواهید داد. بنابراین من متوجه نمی‌شوم که چرا ما به جمع حساب‌ها با نام خوش‌بینانه‌تر صورت وضعیت سود اشاره نکنیم.
ترازنامه که معمولاً همراه با صورت سود و زیان تهیه می‌شود، یک صورت وضعیت تجاری نیست، بلکه سندی است که ارزش کنونی دارایی‌های کاری و ضعف‌های کوتاه و بلندمدت شما را منعکس می‏کند. به‌منظور معنی‌دار بودن صورت سود و زیان، این صورت وضعیت باید دقیق و حاوی اطلاعات کافی برای شما، ‌به‌عنوان مدیر باشد تا متوجه شوید که کدام قسمت‌ها دارای عملکرد خوب یا بد هستند. تا حدودی، ‌مخصوصاً هنگامی که این صورت وضعیت بدهی مالیاتی را نشان می‌دهد،‌ باید قوانین و مقرراتی در مورد چگونگی محاسبات وجود داشته باشد.
با این حال، ‌هدف از تهیه‌ی صورت سود و زیان راضی کردن اداره‏‌ی مالیات نیست، بلکه فراهم کردن اطلاعات برای مدیریت است. بنایراین، ‌شما در ثبت درآمدها و هزینه‏‌ها به هر میزان که دوست دارید، آزاد هستید. اما عاقلانه است که این‌کار به‌طور مداوم انجام گیرد تا شما بتوانید مقایسه‌های منطقی بین آن‌ها و عملکرد گذشته‏‌ی خود را با شرکت‏‌های مشابه انجام دهید. خوشبختانه ‌طی چندین سال در وضعیت جهانی هتل و مواد غذایی، یک شکل استانداردشده برای حسابرسی به وجود آمده است که به آن سیستم یکپارچه می‌گویند. این سیستم تعیین می‌کند که هر نوع از درآمدها و هزینه‏‌ها باید در کدام خط حساب قرار گیرد.
برای مثال، دستمال توالت از اقلام مصرفی است و باید در بخش اتاق و در دسته‌ی خدمات (ملزومات) میهمان قرار گیرد. مگر آن‌که حسابدار بتواند نشان دهد که تمام دستمال توالت‌ها در توالت‌های رستوران مصرف می‌شوند که در این صورت این مورد در دسته‌ی ملزومات رستوران قرار می‌گیرد.
به‌منظور اختصاص هزینه، سیستمی برای ثبت چرخه‌ی عمر هر مورد (جنس)، از زمان سفارش تا زمان تحویل به انبار، انتقال به بخش اجرایی و مصرف باید ایجاد گردد. با تعریفی که ارائه شد، این به معنی ثبت و ضبط‏‌های بسیار زیاد دفتری یا الکترونیکی و تخصیص و ثبت دقیق در دفاتر می‌باشد. این کار باید با پشتکار زیاد انجام گیرد. اگر این اتفاق نیفتد، حساب‌های مدیریتی بی‌ارزش خواهند بود و شما کنترل کارتان را از دست خواهید داد. بنابراین یک مدیر هتل به‌شدت وابسته به عملکرد مؤثر ناظر و یا حسابدار خود می‌باشد که باید قادر به راه‌اندازی سیستم‌های دقیقی نیز باشد. این سیستم‌های دقیق باید به‌طور مناسب، سوابق پولی و مالی را نگهداری کنند. حسابداران نیز باید اطمینان حاصل نمایند که این سیستم‌ها به‌درستی کار می‌کنند. برای این‌که ناظر بتواند به‌طور مؤثر وظیفه‌ی خود را انجام دهد، باید به دور از میهمانان و سرویس‏دهی به آن‌ها قرار گیرد. همان‌طور که قبلاً اشاره شد، جایگاه ناظر آنچنان مهم است که در ساختارهای سازمانی بسیاری از هتل‏‌ها مخصوصاً در سال‏‌های گذشته، رئیس امور مالی جایگاهی مشابه مدیر هتل داشته است. جدا بودن از شلوغی‌های کاری، موانع بین اداری احتمالی موجود و احتمال آسیب‌رسانی به خدمات را نیز در پی دارد.
