نکات مهم در برنامه‌ ریزی سفر

- در طراحی هر بستۀ سفر، باید به توانایی‌های مخاطبان توجه شود، چون توانایی افراد مسن و جوانان و یا کودکان متفاوت است و هرکدام برنامۀ خاص خود را می‌طلبد و از آنجایی که قبل از تور، هنوز مسافران ما مشخص نیستند، بهتر است درهنگام بستن برنامۀ سفر، درجۀ سختی هم ذکر شود.

2- بستۀ سفر باید با توجه به خواسته و نیاز توریست‌ها برنامه‌ریزی شود و جاذبه‌های مدنظر ایشان در آن قرار داده شود، چون بازدید جاذبه‌های زیبای هر منطقه، هدفی است که موجب می‌شود توریست‌ها به آنجا سفر کنند.

در صورتی که مخاطبان تورگردان‌ها برای سفر بعدی تغییر کنند، قطعاً باید تغییراتی در ترکیب بستۀ سفر و عرضۀ مجدد آن به شیوه‌ای جدید انجام شود که به این کار بهینه کردن برنامه می‌گویند. مثلاً اگر برنامۀ سفر قبلی خانوادگی بوده ولی در برنامۀ پیش رو، مسافران همه جوان هستند، باید برنامۀ جدیدی در نظر گرفته شود. تورگردان پکیج را براساس خواسته و نیاز مسافران برنامه‌ریزی می‌کند، و لذا از مسافران انتظار دارد رفتاری متعارف و هماهنگ با سایر مسافران داشته باشند تا تور به بهترین نحو اجرا شود.

3- در سفرهای زمینی طولانی، تورگردان باید وسیله نقلیۀ مناسب و راحتی را برای مسافران در نظر گرفته باشد. ضمن اینکه توقف‌هایی در استراحت‌گاه‌های مجهز و پذیرایی مناسب از مسافران را مد نظر قرار دهد.

4- هرگاه از دو وسیله نقلیۀ متفاوت به‌صورت پشت‌سرهم مثلاً دو پرواز پشت‌سرهم در سفر استفاده شود، برای قسمت دوم سفر باید زمان کافی برای حضور در فرودگاه یا بندر یا ایستگاه راه‌آهن در نظر گرفته شود و با رعایت احتمال تأخیر در پرواز نخست و نیز برای انجام تشریفات گمرکی و اداری، زمان لازم لحاظ شود.

5- سعی شود مسیر‌هایی برای عبور مدنظر قرار گیرند که جذابیت داشته باشند. همچنین باید تا حد ممکن، از نقل و انتقال تکراری و بی‌مورد مسافران که موجب هدر رفتن زمان و انرژی ایشان می‌شود، خوداری شود. بنابراین بهتر است تا حد امکان، برنامۀ بازدید‌ها به‌گونه‌ای تنظیم شوند که جاذبه‌های نزدیک در یک زمان، مورد بازدید قرار گیرند.

6-  باید به زمان صرف غذا، حجم، تنوع و کیفیت غذا، پاکیزگی و جذابیت رستوران توجه شود. غذا باید متناسب با نوع گردشگران و نوع برنامۀ سفر باشد. مثلاً برای برنامه‌های سفر طبیعت‌گردی و ماجراجویانه غذا باید کم‌حجم و انرژی‌زا باشد. برای غذاهای اصلی در تورها، بهتر است غذاهای سنتی و محلی در نظر گرفته شود. صرف مکرر غذا در سالن رستوران هتل یا هر رستوران دیگری به‌طور معمول برای مسافران یک تور کسل‌کننده خواهد بود. تنظیم یک برنامۀ غذایی مناسب به‌خصوص برای نخستین وعدۀ غذایی حین ورود به مقصد و وعدۀ پایانی پیش از خروج از مقصد، مسافران را تحت تأثیر قرار خواهد داد. البته باید دقت داشت که در سفر به کشورهای غیر‌مسلمان، باید به عوامل مختلفی نظیر مسائل سیاسی و اخلاقی از نظر تغذیه و ارتباطات نیز توجه کرد.

