انتقال هزینه‌ها و پرداخت‌های میهمان

همان‌گونه که قبلاً قید شد، پردازش هزینه‌ها و پرداخت‌های میهمان انتقال (افزایش و کاهش دارایی‌ها و بدهی‌ها) نام دارد. انتقال، هزینه‌ها و پرداخت‌های میهمان را به حساب منفرد میهمان می‌افزاید یا از آن کسر می‌کند. انتقال به موقع و صحیح هزینه‌ها و پرداخت‌های میهمان نیز در حفظ سوابق مالی درست مهم است زیرا میهمان ممکن است هر زمانی از روز خارج گردد و نیازمند صورت درست تراکنش‌ها در آن زمان است.
انتقال هزینه‌ها و پرداخت‌ها با PMS تا حد زیادی درستی انتقال را افزایش می‌دهد. هر یک از گزینه‌های برنامه‌ی انتقال PMS که در نمودار 7-1 جلد دوم فهرست شده‌اند، به کارمند فرانت آفیس امکان می‌دهد تا هزینه‌ها و پرداخت‌های میهمان را انتقال دهد. کارت الکترونیکی میهمان با سهولت نسبی می‌تواند در زمان خرید کالا و خدمات به روز بشود. نمودار 4-2 کارت الکترونیکی‌ای را نشان می‌دهد که هزینه‌ها و پرداخت‌ها با PMS به آن انتقال یافته‌اند.

POINT OF SALE (POS) یا نقطه‌ی فروش

گزینه‌ی نقطه‌ی فروش اجازه می‌دهد که کامپیوتر فرانت آفیس به کامپیوترهای درون بخش‌های دیگر متصل گردد. وقتی فرانت آفیس به رستوران متصل می‌شود، پایانه‌ی کامپیوتر فرانت آفیس، هزینه‌های ایجاد شده در رستوران  نقطه‌ی فروش  را می‌پذیرد و به طور خودکار به کارت میهمان انتقال می‌دهد. هر بخش (فروشگاه هدایا، تسهیلات تفریحی، خدمات اتاق و تلفن) در هتل که

نمودار 4-2 انتقال هزینه‌ها به صورت الکترونیکی به کارت میهمان

می‌تواند به‌‏عنوان نقطه‌ی فروش (جایی که خدمات یا محصول خریداری می‌شوند) عمل کند باید بتواند برای انتقال هزینه‌ها به حساب میهمان، به فرانت آفیس متصل گردد. این انتقال الکترونیکی تضمین می‌کند که هزینه سریعاً به کارت میهمان انتقال می‌یابد و درستی انتقال را افزایش می‌دهد.

اتاق و مالیات

گزینه‌ی برنامه‌ی انتقال اتاق از دید کارکنان فرانت آفیس که قبلاً با دستگاه انتقال مکانیکی NCR کار می‌کردند، در زمان خود بسیار کارآمد و مفید بود. در سیستم مکانیکی فرانت آفیس، کارمند یا حسابرس شب، بایستی کارت هر میهمان را به‌طور فیزیکی از پرونده‌اش بیرون می‌آورد، کارت را درون دستگاه انتقال می‌گذاشت، با استفاده از چند کلید، کارت را از دستگاه انتقال بیرون می‌آورد و آنگاه دوباره آن را در پرونده‌اش جای می‌داد. در هتل مجهز به PMS، کارمند فرانت آفیس به طور خودکار هزینه‌ها را با فعال‌سازی گزینه‌ی اتاق به تک‌تک کارت‌های الکترونیکی انتقال می‌دهد. درحالی‌که PMS هزینه‌های اتاق را انتقال می‌دهد، کارمند می‌تواند کارهای دیگری را انجام دهد.

گزینه‌ی مالیات اغلب با گزینه‌ی اتاق فعال می‌گردد، زیرا قوانین ایالتی یا محلی، اکثر هتل‌ها را ملزم می‌نمایند تا مبلغ فروش و مالیات اسکان را بر میهمان وضع و از وی دریافت کنند. گزینه‌ی مالیات، مالیات‌های مناسب را با انتقال هزینه‌ی اتاق به کارت میهمان منتقل می‌نماید.

انتقال‌ها و تعدیل‌ها

گزینه‌های انتقال‌ها و تعدیل‌ها به کارکنان فرانت آفیس امکان می‌دهد تا خطاها در تغییرات درخواستی را تصحیح و آنها را وارد کارت میهمان کنند. هزینه‌های انتقال یافته به کارت الکترونیکی میهمان در زمان‌های گوناگون باید به کارت دیگری انتقال یابند یا به عبارت دیگر تعدیل‌ها در مبالغ باید انجام شوند. مثلاً، میهمانی ممکن است دریابد که صورتحساب هتل او توسط شرکتی در شهر پرداخت خواهد شد و صورتحساب با کارت اعتباری میهمان تضمین شده است. کارمند فرانت آفیس باید هزینه‌های میهمان را از کارت موجود در دفتر میهمان به حساب داخلی شرکت در دفتر کل منتقل کند.

