نحوۀ تنظیم اهداف سازمان

اهداف سازمان طرحی را برای سازمان فراهم می‌کنند که مسیر عملیاتی را برای سازمان تعیین می‌کند. سازمان‌هایی که اهدافی برای خود تعیین و تنظیم نکرده‌اند در فعالیت‌های خود و پیش‌بینی وقایع با مشکلاتی مواجه خواهند شد. براساس نظر بارنی و گریفین اهداف سازمان چهار عملکرد اساسی دارند که شامل: کمک به سازمان‌ها برای کنترل و ارزیابی عملکرد، راهنما و جهت‌دهی، تسهیل برنامه‌ریزی و انگیزه‌بخشی به کارکنان می‌باشد. ارزیابی و کنترل به سازمان اجازه می‌دهد که عملکرد واقعی خود را با اهداف خود مقایسه کند و سپس هرگونه تغییرات لازم را انجام دهد. همچنین، براساس گفته لاک و لاتام اهداف از چهار طریق بر عملکرد فردی تأثیر می‌گذارند:

•  اهداف عملکرد و تلاش را به‌سمت فعالیت‌های مرتبط با هدف تعیین‌شده سوق می‌دهند و مانع از انجام فعالیت‌های غیرمرتبط می‌شوند.
•  اهداف به کارکنان نیرو می‌بخشند و موجب افزایش فعالیت آن‌ها می‌شوند.
•  اهداف بر پایداری روندها تأثیر می‌گذارند و موجب می‌شوند تا کارکنان تلاش بیشتری برای رسیدن به اهداف عالی انجام دهند.
• اهداف با ایجاد انگیزه در کارکنان موجب می‌شوند تا آن‌ها از دانش خود برای دست‌یابی به هدف به بهترین نحو استفاده کنند و همچنین دانش موردنیاز در این راه را کسب نمایند.

