بخشی از کتاب ابزارهای مدیریت و سرپرستی (با رویکرد هتل‌داری و مراکز اقامتی)
جنبش شناسایی و جداسازی اقلام غیرضروری از اقلام ضروری در سازمان؛
- به عنوان اولین اصل ساماندهی محیط کار شناخته می‌شود و به معنای جداکردن اقلام، اوراق و اطلاعات لازم و کاربردی از غیر‌آن و دور نمودن غیر‌لازم‌ها و غیر‌کاربردی‌ها از محیط کار و همچنین تعمیر، تعویض یا تصحیح نواقص و معایب می‌باشد.
- هدف از اجرای این مرحله، شناسایی کلیه‌ی اشیاء، لوازم و اطلاعاتی است که مورد استفاده واقع نمی‌شوند و باعث برهم ریختگی محیط کار هستند. این موارد باید دسته بندی شده و به طریقه‌ی مناسب، جمع‌آوری و دور ریخته شوند. با اجرای صحیح این اصل، وسایلی را که به آنها نیاز داریم مشخص شده و چگونگی سامان دادن به آنها طی مراحل بعدی صورت می‌گیرد.
- آسیب‌شناسی این اصل عدم موفقیت در خالی کردن به موقع قرنطینه‌های اقلام غیرضروری به علت عدم حمایت مدیر ارشد و نیز عدم مشارکت کافی کارکنان و به تبع آن ایجاذ ذهنیت منفی و بدبینی در کارکنان از آسیب‌های مهمی است که در این مرحله احتمال وقوع دارد.
نمونه‌هایی از اجرای این S را می‌توان به صورت زیر فهرست نمود:
- مشخص کردن تمامی ملزومات اداری توسط "اقلام موجودی واحد" و طبقه بندی آن با توجه به اولویت استفاده از آن (لوازم اداری، لوازم التحریر، اموال و...)؛
- مشخص کردن اقلام غیرضروری توسط فرم "اقلام غیرضروری واحد"؛
- تعیین محدوده‌ای از محل کار هر واحد به عنوان انبار موقت اقلام غیرضروری همان واحد و انتقال اقلام غیرضروری هر فرد به این قسمت؛
- انتقال اقلام غیرضروری تمامی واحدها به اتاق بازرگانی راکد (اتاق اقلام غیرضروری)؛
- مشخص کردن اقلام تعمیر‌پذیر توسط فرم " اقلام تعمیر‌پذیر واحد" و انتقال اقلام تعمیر‌پذیر به واحد تعمیرات؛
- دور ریختن برگ‌های زاید و اشیایی که استفاده نمی‌شوند.
به مجموعه‌ای از پرونده‌ها، زونکن‌ها و اطلاعات بسته بندی شده‌ای اطلاق می‌گردد که در قسمت اقلام غیرضروری واحد، به طور کاملاً منظم و مرتب قرار گرفته و پس از مدت زمان مشخص شده در محل بایگانی راکد اسناد شرکت قرار می‌گیرد. فهرست این مدارک در فرم "اقلام موجودی واحدها" تعیین می‌شود.
اتاق بایگانی راکد (اتاق اقلام غیرضروری)
محلی برای نگهداری (بایگانی) کلیه‌ی اسناد و مدارکی است که نیازمند نگهداری به مدت معینی می‌باشند، به طوری که بتواند به راحتی بازیافت شده و از نارسایی‌های احتمالی و اتلاف وقت جلوگیری شود.
جنبش تعیین بهترین مکان برای اقلام ضروری؛
- دومین اصل ساماندهی، محیط کار است و به معنای مرتب کردن اقلام، اوراق و اطلاعات و تعیین جای مناسب برای آنان می‌باشد، به نحوی که به سرعت و سهولت قابل دسترس باشند. این اصل سعی در تعیین یک محل مشخص و آدرس‌دار و گویا برای کلیه‌ی اقلام ضروری و پس از آن گذاشتن اقلام در مکان تعیین شده دارد.