میهمان دیگری ممکن است ادعا کند که هزینه‌ای جهت خدمات اتاق می‌بایست به حساب بدهکاری شخصی گذاشته شود که با وی در اتاق شریک بوده است. در این صورت، کارمند فرانت آفیس هزینه را از کارت یک میهمان تعدیل (حذف) می‌کند و آن را به کارت میهمان دیگر انتقال می‌دهد. میهمانی ممکن است هزینه‌های تماس تلفنی، تماشای فیلم یا خدمات دیگر را بخواهد. کارمند فرانت آفیس می‌تواند با عنایت به خط‌مشی مجاز انعطاف‌پذیری تصحیح مالی، فوراً حساب را تعدیل کند.

این خط‌مشی رهنمودهای ویژه‌ی کارمند فرانت آفیس در تکمیل تعدیل حساب میهمان را به تفصیل بیان می‌دارد. مثلاً، میهمانی ممکن است از پرداخت هزینه‌ی تماس تلفنی امتناع ورزد زیرا این هزینه می‌بایست به کارت میهمانی که با وی در اتاق شریک بوده است انتقال می‌یافت. اگر خط‌مشی به کارمند فرانت آفیس اجازه ندهد که تعدیل را مجاز کند، از ناظر شیفت فرانت آفیس یا مدیر فرانت آفیس باید خواست تا همان کار را انجام دهد. یادآوری این که تصحیح فوری خطاها ممکن است ادراک میهمان از خدمات هتل را متأثر سازد مهم می‌باشد. خط‌مشی مربوط به انعطاف‌پذیری مجاز تصحیح مالی، بازتابی است از کیفیت خدماتی که هتل ارائه می‌دهد.

تمام این انتقال‌ها و تعدیل‌ها را می‌توان به‌سادگی با PMS انجام داد. تعدیل‌ها همه به یکباره در کلیه‌ی حساب‌های بخش‌ها و میهمان بازتاب دارد. این حساب‌ها خود با کار دفتری بسیار اندک می‌تواند به سهولت تغییرپذیر باشند. این سیستم، کار تأیید یکپارچگی حساب‌ها را بسیار ساده‌تر می‌کند.

پرداخت (نقدی)

گزینه‌ی پرداخت، زمانی مورد استفاده قرار می‌گیرد که میهمان از کارت اعتباری استفاده نکند و یا سفارشاتی داشته باشد که کارکنان فرانت آفیس ملزم به پرداخت آنها باشند و میهمان بصورت نقدی آن را به هتل پرداخت نماید. شاید لازم باشد که کارمندان فرانت آفیس هزینه‌ی خدمات و کالاها مانند تحویل گل، خدمات خدمتکار و بسته‌های COD (پرداخت نقد به محض تحویل) را فوراً از طرف میهمان پرداخت نمایند. این هزینه‌ها معمولاً از طرف میهمان توسط هتل پیش مجاز می‌گردند. مبلغ پرداخت شده را می‌توان در یک فرآیند به کارت میهمان انتقال داد و در تراز نقدی کارمند فرانت آفیس و حساب بخش‌ها منعکس نمود. این، کار در هتل‌ها معمول است و درصورت استفاده‌ی صحیح می‌تواند خطای کمتری داشته باشد.

هزینه‌های متفرقه

PMS نیز شامل گزینه‌های متفرقه می‌باشد تا کارمند فرانت آفیس بتواند هزینه‌های نامعمول اغلب هتل‌ها را انتقال دهد. مثلاً اگر هتلی تسهیلات تفریحاتی داشته باشد که پایانه‌ی نقطه فروش ندارد، می‌توان از این گزینه استفاده نمود. این ویژگی را می‌توان برای انتقال هزینه‌های متفرقه به حساب‌های دفتر کل هم به کار برد.

تلفن

گزینه‌ی تلفن در PMS هتل‌هایی که به سیستم حسابداری تماس تلفنی متصل نمی‌باشند مشمول می‌باشد. با خط اتصال حسابداری تماس تلفنی، هزینه‌های تماس‌های تلفنی محلی و راه دور و اضافه هزینه‌ها به‌طور خودکار انتقال می‌یابند. بدون خط اتصال، کارمند فرانت آفیس باید هزینه‌ی تلفن را به‏‌طور دستی به کارت الکترونیکی انتقال دهد.

بررسی صورتحساب الکترونیکی میهمان

گزینه‌‌ی بررسی صورتحساب به کارمند فرانت آفیس یا اعضای مجاز دیگر کارکنان مدیریت امکان می‌دهد که صورتحساب الکترونیکی میهمان را در هر زمانی بررسی نمایند. اگر میهمانی تراز جاری صورت هزینه‌های خود را درخواست کند، کارمند فرانت آفیس می‌تواند نسخه‌ی چاپی آن را با استفاده از چند کلید تهیه نماید. بعد از اینکه میهمان نسخه چاپی را بررسی نماید ممکن است اشتباهی خاص در هزینه رخ داده باشد که این اختلاف را می‌توان قبل از خروج حل و فصل نمود. برای ادامه، به کتاب مراجعه کنید.