برای مثال، اگر حسابدار اصرار کند که آشپز نمی‌تواند مواد موردنیاز خود مثل خاویار را بدون نوشتن درخواست از انبار خارج کند، یک سری نزاع‌ها را بین سرپیشخدمت، آشپز، حسابدار و درنهایت میهمانی که خاویار را سفارش داده است و مهم‌ترین فرد به حساب می‌آید در پی دارد. بنابراین این وظیفه‌ی حسابدار است تا سیستم‌هایی را ایجاد کند که کم‌ترین تأثیر منفی را بر میهمان داشته باشند و با سازماندهی و برنامه‌ریزی مناسب به همه توضیح دهد که آن‌ها چگونه می‌توانند به بهترین شکل از این تأثیرات منفی جلوگیری کنند. متأسفانه، همیشه کار به همین منوال پیش نمی‌رود.
گاهی اوقات حسابداران باید قوی باشند. آن‌ها نگهبانان دارایی‌های شما هستند و معمولاً برای کارمندان شما سخت نیست که دلیل پافشاری حسابداران بر کنترل مالی را بدانند. به‌طورکلی هر کارمند می‌تواند بفهمد که چرا حسابدار نمی‌خواهد دیگر افراد بدون اجازه‏ی قبلی حساب‌های شخصی بانکی را وارسی کنند. با این حال گاهی اوقات حسابداران، بی‌جهت بیش از حد سخت‌گیر هستند و این درست زمانی است که آموزش گروهی نیاز است. حسابداران نیز می‌توانند مانند بعضی از افسران پلیس متقلب باشند. برای این‌که از این موضوع اطیمنان حاصل کنید حسابرسی‌های منظمی را توسط متخصصین خارج از بخش حسابداری ترتیب دهید. این حسابرسی‌ها نه‌تنها برای شما مزایایی دارد و تأثیر کنترل‏‌های شما را ارزیابی می‌کند، بلکه همچنین کمک می‌کند تا دفتردار شما صادق و درستکار باقی بماند.
من در حرفه‌ی خودم با سه حسابدار که از محل کارشان اختلاس کرده بودند برخورد کردم. در هر مورد آن‌ها مدت‌ها قبل از این‌که دستشان رو شود موفق به انجام این‌کار بودند، بعد از ارزیابی متوجه شدم که تمام آن‌ها یک ویژگی مشترک داشتند، آن‌ها آنچنان مؤثر و سخت کار می‌کردند که به ندرت مرخصی می‌گرفتند و یا به تعطیلات می‌رفتند. در آن زمان احساس می‌کردم که آن‌ها بسیار فعال و تلاشگر هستند، اما اشتباه بود. آن‌ها نمی‌خواستند که کسی اسناد و دفاتر را بررسی کند.

نکته‌ی 98: نقدینگی خود را در بانک حفظ نمایید.

اهمیت نقدینگی
من اخیراً مقاله‌ای در مورد یک گوینده‌ی معروف بریتانیایی خوانده‌ام که به‌خاطر بدهی چهل و پنج هزار دلاری کارت اعتباری خود تحت تعقیب قرار گرفته بود. مشخص شد که زن بیچاره آن‌قدر هم فقیر نبوده است. او به‌جز خانه‌ی خود صاحب دو یا سه خانه، در لندن بود. اما درآمد اجاره‌ی آن‌ها صرف پرداخت وام‌ها می‌شد و برای او دیگر پولی باقی نمی‌مانده است. او در خانه‌های خود مقدار زیادی دارایی داشت، اما به دلیل این‌که آن‌ها را اجاره داده بود نمی‌توانست به فروش برساند. این داستان من را قانع کرد که پول نقد، طلا است. شما می‌توانید دارای تمام اموال غیرنقدی جهان باشید، اما اگر فاقد هر گونه نقدینگی باشید و کارت اعتباریتان در حال تمام شدن باشد، نمی‌توانید کرایه‌ی اتوبوس و یا صورت‌حساب خواروبارفروشی را پرداخت کنید. هنگامی که قیمت دارایی و املاک بالا می‌رود، انگیزه‌ی بسیار بالایی برای وام گرفتن در مقابل دارایی به وجود می‌‏آید. به‌طور خلاصه واضح است که اگر شما صددرصد قیمت خرید یک خانه را که به مرور زمان دو برابر می‌شود، قرض بگیرید باید پول زیادی را بدون هیچ‌گونه سرمایه‌گذاری پس بدهید. البته اقتصاد مطمئن ایجاب می‌کند که سرمایه به سه قسمت تقسیم شود:

•  سرمایه‌ی راکد
• سرمایه‌ی در گردش
• نقدینگی