- هدف از این مرحله، مرتب کردن کلیه‌ی اقلام، وسایل و لوازم ضروری و اطلاعات کامپیوتری یا کاغذی و قرار دادن آنها در مکان‌های مناسب و با شناسه‌های مربوطه است، به طوری که بتوان به آسانی به آنها دسترسی داشت. با رعایت این اصل و اجرای مناسب آن، زمان مورد نیاز برای یافتن اقلام کاهش یافته و انجام کارها با سرعت و دقت زیاد امکان‌پذیر می‌گردد. به عبارت دیگر، این اصل به معنی قراردادن هرچیزی در جای خود مانند قراردادن لوازم و ملزومات در کمد ومرتب کردن فایل‌ها در کامپیوتر می‌باشد.
- آسیب‌شناسی این اصل عدم مشارکت و همکاری کافی کارکنان در تعیین محل‌های مناسب اقلام و نیز عدم پایبندی به قواعد تعریف شده در خصوص چیدمان اقلام ضروری و نیز کوچک بودن فضای کاری است.
مراحل اجرای «نظم و ترتیب» را می‌توان به صورت زیر دسته بندی کرد:
نمونه‌هایی از اجرای این S را می‌توان به صورت زیر فهرست نمود:
- تجهیز میزهای افراد به ملزومات اداری و اشیایی که غالباً استفاده می‌شوند؛
- معرفی افراد توسط لیبل رومیزی و یا استفاده از تگ‌های شناسایی برای سهولت در شناسایی افراد؛
- جمع‌آوری و مهار سیم‌ها توسط لوله‌های خرطومی، بست مخصوص و داکت زمینی جهت ساماندهی سیم‌ها و جلوگیری از خراب شدن آنها؛
- سهولت دست یابی به مدارک داخل زونکن‌ها با نصب لیبل مخصوص بر روی آنها؛
- استقرار تابلوی اعلانات اختصاری 5S در محل هر تیم برای ایجاد فرهنگ نوین سازمانی (نصب اطلاعیه‌ها، موارد آموزشی و...)؛
- استفاده‌ی مجدد از کاغذهای یک روی سفید برای کاهش مصرف کاغذ؛
- نصب لیبل (ورودی- در دست اقدام- خروجی) بر روی کازیه جهت سهولت دستیابی به مدارک؛
- نصب لیبل (اداری- شخصی) بر روی کشوهای میز برای سهولت دسترسی به لوازم و ملزومات؛
- برچسب‌گذاری و شناسایی کلیه‌ی فایل‌ها، قفسه‌ها و کتابخانه‌ها به نحوی که نشان‌دهنده‌ی محتویات آن باشد؛
- استقرار زونکن سه گوش برای کاغذهای یک روی سفید در کنار پرینتر؛
- استفاده از سیستم بایگانی مناسب به طوری که سوابق سالهای گذشته در جاهای دورتری قرار گیرد، استفاده از کتابخانه یا قفسه‌های مخصوص برای قرارگرفتن کتاب‌ها، جزوات و دستورالعمل‌ها؛
- مجهز بودن کلیه‌ی اتاق‌ها به ساعت دیواری (حتی الامکان متحدالشکل)؛
- عاری بودن تمام دیوارها از هرگونه تقویم، کاغذ، یادداشت و... و در صورت لزوم نصب اعلامیه یا هراطلاعات دیگری بر روی تابلوی مخصوص؛
- عاری بودن زیر شیشه‌ی میز افراد از هرگونه کاغذ یادداشت، دستورالعمل و موارد متفرقه؛
- نصب یک عدد تابلوی اعلانات با لیبل مخصوص برای ایجاد فرهنگ نوین سازمانی در کلیه‌ی واحدها؛
- قراردادن صندلی پشت میز کار در هنگام ترک محل کار؛
- آوردن و بازگرداندن هر چیز در حداقل زمان (قانون 30 ثانیه)؛
- طراحی و جانمایی میز کاری افراد و نصب آن بر روی تابلوی اعلانات واحد؛
- رعایت نظم و ترتیب در تابلوی اعلانات؛
- طراحی اعلانات به طوری که خواندن آنها آسان باشد (استقرار مناسب مانند در معرض دید بودن، طراحی زیبا و خوانا بودن)؛
- استقرار هرچیز در جای مشخص و مخصوص به خود (استقرار و طبقه‌بندی فرم‌ها در قفسه‌های مخصوص)؛
- مرتب کردن اقلام و وسایلی که روزانه با آن سروکار داریم؛
- مشخص شدن محل استقرار خودروهای شرکت.
برای ادامۀ مطالعه، به کتاب مراجعه کنید.