منابع رزرواسیون

رزرواسیون میهمان ناشی از چند بخش بازار است: بعضی از گروه‌های معمولی، مشتریان شرکتی، سازمان‌های اجتماعی/ نظامی/ آموزشی/ مذهبی/ انجمنی (SMERF)، مسافرین گروهی، مسافرین تفریحی و میهمانان جاری که می‌خواهند به همان هتل بازگردند. این روش صرفاً یکی از راه­های طبقه‌بندی رزرواسیون میهمان است. هدف از تحلیل این بخش­ها درک نیازهای گروه و تأمین سیستم‌های رزرواسیونی است که نیازهای آنان را تأمین نمایند. به خاطر داشته باشید که بررسی این نیازها در کسب دانش و بصیرت نسبت به روش‌های برقراری ارتباط میهمانان به شما کمک خواهد کرد. هر چه بیشتر درباره‌ی آن روش‌ها یاد بگیرد بهتر می‌توانید سیستم‌های جاری ارتباط رزرواسیون را نظارت کرده و بسط و توسعه دهید.

مشتری شرکتی میهمانی است که توسط شرکت یا زیر مجموعه­ی وابسته‌ی آن به هتل‌ها معرفی می‌شود. هتل‌ها این فرصت را خواهند داشت که در جریان منظمی از دوره‌ی فروش، این‌گونه مشتریان شرکتی را جذب نمایند. اگر این فرصت‌ها از دست برود جریان منظم فروش هم در کار نخواهد بود. مثلاً هتلی واقع در منطقه‌ای که به وجود جهانگردان پایان هفته مشهور است بدون تلاش‌های بازاریابی برای تأمین مشتریان شرکتی در طول هفته در کار خود زیان می‌بیند. مشتریان شرکتی معمولاً به دلیل مسئولیتی که دارند به شهر می‌آیند تا با افراد مختلف دفتر مرکزی شرکت، دیدار یا در جلسات یا کنوانسیون‌های تجاری مشارکت نمایند. دیدارها معمولاً از قبل برنامه‌ریزی شده‌اند و دستورات کار و برنامه‌ی سفر آنها مشخص است. این‌گونه برنامه‌های ساختارمند حاکی از آن می‌باشند که میهمان شرکتی نیازمند رزرواسیونی است تا دیدار تجاری سودآور و سازنده و مولدی را تضمین نماید. رزرواسیون برای میهمان شرکتی ممکن است توسط منشی یا معاون اداری انجام شود. این پرسنل‌های اداری برای تلاش‌های بازاریابی هتل بسیار حائز اهمیت هستند. بسیاری از هتل‌ها باشگاه منشیان که مرکز روابط عمومی و بازاریابی قدرتمندی است و برای همین هدف سامان‌دهی شده است را تأسیس می‌کنند. برنامه‌ی مربوطه، منشی یا معاون اداری را تشویق می­کند تا با ارائه­ی مشوق‌هایی مانند هدایای مختلف برای کسی که بیشترین رزرواسیون را دارد و سمینارهای رایگان با موضوع ویژه برای دیدار مشتریان شرکتی اتاق­هایی را رزرو نماید.

این برنامه‌ی بازاریابی به مدیر فرانت آفیس و مسئول رزرواسیون کمک می‌کند تا با روشی غیرمستقیم در پی شناختن رهبران جامعه­ی تجاری باشند. اگر این افراد در شبی پر مشغله نیازمند رزرواسیون سریع باشند احساس می‌کنند که مدیریت هتل توجه ویژه‌ای به آنان خواهد نمود. شماره تلفن رایگان به میهمانان شرکتی که از قیمت‌ها آگاهند اجازه می­دهد خارج از کد منطقه‌ای هتل تماس تلفنی برقرار و بدین ترتیب در صورتحساب تلفن خود صرفه‌جویی نمایند. هتل مستقلی که شماره تلفن رایگانی دارد نوعی مزیت بازاریابی برای خود تأمین می‌کند. شخص رزروکننده اگر بخواهد نرخ­ها، جایگاه‌ها، تسهیلات، خدمات مرتبط هتل و... را بررسی کند می‌تواند بدون متحمل شدن هزینه، این بررسی را انجام دهد. حتی با کاربرد معمولی امروزی موبایل شماره‌ی رایگان ارزش خود را حفظ کرده است. لذا مشتری شرکتی می‌تواند از طریق سیستم رزرواسیون/ ارجاعی سازمان زنجیره‌ای نیز کار رزرو را انجام دهد. سازمان‌های زنجیره‌ای بزرگ که از طریق رادیو، تلویزیون، بیلبورد و... تبلیغات می‌کنند به مشتری شرکتی امکان می‌دهند تا با شماره‌ی رایگان به راحتی رزرواسیون‌ها را انجام دهند. شماره، فرد را به مسئول رزرواسیون متصل می‌کند. وی به بانک اطلاعاتی اتاق‌های موجود در هتل‌های عضو زنجیره یا سیستم ارجاعی دسترسی دارد.کار رزرواسیون می‌تواند در چند دقیقه به‌طور کامل انجام شود.