7- تورگردان درخصوص برنامه‌های گشت شهری، باید محل‌هایی را برای سوار و پیاده شدن گردشگران در نزدیکی جاذبه‌های موردبازدید مدنظر قراردهد که ضمن داشتن مسافت کوتاه تا جاذبۀ موردنظر، دارای امکانات سرویس بهداشتی، مسیر پیاده‌روی مناسب و امکان سوار و پیاده کردن افراد با محدودیت‌های جسمی را داشته باشد و در مجاورت آن، فروشگاه‌هایی که اقلام ضروری موردنیاز گردشگر نظیرآب معدنی و نظایر آن را عرضه می‌کنند نیز وجود داشته باشند.

8- زمان برگزاری تورهای گردشگری بسته‌به مقصد تعیین می‌شود و سفر کردن در تمام فصول امکان‌پذیر است. طول برنامۀ کاری در هرروز، باید متناسب با شرایط گردشگران و مقصد تنظیم شود. وقتی توریست زمان زیادی را برای رسیدن به مقصد موردنظر در راه بوده، در روز اول به‌علت خستگی زیاد، نباید برنامۀ بسیار فشرده و طولانی برای‌شان در نظر گرفته شود، زیرا خستگی به آنها اجازه نمی‌دهدکه از بازدید لذت ببرند.

9- خرید یکی از جاذبه‌های سفر است، بنابراین در برنامۀ سفر باید زمانی را به این امر اختصاص داد. خرید سوغات توسط گردشگران معمولاً با کمک راهنمای تور انجام می‌شود. البته در یک گروه گردشگری، الزاماً همه به یک میزان علاقه‌مند به خرید نیستند، ولی در هر حال، گردشگران، مشتری کالاهای گردشگری هستند، بنابراین در تنظیم برنامۀ سفر، زمان و محل خرید باید در نظر گرفته شده و حتی‌الامکان به‌گونه‌ای برنامه‌ریزی شود که فرایند خرید گروهی اعضای تور، برای دیگران کسالت‌بار و خسته‌کننده نباشد، مثلاً بهتر است مرکز خرید در کنار جاذبه‌های سرگرم‌کننده و یا ترجیحاً رستوران قرار داشته باشد و راهنما از وجود خدمات جانبی مناسب در کنار یا داخل مراکز خرید نظیر نمازخانه و سرویس‌های بهداشتی اطلاع داشته باشد.

10- داشتن اطلاعات کامل درخصوص امکانات و جذابیت‌های مقصد، مسیرهای دسترسی، قواعد و مقررات حاکم بر مقصد و استفاده از نیروی متخصص و باتجربه در مقصد الزامی است. راهنمای تور باید از محیط مقصد شناخت کامل داشته باشد. ازجمله اطلاعاتی که باید در اختیار گردشگران قرار بگیرد چگونگی عملکرد و وظایف گردشگران در کشور میزبان است.

11- در برنامه‌ریزی بستۀ سفر، باید به دلایل مختلفی نظیر بازدید مجدد جاذبه یا سپری کردن وقت خود با دوستان و آشنایان و... وقت آزاد برای مسافران در نظر گرفته شود. به این ترتیب، برای یک تور یک‌هفته‌ای، شاید بتوان دو نیم روز را برای اوقات برنامۀ آزاد گردشگران لحاظ نمود.

