کاربرگ‌های ارزیابی آمادگی

راهنمای کاربرگ ارزیابی آمادگی

1- شخصی بایستی فرایند ارزیابی آمادگی را شروع کند. این شخص ممکن است لزوماً حامی مالی یا قهرمان فرایند نباشد، اما او بایستی به شیوه‌ای بی‌طرف و سازنده مایل به کاوش و جستجو باشد، تا برنامه‌ریزی استراتژیک برای سازمان (جامعه) مفید واقع شود.
2- دو دسته متفاوت از ذینفعان را از بعضی جهات در فرایند ارزیابی آمادگی مدنظر داشته باشیم. دسته اول ممکن است ذینفعان مربوط به فرایند نامیده شوند، کسانی که به نحوی برای اینکه فرایند موفق شود درگیر هستند. آنها ممکن است حتی تأثیر زیادی هم بر مسائل استراتژیک نداشته باشند، ولی درگیری و حمایت آنها برای مشروعیت فرایند و نتایج برنامه ضروری است. دسته دوم، ذینفعان مربوط به دستور کار افراد یا سازمان‌هایی مثل مشتریان، خریداران، سرمایه‌گذاران، قانون‌گذاران و دیگران هستند که به نحو مشخص بر مسائل و مفاهیمی‌که سازمان بایستی به آنها توجه داشته باشد اثر می‌گذارند. در کل ذینفعان بایستی در ارزیابی آمادگی شرکت کنند زیرا هم آنها اطلاعاتی دارند که به هیچ نحو دیگری نمی‌توان آنها را بدست آورد و هم اینکه حمایتشان از فرایند و اقداماتشان در رابطه با مسائل برای افزایش احتمال موفقیت بسیار حیاتی است.
3- مشارکت‌کنندگان کاربرگ‌های 1 تا 4 را تکمیل و درباره نتایج بحث کنند. (شما ممکن است همچنین بررسی‌های گسترده‌تر ذینفعان داخلی و خارجی، مثل استفاده از پرسشنامه‌های موجود در پیوست‌های "ج" و "د" و یا استفاده از بررسی‌های گام 4 در ارزیابی محیطی برای شناخت نقاط قوت، ضعف، فرصت‌ها و چالش‌ها را مدنظر قرار دهید.)
4- شرکت‌کنندگان کاربرگ 5 را تکمیل و درباره نتایج آن بحث کنند.
5- مشخص کنید کدامیک از موارد ذیل منطقی است:

• حرکت رو به جلو با انجام برنامه‌ریزی استراتژیک در زمان فعلی؛
• صبر برای یک زمان مقتضی؛
• ابتدا توجه به ضعف‌های کلیدی سازمان، قبل از اقدام برای شروع برنامه‌ریزی استراتژیک.

کاربرگ 1 نقاط قوت، ضعف، فرصت‌ها و چالش‌ها (یا تهدیدها)

راهنما: "آمادگی" یا ظرفیت یک سازمان برای انجام فرایند برنامه‌ریزی استراتژیک بایستی قبل از اینکه فرایند شروع شود، به وسیله سازمان و رهبران آن به وضوح مشخص شود. موانع سازمانی برای موفقیت بایستی شناخته و ارزیابی شوند و یک برنامه یا استراتژی برای بررسی آنها ایجاد شود (کاربرگ 2 را ببینید.)

حوزه‌های سازمانی زیر بایستی از طریق مصاحبه، گروه کانونی و پرسشنامه‌های مناسب بررسی شوند: مأموریت و چشم‌انداز؛ بودجه، منابع انسانی و تکنولوژی اطلاعات؛ ارتباطات؛ رهبری، مدیریت، ساختار، فرایندها و فرهنگ.

الف) مأموریت و چشم‌انداز

سازمان‌های موفق درکی واضح از الزامات‌شان دارند و با مأموریت و یا چشم‌انداز سازمانی امیدبخش با ذینفعان‌شان ارتباط برقرار می‌کنند.

لطفاً نقاط قوت، ضعف، فرصت‌ها و چالش‌های مهم سازمان در حوزه مأموریت و چشم‌انداز را بنویسید.

ب) بودجه‌بندی، منابع انسانی و تکنولوژی اطلاعات

مدیران و سازمان‌های موفق با مدیریت اثربخش منابع‌شان الزامات سازمانی‌شان را برآورده، رسالت‌شان را محقق و ارزش عمومی‌را خلق می‌نمایند.

لطفاً نقاط قوت، ضعف، فرصت‌ها و چالش‌های مهم سازمان در حوزه‌های بودجه‌بندی، منابع انسانی و تکنولوژی اطلاعات را بنویسید.

ج) ارتباطات

سازمان‌های موفق پیام‌های واضح منتقل می‌کنند، شبکه‌های ارتباطی توسعه یافته و گردهمایی‌های مناسب برای ارتقا بحث و گفتگو دارند. پیام‌ها مختصر، در رابطه با بعضی ذینفعان که مدنظر هستند، و برای بدست آوردن پاسخ‌های خاص طراحی شده‌اند. شبکه‌ها به نحوی اثربخش اطلاعات مناسب را به ذینفعان (هم داخلی و هم خارجی) مورد نظر منتقل می‌کنند. گردهمایی‌ها ذینفعان را به شیوه‌هایی مناسب برای ترویج بحث‌ها و گفتگوهای ضروری درگیر می‌کنند.

لطفاً نقاط قوت، ضعف، فرصت‌ها و چالش‌های مهم سازمان در حوزه ارتباطات را بنویسید.

د) رهبری، مدیریت، ساختار، فرایندها و فرهنگ

سازمان‌های موفق از رهبری اثربخش، مدیریت باکفایت و سازماندهی خودشان به صورت استراتژیک بهره‌مند هستند. رهبری وسیله‌ای است برای ایجاد اطمینان از این که سازمان کارهای درست را انجام می‌دهد. مدیریت وسیله‌ای است برای ایجاد اطمینان بدین جهت که این کارها به درستی انجام می‌شود. ساختار سازمانی مشخصه‌ای است که بایستی به خوبی روابط افقی و عمودی، رسمی و غیررسمی، که به سازمان در جهت اجرای وظایف استراتژیک خود کمک می‌کنند را تعریف کند. فرایندهای سازمانی بایستی برای تولید خروجی‌های اثربخش و کارا طراحی شوند. فرهنگ سازمانی بایستی تعهد به مأموریت، برآوردن الزامات سازمانی، خلق ارزش عمومی و راضی کردن ذینفعان کلیدی را ترویج کند.

لطفاً نقاط قوت، ضعف، فرصت‌ها و چالش‌های مهم سازمان در حوزه‌های رهبری، مدیریت، ساختار، فرایندها و فرهنگ را بنویسید.

کاربرگ 2 موانع برنامه‌ریزی استراتژیک

راهنما: بر اساس آن چه که شما با پر کردن کاربرگ 1 آموختید، چه چیزهایی را به عنوان موانع اصلی برای موفقیت فرایند برنامه‌ریزی استراتژیک می‌بینید؟ (مثال: فقدان رهبری، مشکلات ارتباطی، منابع). چگونه می‌توان به این موانع رسیدگی کرد؟ برای ادامۀ مطالعه، به کتاب مراجعه کنید.