کاربرد شماره تلفن منفرد برای دسترسی به تمام هتل­ها روش ساده و استانداردی برای مشتری شرکتی فراهم می‌دهد تا با یک تماس اقامت‌های خود در چندین شهر را رزرو کند. در صنعت هتل‌داری فرصت لازم برای تکرار اقامت مهم است. آژانس‌های مسافرتی نیز برای مشتریان شرکتی رزروها را انجام می‌دهند. آژانس مسافرتی که رزروهای هوایی یا وسایل دیگر حمل و نقل را انجام می‌دهند معمولاً اتاق را هم رزرو می‌نمایند. مشتری شرکتی می‌تواند از وب‌سایت هتل دیدار، اطلاعاتی کسب و اتاق مورد نظرش را رزرو کند. ابزار جدیدتر ابلاغ رزرواسیون به هتل‌ها لینکدین است. کارول ورت درباره‌ی این موضوع که لینکدین چگونه می‌تواند به فروش اتاق هتل کمک کند تأکید ویژه‌ای دارد.

بازارSMERF فرصتی مناسب برای پر کردن اتاق‌های خالی یک سیکل تجاری است. زیرا این بازار معمولاً در فصول خلوت کاربرد دارد که برای زمان‌های شلوغ پشتیبانی خوبی است زیرا باعث صرفه‌جویی در هزینه‌ها می‌شود.

مثلاً فرهنگیان ممکن است طی تعطیلات نوروز یا تابستان برای تشکیل جلساتی مسافرت کنند و نرخ پایینی برای اجاره‌ی اتاق بپردازند. اعضای گروه‌های SMERF ممکن است صرفاً 100-50 نفر باشد. آنها را می‌توان با ترکیب تلاش‌های هیأت جهانگردی و مسافرت منطقه‌ای و جستجوهای اینترنتی تعیین نمود و به زمان برگزاری این گروه‌ها (جلسات سالانه، 6ماهه یا 3ماهه) پی برد. بررسی روزنامه‌های محلی نیز برای شناسایی رهبران گروه‌های محلی سودمند است.

بازار سودآور MICE مستلزم تیم یا آژانس بازاریابی و فروش متعهد هتل است تا گروه‌های بزرگی که می‌خواهند جلسات خود را در سالن کنفرانس هتل برنامه‌ریزی کنند را شناسایی نمایند. جزئیات بسیاری در تشویق گروه به رزرو رویداد حائز اهمیت است که شامل هزینه‌ی سفر هوایی، تأمین اتاق‌های هتل، نرخ اتاق‌ها و فعالیت‌های فرهنگی منطقه می‌باشند. البته پشتیبانی جهانگردی منطقه‌ای و اتحادیه‌های مسافرتی نیز دارای اهمیت است.

مسافرین گروهی اشخاصی هستند که به صورت گروهی سفر تجاری یا تفریحی می‌کنند. سفرهای تجاری مانند میهمانان کنوانسیونی و شرکت‌کنندگان در سیمینار و سفرهای تفریحی مانند مسافرین تورهای سازمان‌یافته که به دنبال تفریحات، تحصیلات، سرگرمی‌ها و مسائل مورد علاقه‌ی خود هستند. کلید بازاریابی رزرواسیون‌ها برای این گروه، تأمین روشی کارآمد برای برنامه‌ریزی جزئیات تور است. برنامه‌ریز گروه شخصی است که مسئول تأمین مقدمات اسکان میهمان در اتاق، برنامه‌های غذا و نوشیدنی، رزروهای حمل و نقل، تسهیلات تشکیل جلسه، روش‌های ثبت تورها و اطلاعات درباره‌ی دیدار از مناظر و نیز حفظ بودجه‌ای برای مسافرین گروهی می‌باشد. برنامه‌ریز گروه باید نیازهای لازم را با روشی کارآمد، منظم، سازمان‌یافته و حرفه‌ای تأمین کند. جزئیات سازمان‌دهی کنوانسیونی سه روزه در شهری بزرگ برای 700 نفر یا برنامه‌ریزی برای توری 7روزه جهت بازدید از مکان‌های موردعلاقه برای 44 نفر کاملاً گسترده می‌باشد. برنامه‌ریز گروه چگونه کار خود را شروع می‌کند؟ گزینه‌های پیش‌روی برنامه‌ریز تور شامل بهره‌برداری از شبکه‌ی اتحادیه‌ی اتوبوسرانی، سازمان مالکین اتوبوس و متصدیان تور که اطلاعات سفر و حمل و نقل را به گروه‌ها ارائه می‌نمایند، استفاده از کتابچه‌های راهنما که فهرست هتل‌ها را در بر دارند و ارتباط با نمایندگان هتل‌ها و دلالان هتل طرف قرارداد می‌باشد. هتل‌داران از طریق این منابع، اطلاعاتی درباره­ی تسهیلات اسکان و جهانگردی بدست می‌آورند که در این زمینه بسیار کارساز می‌باشد.