12- گاهی مسافرانی برای خرید خدمات تور به آژانس‎های مسافرتی مراجعه می‎کنند و بنا‌به دلایلی برنامۀ سفر آن‎ها یا مدت زمان درخواستی آن‎ها با پکیج تورهای گروهی هم‎خوانی ندارد و از طرفی مایل به دریافت خدمات تور از آژانس مربوطه هستند و یا بعضاً تقاضای سفر با ایرلاین مشخصی غیر‌ از ایرلاین موجود در پکیج را دارند. در این حالت، آژانس اقدام به تهیۀ پکیج خاص براساس درخواست مسافران خود میمی‌کند. پکیج‌های خاص می‌تواند شامل موارد زیر باشد:

پکیج خدمات درخواستی یا سفارشی: گروهی از گردشگران که علاقه‌مندند تا با یکدیگر مقاصد خاصی را با برنامۀ معین و با سلیقۀ خود مورد بازدید قرار دهند، نماینده‌ای را انتخاب می‌کنند و نماینده درخواست تور موردنظر خود را به تورگردان می‌دهد. این برنامه از انعطاف بسیاری برای مسافران برخوردار است.

پکیج گروهی (GIT): هرگاه تورگردان براساس پیش‌فرض‌ها، اطلاعات و تجارب خود، یک بستۀ سفر آماده کرده و از طرق مختلف مانند رسانه‌های گروهی، ارسال بروشور یا پست الکترونیک و ... اقدام به جذب مسافر کند، یک بستۀ سفر گروهی عمومی یا تورهای زمان‌بندی‌شده را ترتیب داده است. تعداد نفرات در این پکیج، از بستۀ سفر قبلی بیشتر بوده و اغلب شامل گروه‌هایی است که به‎صورت دانشجویی، سازمانی و نظایر آن تصمیم به سفر سیاحتی می‎گیرند.

پکیج خاص (MICE): برای گروه‌هایی تهیه می‌شود که اهداف غیر‌سیاحتی داشته و بیشتر برای شرکت در همایش‎های علمی، نمایشگاهی، آموزشی و یا ورزشی اقدام به سفر می‎کنند.

13- وجود راهنما در بستۀ سفر یک الزام است. مسافران احتمالاً به محیطی جدید وارد می‌شوند که حضور در آنجا شرایط خاص خود را دارد، راهنما رابط میان مسافران و محیط موردبازدید است. وظیفۀ راهنما اجرای پکیجی است که مدیر فنی و تورگردانان تهیه می‌کنند. هرچندگاهی ممکن است گردشگران تنها از خدمات حمل و نقل هوایی، ترانسفر فرودگاهی و هتل استفاده کنند، بدون اینکه ارتباطی میان آنها و نمایندۀ تورگردان شکل بگیرد، که به این نوع خدمات بستۀ سفر مستقل (FIT) می‌گویند.

با توجه به اینکه توریست‌ها با مقصد آشنایی دارند، ممکن است خدمات تورگردانان تنها به استقبال و بدرقه و نقل و انتقال فرودگاهی (ترانسفر) منحصر شود و یا بستۀ سفر را می‌توان به‌گونه‌ای تدارک دید که مسافران ضمن خدمات گفته‌شده، تنها برای برخی ایام در مقصد حضور داشته و برای بازدید بعضی جاذبه‌ها، از خدمات راهنمایی استفاده کنند. همچنین ممکن است تورگردان برحسب شرایط بستۀ سفر، راهنما و همراهی در کنار مسافران به مقصد اعزام کند که خود مسلط به مقصد و از نظر قانونی مجاز به فعالیت در آن مکان باشد. این امر البته هزینۀ تورگردان را افزایش می‌دهد، در حالی که اگر تورگردان برای خدمات راهنمایی خود در مقصد، راهنمایان مجرب محلی که کاملاً مورد اعتماد و تحت نظارت او و قادر به برقراری ارتباط کلامی مناسب با مسافران هستند (به زبان مسافران مسلط هستند) را مورد استفاده قرار دهد، سطح هزینه‌های او کاهش می‌یابد. گاه تورگردانان ترکیبی از راهنمای همراه و راهنمایان محلی را برای برگزاری هرچه بهتر بسته‌های سفر مورد استفاده قرار می‌دهند. این امر هرچند هزینه‌ها را افزایش می‌دهد، ولی راهنمای همراه به‌عنوان ناظر کیفی و فرد متعهد به مسافران، نقش قابل‌توجهی در برگزاری بهتر بستۀ سفر ایفا خواهد کرد.