وظایف کارکنان خدمات نظافت و آراستگی

کارکنان خدماتی سازمان برای اینکه بتوانند امور محوله را به‌خوبی انجام دهند. باید از شرح وظایف خود آگاه باشند بدیهی است در صورت آگاهی از وظایف و جزئیات آن امکان صرفه‌جویی در زمان، انرژی و سایر هزینه‌ها نیز وجود خواهد داشت. در این راستا سرپرست یا مقام مسئول باید بطور مکتوب شرح وظایف همراه با جزئیات و حدود اختیارات نیرو‌های خدماتی را به آنان اعلام نماید و بر این اساس برکیفیت و کمیت انجام وظایف نیز نظارت داشته باشد.

وظایف کارکنان خدمات نظافت و آراستگی

مسئولیت کارکنان خدمات نظافت و آراستگی در اغلب سازمان‌ها مشابه است اما بسته به اهداف و دستورالعمل‌های مدیریتی در هر سازمان در جزئیات تفاوت‌هایی دارد. این دستورالعمل‌ها ممکن است در دوره‌های زمانی مختلف تغییرکند و مواردی به آنها اضافه شود بنابر این نیرو‌های خدماتی باید برای انجام امور واگذار شده بویژه در شرایط اضطراری آمادگی و نسبت به تغییرات انعطاف‌پذیری داشته باشند.

وظایف کلی کارکنان خدمات نظافت و آراستگی شامل موارد زیر می‌باشد:

•  نظافت و آراسته کردن دفاتر اداری؛
•  رساندن نامه‌ها، جابجایی و انتقال وسایل و تجهیزات اداری؛
•  آبیاری و مراقبت از گیاهان تزئینی در فضای داخلی و محوطه؛
•  پاکسازی و نظافت فضا‌های عمومی سازمان نظیر سالن‌های مراسم، آسانسور، پارکینگ، پشت‌بام‌ها، سرویس‌های بهداشتی و ...؛
•  همکاری و کمک در انجام امور خدماتی کارکنان و مراجعین؛
•  جمع‌آوری و انتقال زباله و سایر پسماند‌ها از فضای اداری و عمومی سازمان؛
•  انجام امور خدماتی سازمان با نظر مقام ارشد.

اجازه ورود به دفاتر اداری

محدودۀ مسئولیت کارکنان خدماتی کلیه قسمت‌هایی است که وظیفه نظافت آنجا را بعهده دارند اما توجه داشته باشید برای وارد شدن به هر بخش خصوصا دفاتر اداری ابتدا باید در بزنید و پس از کسب اجازه و هماهنگی با فرد مسئول اتاق یا دفتر کار نسبت به شروع نظافت اقدام کنید حتی اگر طبق برنامه و در ساعت مشخصی باید وارد اتاقی شوید انجام هماهنگی و در زدن ضروری است.

پیش از ورود به دفاتر اداری برای انجام نظافت رعایت نکاتی به شرح زیرضروری است:

•  درصورتی‌که در اتاق باز است با سلام و روز بخیر اجازۀ ورود بگیرید؛
•  درصورت بسته بودن در اتاق حداکثر سه بار با پشت دست به در بزنید؛
•  درصورت برگزاری جلسه به اتاق وارد نشوید و از مقام ارشد کسب تکلیف کنید؛
• هنگام انجام وظیفه در اتاق یا دفاتر اداری تمام توجه و تمرکز شما به انجام نظافت باشد؛
•  از هر گونه سؤال، جستجو و کنجکاوی دربارۀ مسائل مورد بحث در اتاق و توجه به مکالمات کارکنان و مراجعین خود‌داری کنید؛
• درصورت عدم امکان انجام کار یا شلوغی اتاق با هماهنگی مقام ارشد نظافت را به زمان دیگری موکول کنید.

عدم کنجکاوی، گوش دادن به مکالمات، خواندن نامه‌ها

از ویژگی‌های موردتأکید اغلب سازمان‌ها در انتخاب کارکنان خدماتی این است که شخصیتی قابل‌اعتماد داشته باشند و نسبت به حفظ حریم سازمان و کارکنان تعهد داشته باشند. بر انجام وظایف نظافتی خود تمرکز وگوش و زبان خود را تحت کنترل داشته باشند. همچنین از جستجو دربارۀ نامه‌های اداری روی میز‌ها، اسناد و پرونده‌های خارج از قفسه، گوش دادن به مکالمات تلفنی یا سؤال از مراجعین به سازمان بپرهیزند.

به چند مورد ملاحظات در این خصوص توجه کنید:

•  هنگام نظافت دفاتر اداری سازمان از جستجوگری و کنجکاوی خود‌داری کنید؛
•  از دخالت در بحث و گفتگوی کارکنان با مراجعین به سازمان بپرهیزید؛
•  رعایت ضوابط اداری حین انجام کار ضروری است.

برای ادامه به کتاب مراجعه کنید.