اتحادیه‌های اتوبوسرانی، سازمان‌هایی حرفه‌ای در سطح ملی و ایالتی هستند که اطلاعات سازمان‌یافته‌ای درباره‌ی مقاصد سفر مورد نیاز تورها و کنوانسیون‌ها در اختیار اعضای خود می‌گذارند. این اتحادیه‌ها معمولاً با همکاری هتل‌ها، جاذبه‌های جهانگردی و اتحادیه‌های مسافری و تبلیغات در بخش دولتی کنوانسیون‌های خود را سازمان‌دهی می‌کنند. اتحادیه‌های مزبور در بخش دولتی تسهیلات و مسائل مورد علاقه‌ی مسافرین گروهی را تأمین می‌کنند. از طریق نشریات ماهانه‌ی این اتحادیه‌ها اعضاء می‌توانند در مورد صنعت مسافرت به روز و آگاه بمانند. تبلیغ عملیات هتل‌داری و اسکان در این نشریات سبب افزایش توجه به تنوع تورهای گروهی می‌شود. کتابچه‌های راهنمای سفر فهرست‌های سازمان‌یافته روش‌های دستیابی به رزرواسیون هتل و اطلاعات تسهیلاتی و جغرافیایی هتل نیز به برنامه‌ریز سفر گروهی کمک می‌کنند تا تسهیلات را با نیازهای گروه‌ها تطبیق نماید. معمول‌ترین این کتابچه‌های راهنما Travel index.com است.کتابچه‌های راهنمای دیگر شامل اتحادیه‌ی اتومبیل‌رانان امریکا (AAA)، راهنمای میشلین و گزارشات سفر وایسمن می‌باشند. مطابق بررسی نیلسون 641,557,156 نفر کاربر خانگی اینترنت وجود دارند. از این داده‌ها می‌توان چنین نتیجه گرفت که مصرف‌کنندگان از طریق اینترنت دسترسی راحتی به اطلاعات محصولات و خدمات هتل دارند. کار با نماینده‌ی هتل عضو بخش بازاریابی و فروش که فعالانه به دنبال برنامه‌ریزان فعالیت‌های گروهی است روش دیگری می‌باشد که ممکن است برنامه‌ریز گروهی آن را به کار ببرد. نماینده‌ی هتل که به جزئیاتی درباره‌ی تسهیلات اسکان، مناطق مورد علاقه و زمینه‌ی اجتماعی آگاه است می‌تواند یک بسته‌ی معاملاتی برای برنامه‌ریز فراهم کند. ویزیتوری فعالانه‌ی تجارت گروهی نیز می‌تواند برای هتل سودآور باشد. نوع دیگری از ویزیتوری فعالانه برای مسافرین گروهی توسط دلال هتل انجام می‌گیرد.

دلال هتل، شخصی است که بسته‌های جوایز اتاق‌های هتل را به شرکت‌ها، مبلغین لاتاری، نمایشگاه‌های بازی‌ها و حامیان دیگر می‌فروشد. با انجام حجم بزرگی از رزرواسیون‌ها دلال هتل برای سازمانی که می‌خواهد دیدار از هتل را به‌عنوان جایزه پیشنهاد نماید تخفیفی دریافت می‌کند. سازمان‌های زنجیره‌ای و ارجاعی معمولاً کارکنانی در بخش‌های بازاریابی و فروش شرکتی خود دارند که برای فروش اتاق‌ها و تسهیلات هتل با گروه‌ها یا دلالان سازمان‌یافته تماس می‌گیرند.

همان‌گونه که قبلاً ذکر گردید، کلید تأمین تجارت مسافرین گروهی، بسط سیستم دستیابی ساختارمندی است که در تأمین نیازهای گروه به برنامه‌ریز کمک می‌کند.

هر چه اطلاعات درباره‌ی هتل، جاذبه‌های توریستی و اجتماعی سریع‌تر فراهم گردد انتخاب هتل برای برنامه‌ریز راحت‌تر خواهد شد (دلالان هتل نیز در تاریخ‌های معین مجموعه‌ای از اتاق‌ها را از هتل‌داران خریداری کرده و در وب‌سایت‌های شخص ثالث باز فروشی می‌نمایند.)

برای ادامه، به کتاب مراجعه کنید.