گاه بهترین تعریف را باید از زبان مصرف‌کنندگان شنید. فراموش نکنیم راهنما عرضه‌کننده خدماتی است که مصرف‌کننده آن «مسافر» است. این خدمات در لحظه ایجاد و در لحظه مصرف می‌شوند و درصورت نارضایتی مسافر از کیفیت خدمات راهنما، گاه جبران آن سخت و حتی امکان‌ناپذیر است.
بنابراین، در کار راهنما تماس مداوم با مسافر دارای اهمیت بسیاری است. عموم مسافران تصویر نسبتاً روشنی از راهنمای ایده‌آل دارند. گابریل چریم، مفسر دانشگاه میشیگان، معتقد است که: «طبعی انعطاف‌پذیر و اجتماعی دارای اهمیت بالایی است.» تصور او از راهنما این است که راهنما باید فردی آگاه، مسلط و جذاب باشد که تخیلات و احساسات بیننده را جذب و جلب خود می‌کند. جذابیت شخصیت راهنما باید به‌گونه‌ای باشد که این حس را در بیننده برانگیزد: «من می‌خواهم در کنار او باشم.»
راهنمای حرفه‌ای کسی است که ویژگی‌های شخصیتی خاصی داشته باشد. درعین‌حال، ممکن است راهنما در برخی از این خصوصیات ضعیف‌تر از بقیه باشد اما باید تلاش کند که در عین حفظ نقاط قوت خود، نقاط ضعف را برطرف کند؛ زیرا قدرت زنجیر به‌اندازه نیروی ضعیف‌ترین حلقه آن است. راهنما می‌تواند تور را به تجربه‌ای ایده‌آل یا افتضاح تبدیل کند.
اشتیاق
یکی از مهم‌ترین خصوصیات راهنما اشتیاق است. این اشتیاق باید هم شامل موضوع فعالیت راهنما و هم مسافران باشد. اشتیاق به موضوع موجب می‌شود که راهنما همواره درپی کسب اطلاعات بیشتر باشد و از طرفی هرچه درباره چیزی بیشتر بدانیم، به آن مشتاق‌تر می‌شویم. اشتیاق به‌سادگی به دست نمی‌آید و یادگرفتنی نیز نیست، اما برخی معتقدند که می‌توان با کسب معلومات بیشتر به موضوعات علاقه‌مند شد.
هرچه بیشتر بدانید، مؤثرتر صحبت می‌کنید و به همین دلیل، خستگی مسافران کمتر می‌شود. اشتیاق به مسافران به‌معنی علاقه به برقراری ارتباط و سخاوتمندی در دادن اطلاعات و خدمات‌رسانی به مسافر است.
طبیعت برون‌گرا و مهربان
با توجه به این‌که راهنمایان همواره درحال استقبال، ملاقات و خدمت به دیگران هستند و بسیاری از راهنمایان این کار را ویژگی جذاب کار خود می‌بینند، ضروری است که خوش‌رو، خوش‌خلق و راحت باشند و با احترام و مهربانی با دیگران برخورد کنند، و این روحیه را در موقعیت‌های گوناگون و با افراد متفاوت حفظ کنند.
بسیاری معتقدند افراد به‌شدت درون‌گرا و منزوی نباید در صنعت گردشگری کار کنند اما برخی دیگر معتقدند که افراد کم‌رو اغلب زمانی که درمقابل جمع قرار می‌گیرند، جان می‌گیرند. بسیاری از راهنمایان موفق احساس می‌کنند که درون‌گرا هستند و برخی از راهنمایان برجسته می‌گویند که روبه‌رو شدن با مردم چالشی پایان‌ناپذیر است. طبع و نهاد راهنما – هرچه هست- باید توانایی ایجاد صمیمیت و آغاز کردن صحبت با دیگران را داشته باشد و دیگران را نیز به این امر تشویق و ترغیب کند.
ابتکار عمل
یکی از شاخص‌های مهم راهنمای حرفه‌ای اعتقاد به توانایی خود در تأثیرگذاری، تغییر وضعیت و ایجاد رضایت خاطر در افراد گروه است. به همین منظور، مسئولیت‌هایی را برای ایجاد تغییر برعهده می‌گیرد. چنین باوری اغلب با تعهد برای یافتن راه‌حل مناسب و معقول برای مشکلات سفر و حس خوش‌بینی همراه خواهد بود. این ابتکار عمل، که در تضاد با عکس‌العمل است، برای موفقیت شخص راهنما حیاتی است. به‌عبارتی، راهنما باید کنشگر باشد نه کسی که واکنش نشان می‌دهد.
ازآنجاکه راهنمایان اغلب درگیر موقعیت‌های پیش‌بینی‌ناپذیر، سخت و هیجان‌انگیز می‌شوند و لازم است که برای آن‌ها راه‌حل‌های سریع و معقول بیابند، ابتکار عمل اهمیت می‌یابد. ابتکار عمل توانایی حل مسئله است نه موضع‌گیری درمقابل آن. مطالعه و بالا رفتن تجربه، مشورت با همکاران (حتی پس از پایان تور) می‌تواند در این زمینه یاری رساند. می‌توان گفت ابتکار عمل یعنی بهترین استفاده از بدترین شرایط.
گاهی راه‌حل‌ها بسیار ساده‌اند، درعین‌حال که باید بدانید که ساده‌ترین راه‌حل‌ها همیشه بهترین نیستند. چنانچه بحرانی در تور اتفاق بیفتد، نیاز است پس از یافتن راه‌حل، مشکل و راه‌حل پیشنهادی را به پشتیبان خود در دفتر تورگردان اطلاع دهید.