همچنین به همان دلایل، انگیزه‌ی زیادی در هتل‌داران برای بازگشت بالای سرمایه‌ی کارشان وجود دارد. این موضوع هنگامی که هتل میزان اشغالی و نرخ بالایی دارد مناسب است. اما هنگامی که پول کافی از کار تولید نمی‌شود می‌تواند خطرناک باشد. به یاد داشته باشید که کار هتل‌داری، کاری چرخشی و دوره‌ای است. در هر منطقه افراد، هنگامی تمایل دارند سرمایه‌گذاری هتلی نمایند که کمبود مرکز اقامتی وجود داشته باشد. معمولاً سازندگان مختلف در یک زمان خاص متوجه می‌شوند که این کمبود وجود دارد و نتیجه این است که هتل‌های مختلف جدیدی به‌طور همزمان شروع به فعالیت می‌‏کنند. این‌کار مثبت، عرضه‌ی اتاق‌های هتل را بالا می‌برد. اما به‌طور منفی میزان اشغالی و نرخ اتاق‌ها را تحت تأثیر قرار می‌دهد. زیرا به‌طور ناگهانی عرضه‌ی بیش از اندازه‌ی اتاق، بازار پررونق را به بازار خرید واسطه‌ای به علت کمبود مشتری تبدیل می‌کند. اگر شما آن‌قدر بدشانس هستید که وام سنگینی را در مقابل دارایی خود دریافت کرده‌اید درحالی‌که متعهد باز پرداخت مبلغ سنگینی هستید، ضمناً با ر‏کود کاهش درآمد مواجه می‌شوید و دیگر نمی‌توانید قرض‌های خود را پرداخت کنید، نتیجه آن است که بانک اکنون صاحب هتل شما است. درنهایت همان‌طور که تقاضا در حال بالا رفتن است این مزیت امتیاز اکنون به بانک تعلق پیدا می‌کند. به‌عنوان یک قانون کلی هیچ‌وقت بیش از پنجاه درصد ارزش هتلتان وام نگیرید. اگرچه قوانین بانکی بسیار محتاطانه می‌باشند اما حداقل، هتل برای شما باقی خواهد ماند. جنبه‌ی مهم دیگر، حفظ جریان پول این است که اطمینان حاصل می‏‌نمایید پول‌هایی را که طلبکار هستید، جمع‌آوری می‌کنید.
به‌طور نظری، یک هتل برای خدماتی که ارائه می‌دهد باید پول نقد دریافت کند و پرداخت از طریق کارت اعتباری باید با مقرارت تضمین‌شده‌ی شرکت‌های ارائه‌دهنده‌‏ی کارت‌های اعتباری محدود شود. در عمل این کار می‌تواند مخصوصاً در ارتباط با حساب‌های صنعت گردشگری و در بعضی اوقات برای مشتریان صنفی و مراسم و همایش متفاوت باشد.
شرکت‌های مسافرتی عمده، پیش از تاریخ سفر و قبل از آن که مشتری به هتل شما برسد پول‌ها را از دست مشتریان در می‌آوردند. بیشتر شرکت‌های هتل‌دار به شرکت‌های مسافرتی عمده، سی روز برای پرداخت، مهلت می‌دهند. البته این بدین معنی است که شرکت مسافرتی پول شما و میهمان شما را برای دو ماه در اختیار دارد و در بعضی موارد آن‌ها پول بیشتری از طریق سود بانکی نسبت به کمیسیون‌های رزرو، به دست می‌آورند. این کار برای بیشتر هتل‌ها قابل قبول است. زیرا حجم کاری ارائه شده توسط عمده‌فروشان، تمام کار را به صرفه و با ارزش می‌کند، مگر این‌که قبل از دسترسی شما به پول، آن‌ها ورشکسته شوند. بنابراین بسیار مهم است که شما به‌طور مدوام وضعیت بدهکاران خود را بررسی کنید و تمام بدهی‌های سی روز گذشته باید پرداخت شوند و شما باید به‌طور جدی پیگیر دریافت طلبتان باشید. اگر مشتری شما فردی معمولی باشد بزرگ‌ترین سلاح شما بر این اساس است که به بدهی او چیزی اضافه نمی‌کنید.
امتناع کردن و نپذیرفتن او در نوبت برنامه‌ریزی‌شده‌ی بعدی مورد پیگیری قرار می‌گیرد. همچنین مراقب باشید، صورت‌حساب‌هایی که به بدهکاران می‌دهید دقیق و بدون اشتباه باشد. همه‌ی ما حقه‌های صورت‌حساب‏‌های تأخیری (صورت‌حساب‌هایی که بعد از چند وقت پرداخت می‌شوند) را می‌دانیم. زیرا صورت‌حساب واقعی می‌تواند با تاریخ اشتباه، شماره اتاق اشتباه و یا حتی نام اشتباه، غلط و معیوب از آب در آید.