گام‌های نیازسنجی آموزشی

گام اول: تعریف مشکل و نیازها

اولین گام در نیازسنجی آموزش تعیین نیازها و مشکلات است. قبل از نیازسنجی ابتدا باید مطمئن شویم که اصلاً نیاز به آموزش وجود دارد و آیا مشکل یا مسأله‌ای که بتوان بر اثر آموزش دادن به کارکنان و مدیران آن را حل کرد؟ اگر پاسخ مثبت باشد به گام دوم خواهیم رفت. البته در سازمان‌های دولتی در کنار تعیین نیازها باید به مسائل محتوایی سازمان نظیر قوانین و مقررات، خط‌مشی‌ها مصوبات آموزشی و مسئولیت‎‌های سازمانی هم توجه کرد.

بعد از شناسایی نیازها و مشکلات، نوبت به تدوین اهداف آموزشی می‌رسد.

گام دوم: تعیین نحوه تجزیه و تحلیل نیازها

گام دوم شامل این موارد است:

1. شناسایی گروه‌های هدف برای آموزش دادن؛
2. بررسی روش‌ها و فنون؛
3.  جدول زمان‌بندی انجام نیازسنجی و تعیین افرادی که در انجام نیازسنجی مشارکت خواهند داشت.

در این گام مشخص می‌شود که آیا نیاز به طراحی دوره‌های جدید هست یا خیر؟ یا از دوره‌های موجود به‌کرات استفاده شود یا اینکه یک دوره‌ای را از بیرون از سازمان استفاده کرد.

بعد از اینکه گروه‌های هدف مشخص شد بطور تصادفی می‌توان چند نفر از هر گروه را برای مصاحبه انتخاب کرد. اگر قرار باشد که آموزش‌ها بطور گسترده‌ای و در چند استان یا شهر بطور همزمان برگزار شود، بهتر است از هر گروه یک نفر انتخاب شود تا سطح کیفی دوره‌ها مورد سؤال قرار گیرد تا کیفیت در همۀ شهرها و استان‌ها یکسان باشد.
برای ارزیابی نوع نیازها، می‌توان از منابع مختلف استفاده کرد: تحلیل شکاف وضع موجود، مطلوبیت، تحلیل امکان‌سنجی، تحلیل خواسته در رابر نیاز، تحلیل هدف، تحلیل گروه‌های هدف و تحلیل بسترها ازجمله انواع روش‌های تعیین نیازهای آموزشی هستند که در جدول 4 به آنها اشاره شده است.
جمع‌آوری و تجزیه و تحلیل داده‌ها برای یک برنامه آموزشی بسیار مهم هستند. در جدول زیر برخی از انواع مهم روش‌های تجزیه و تحلیل ارائه شده است. اگر بطور ترکیبی از تجزیه و تحلیل‌های کمی در کنار کیفی استفاده شود اعتبار داده‌ها بیشتر خواهد شد. 
طبعاً استفاده از هر یک از روش‌های فوق مزایا و معایبی دارد که در جدول 6 به آنها اشاره شده است. انتخاب هر روش بستگی به زمان و افرادی دارد که قرار است این نیازسنجی را انجام دهند. پیشنهاد می‌شود برای افزایش اعتبار داده‌ها ترکیبی از روش‌های فوق استفاده شود. 

گام سوم: جمع‌آوری داده‌ها

با استفاده از ابزار تجزیه و تحلیل که در گام قبلی مشخص شد، در این گام با آموزش پرسشگران و مصاحبه‌کننده‌ها، وارد مرحلۀ جمع‌آوری داده‌ها می‌شویم. چالش‌های جمع‌آوری داده‌ها در این مرحله بستگی به ابزار انتخاب شده دارد. مثلاً آموزش افرادی که درگیر بررسی اسناد و مدارک هستند بسیار مهم‌تر از آموزش کسانی است که در کار توزیع و جمع‌آوری پرسشنامه بسته شرکت دارند. یا مصاحبه‌های تخصصی نیازمند ملاحظاتی هستند که در زیر به آن اشاره شده است:

منظور از تعدیل روش در فاز پنجم، تغییر احتمالی شکل پرسش بعضی از سوالات می‌تواند باشد. در حین انجام مصاحبه مطمئن شوید که سوالات قابل فهم بوده و پاسخ دهندگان تحت تأثیر فضای مصاحبه نباشند. در هنگام طرح سئوالات نیز بهتر است سئوالات آسان را اول بپرسید و سوالات سخت‌تر را به آخر موکول کنید.

گام چهارم: تجزیه و تحلیل داده‌ها

در این مرحله اگر داده‌ها کیفی هستند و از مصاحبه‌ها استخراج شدند می‌توان به دو شکل عمل کرد یا کدهایی را استخراج و با در کنار هم قرار دادن آنها مفاهیمی معنادار را به دست آورد و یا پاسخ‌ها را با توجه به فراوانی آنها دسته‌بندی و گزارش کرد.
اگر از پرسشنامه‌های بسته استفاده می‌شود می‌توان انواع تحلیل‌های آماری را با استفاده از نرم‌افزارهای رایانه‌ای مانند SPSSیا PLS که عموماً برای همین منظور طراحی شده‌اند، استفاده کرد.
از آماره‌های مختلفی برای تحلیل و استنباط داده‌ها کمی می‌توان بهره برد در زیر، جدول راهنمایی به این منظور تشریح شده است.

گام پنجم

در گام نهایی نتایج حاصل از پیمایش و مصاحبه و یا مشاهدات جمع‌بندی شده و در قالب گزارش برای تصمیم‌گیری و اجرای دوره آموزشی ارسال می‌شود.
در این رابطه نواقص و کمبودهایی که حین نیازسنجی آموزشی مشاهده شده می‌تواند به مدیران ارشد سازمان گزارش شود و گردش کاری نیز برای بهبود آنها پیشنهاد داده شود. برای ادامه، به کتاب مراجعه کنید.