حساسیت
واژه حساسیت دامنه وسیعی از سطح درک و فهم اشخاص را در بر می‌گیرد. علاوه‌بر علاقه به مردم و انجام‌وظیفه، راهنمایان موفق دارای شخصیت دلسوز، شایسته احترام، کاردان و هوشیارند و به نیاز دیگران و درک نظر آنان حساس‌اند.
آنان باید به اتفاقاتی چون جراحت‌ها، بیماری‌ها، ناتوانی‌ها و برخوردهای بین مسافران عادت کرده و به آنان اهمیت دهند. مردم ممکن است بسیاری از کمبودهای راهنما را ببخشند، حتی کمبودهای اطلاعاتی و دانشی، اما راهنمایی را که اهمیتی به مسافران نمی‌دهد نخواهند بخشید.
انعطاف‌پذیری
اگر توری حتی با بهترین برنامه‌ریزی به‌خوبی پیش نرود، انعطاف‌پذیری و صبر آن را جبران می‌کند. البته هیچ توری نیست که مطابق با پیش‌بینی‌ها پیش رود. مهمانان، شرایط آب‌وهوایی، خدمات و اتفاق‌های پیرامون همواره پیش‌بینی‌ناپذیرند. پس منعطف بودن یکی از ویژگی‌های مهم راهنماست.
اصالت
تظاهر، نداشتن صداقت و رفتار تصنعی از معدود ویژگی‌های ناپسند راهنماست که سریع‌تر از هرچیز دیگر اشخاص را رنجانده یا می‌رماند. اکثر مردم به‌طور غریزی به‌سوی افرادی کشیده می‌شوند یا به کسانی اعتماد می‌کنند که اصیل بوده و دارای ظاهری صادق، رفتاری طبیعی و خوش‌رو باشند. راهنما باید درخور‌اعتماد باشد.
شوخ طبعی
شوخ‌طبعی موجب نزدیکی مردم به یکدیگر و ایجاد شرایطی راحت و صمیمی برای آنان می‌شود و به‌جای فضایی ناخوشایند و پراضطراب، کمک زیادی به ایجاد جوی آرام، جالب و دوست‌داشتنی می‌کند. ازآنجاکه اکثر مردم خندیدن را دوست دارند، اکثر اوقات از راهنمایان شوخ‌طبع تقدیر کرده و به سخنان نغز و شیرین او توجه می‌کنند. در استفاده از شوخ‌طبعی، شخص راهنما باید بسیار مراقب و هوشیار باشد؛ برای مثال، لطیفه‌ای تعریف نکند که عده‌ای را بخنداند و باعث رنجش گروه دیگری بشود، مهم‌ترین اصلی که هر راهنمای حرفه‌ای باید بداند این است که:
«با هم بخندیم، نه به هم.»
بااین‌حال، بدانید کسی شما را بر مبنای شوخ‌طبعی‌تان نخواهد سنجید. هیچ صحنه‌ای رقت‌انگیزتر از این نیست که راهنمایی را ببینید که جدی و دوست‌داشتنی است اما به‌شدت تلاش می‌کند شوخ‌طبع باشد. پس خودتان باشید.
قاطعیت
شخص راهنما باید به‌اندازه کافی آگاه، مطمئن و مسلط بر این حرفه باشد که بتواند سریع تصمیم بگیرد. گاه مواردی اضطراری پیش می‌آید که باید تصمیماتی چابک اتخاذ شود که ممکن است منجر به صرف هزینه‌ای از سوی شرکت یا تغییر قسمتی از برنامه سفر شود.
هرچند که مشورت و پرسیدن نظر دیگران در بسیاری از موارد ضروری است، اما راهنمایان به‌تجربه درمی‌یابند که بهتر است در شرایط حساس و به‌خصوص خطرناک – با توجه به فضای موجود در گروه و نیز شرایط موجود- خودشان از طرف گروه تصمیم بگیرند تا این‌که سیاست رأی‌گیری را در پیش بگیرند؛
زیرا کسانی که برخلاف رأی آنان عمل شده باشد، در گروه به انزوا کشیده خواهند شد و احساس سرخوردگی می‌کنند که این موضوع برخلاف آرمان ماست که «مسافر برای لذت بردن اینجاست.» اما در صورت تصمیم‌گیری راهنما، حتی اگر نارضایتی موجود باشد، پس از اجرای تصمیم و درنهایت پس از اتمام تور، خودبه‌خود از طریق هم‌سفران یا با هوشمندی راهنما برطرف خواهد شد.
ثبات شخصیت
همانند تخصص‌های دیگر، داشتن حس قوی اخلاقی برای کسب موفقیت ضروری است. راهنمایان درقبال خود، کارکنان، همکاران، مسافران، جاذبه‌های طبیعی و تاریخی و مردم مقصد مسئولیت انسانی و اخلاقی دارند. این حس نتیجه نوع جهان‌بینی، فلسفه کاری، تجربه و تخصص بالای آنان است که شخصیت حرفه‌ای آنان را شکل می‌دهد.
شخصیت راهنما باید آن‌قدر قوی باشد که در گروه تأثیرگذار باشد. برخورد خوب موجب می‌شود تا گروه با شما همگام شود و شما کاملاً در گروه نفوذ داشته باشید. احترام گذاشتن به دیگران کیمیایی است که هر مسی را طلا می‌کند.