تحقیقات نشان می‌دهد که تفاوت‌های فردی در تعیین اثربخش اهداف نقش مهمی دارند. در جهت‌گیری اهداف، اولویت‌ها و توانایی‌های خودتنظیمی متفاوت است و جهت‌گیری اهداف شخصی ممکن است بر اثربخشی اهداف تأثیر بگذارد. برای مثال، کارکنان با گرایش یادگیری، تمایل به کسب دانش و مهارت دارند. در‌حالی‌که کارکنان با گرایش (هدف) عملکرد، به‌جای فرایند موفقیت، بر نتیجه تمرکز می‌کنند. تمایل یک کارمند برای دست‌یابی به اهداف شخصی ممکن است انگیزه وی را برای دست‌یابی به اهداف سازمان تحت تأثیر قرار دهد. وقتی اهداف سازمان و اهداف شخصی در یک راستا نباشند، ممکن است تاثیر سوء بر عملکرد کارکنان داشته باشد.
برای هدف گذاری و انتخاب اهداف رویکردهای مختلفی وجود دارد که یک سازمان می‌تواند از آن‌ها استفاده نماید. می‌توان به سه رویکرد، رویکرد از بالا به پایین، رویکرد از پایین به بالا و رویکرد تعاملی، اشاره نمود.
در رویکرد از بالا به پایین، تعیین هدف در رأس سازمان صورت می‌گیرد. مدیریت توسط اهداف یک رویکرد معمول از بالا به پایین است. این رویکرد بر هماهنگی تعیین هدف، مشوق‌ها و بازخورد متمرکز است. مطالعات نشان می‌دهد که تقریباً 50 درصد از سازمان‌های بزرگ در حال حاضر از MBO استفاده می‌کنند و یا اینکه در گذشته از آن‌ها استفاده کرده‌اند. در این روش ابتدا، مدیران سطح بالا (مانند مدیر عامل و سایر مدیران) مأموریت سازمانی را تعیین می‌کنند و سپس، اهداف استراتژیک را مشخص می‌کنند. اهداف استراتژیک، اهداف تاکتیکی و عملیاتی را هنگامی که به سطح بعدی مدیریت منتقل می‌شوند، تعیین می‌کنند.
اهداف تاکتیکی در هر بخش، اهداف عملیاتی و اهداف مؤثر را به تک‌تک کارکنان القا می‌کنند. در پایین‌ترین سطح، سرپرست و کارکنان درمورد اهداف عملکرد و همچنین چگونگی اندازه‌گیری و دست‌یابی به اهداف توافق می‌کنند. این امر به سرپرست‌ها فرصتی می‌دهد تا نگرانی‌های کارکنان یا موانع احتمالی رسیدن به هدف را برطرف کنند.
رویکرد بالا به پایین مزیت‌هایی دارد؛ می‌توان بیان نمود که این رویکرد تضمین می‌کند که اهداف سازمان مستقیماً با بیانیه مأموریت گره خورده و از آن پشتیبانی می‌کنند. همچنین، این احتمال را افزایش می‌دهند که اهداف بلند‌پروازانه تعیین‌شده توسط مدیران سطح بالا به سطح پایین‌تر سازمان برسند. بنابراین، در این فرایند، اهداف بلندپروازانه‌ای برای همه افراد سازمان تعیین خواهد شد. با‌این‌حال، رویکرد بالا به پایین معایب زیادی دارد. معمولاً، اعضای مدیریت سطح بالا آنقدر از فعالیت‌های روزمره کارکنان دور هستند که اهداف ممکن است بیش‌ازحد بلندپروازانه و غیرواقعی باشد و مطابق واقعیت سازمان نباشد. اهداف تعیین شده در رأس سازمان به سرعت با سازمان تغییر نمی‌کنند، و برعکس اهداف تعیین‌شده در سطوح پایین سازمان، انعطاف‌پذیر نیستند. همچنین رویکرد از بالا به پایین همیشه در روند تعیین اهداف از مشارکت کارکنان خود استفاده نمی‌کند، از‌این‌رو ممکن است کارکنان احساس مالکیت و تعلق به اهداف نداشته باشند و این موضوع بر عملکرد آن‌ها تأثیر می‌گذارد.
دومین رویکرد، رویکرد از پایین به بالاست که در سطوح پایین سازمان آغاز می‌شود. افراد در انتهای نمودار سازمان، اهداف و مقاصد را مستقیماً برای اعضای سازمان و همچنین سطوح بالاتر تعیین می‌کنند. اهداف عملیاتی، اهداف تاکتیکی را تعیین می‌کنند و اهداف تاکتیکی، اهداف استراتژیک را مشخص می‌کنند. سرانجام، مأموریت سازمان مطابق با رهنمودهای تعیین‌شده توسط کارکنان تعریف می‌شود. اهدافی که با تعیین هدف از پایین به بالا مشخص می‌شوند، احتمالاً واقع‌بینانه‌تر از اهداف تعیین‌شده در رأس سازمان هستند، انعطاف‌پذیری بیشتری دارند و وضعیت فعلی سازمان را منعکس می‌کنند. درنهایت، اهداف ایجادشده توسط همه سطوح سازمان، مشوق کارکنان بوده و سبب افزایش تعهد کارکنان می‌شود.
تعیین اهداف از پایین به بالا، علاوه‌بر مزایا، معایبی هم دارد. اهداف تنظیم‌شده از طریق این روش، یعنی تعیین اهداف در سطوح پایین سازمان، همیشه با مأموریت سازمان مطابقت ندارند و معمولاً سازمانهایی که از رویکرد پایین به بالا استفاده می‌کنند فاقد جهت و تمرکز مشخص هستند و هیچ هماهنگی سلسله‌مراتبی با اهداف سازمان وجود ندارد. از دیگر معایب این نوع تعیین اهداف که می‌توان به آن اشاره کرد این است که اهداف ایجادشده توسط کارکنان همیشه چالش‌برانگیز و بلندپروازانه نیستند. مطالعات نشان داده است که اهداف چالش‌برانگیز (در عین حال واقع‌بینانه) نسبت به سایر اهداف، انگیزه‌بخش‌تر و مشوق افراد سازمان هستند.
روش سوم برای تعیین اهداف، استفاده از رویکرد تعاملی است. این فرایندی است که از طریق آن کارکنان در سطوح مختلف سازمان در توسعه اهداف و اهداف عملیاتی شرکت می‌کنند. در این رویکرد، ابتدا مدیران در سطوح عالی سازمان به تهیه و تعیین بیانیه مأموریت سازمان می‌پردازند. سپس، مدیران در سطوح و بخش‌های مختلف سازمان گرد هم می‌آیند و اهداف استراتژیک را تعیین می‌کنند. در مرحله بعدی، درمورد اهداف عملیاتی و اهداف تاکتیکی، با کمک مدیران و سرپرستان سطوح پایین، تصمیم‌گیری می‌شود. درنهایت، افراد با تعیین اهداف عملیاتی و اهداف مؤثر خود به این فرایند کمک می‌کنند.
این رویکرد برای تعیین اهداف از اجماع نظر سطوح مختلف مدیریتی و کارکنان در خط مقدم سازمان استفاده می‌کند. تعیین هدف با رویکرد تعاملی، شامل بحث و همکاری بین مدیریت و کارکنان است. رویکرد تعاملی دارای مزایایی مشابه مزایای رویکرد تعیین اهداف از پایین به بالاست و معایب این رویکرد نسبت به سایر رویکردها کمتر می‌باشد. تعیین اهداف با استفاده از این روش، واقع بینانه‌تر و متداول‌تر از رویکرد از بالا به پایین است. ازآنجاکه در این رویکرد، از مشارکت افراد در همه سطوح استفاده می‌شود، کارکنان احساس ارزش و اهمیت می‌کنند و درنتیجه تعهد آن‌ها به سازمان و همچنین اهداف افزایش می‌یابد. همچنین در این رویکرد، ارائه پیشنهاد اولیه از مدیریت عالی سبب می‌شود اهداف چالش‌برانگیز و بلندپروازانه باشند که درنتیجه موجب افزایش انگیزه در سازمان و کارکنان می‌شود.
اما رویکرد تعاملی معایبی هم دارد. این رویکرد، به‌دلیل همکاری و همفکری همه اعضا، بسیار وقت‌گیر است. همچنین، مدیریت و نگهداری آن دشوار است و اگر مدیران درگیر، فعال نباشند، می‌تواند معایب رویکرد بالا به پایین و یا رویکرد پایین به بالا را شامل شود.