شناخت و چـارچوب مسائل استراتژیک

هدف این گام
مسئله استراتژیک، انتخاب سیاستی بنیادین است که الزامات سازمان، سطح و ترکیب محصولات و خدمات، مشتریان و مصرف‌کنندگان، هزینه، امور مالی، ساختار، فرایندها و مدیریت را تحت تأثیر قرار می‌دهد. هدف گام 5 شناخت مجموعه مسائل استراتژیکی است که سازمان با آنها مواجه است و تدوین این مسائل استراتژیک به صورت سؤالات یا مواردی که سازمان بتواند در مورد آنها اقداماتی انجام دهد.
شناسایی مسائل استراتژیک در حکم قلب فرایند برنامه‌ریزی استراتژیک است.
گام‌های قبلی برای تأمین منابع اطلاعاتی گوناگون، جهت کمک به شما در تدوین مسائل استراتژیک سازمان‌تان، به شیوه‌ای بسیار مفید، طراحی شده بودند. شیوه‌ای که طی آن مسائل استراتژیک شکل گرفته، مقدار زیادی از سیاست‌های بعدی فرایند را مشخص خواهد کرد. این شیوه همچنین تأثیر زیادی بر چگونگی استراتژی‌های تدوین شده، چگونگی ارزیابی ذینفعان از منافع‌شان و مقایسه هزینه منفعت استراتژی‌های گوناگون و این که چه استدلال‌های ویژه‌ای احتمالاً در پشتیبانی از استراتژی‌های گوناگون، برنده یا بازنده هستند، خواهد داشت.
همچنین نحوه شکل‌گیری مسائل استراتژیک مستقیماً بر سهولت برنامه‌ای که می‌تواند اجرا شود تأثیرگذار خواهد بود. هنگامی که مشارکت‌کنندگان از روشی که مسائل استراتژیک طی آن شکل گرفته حمایت کنند، آنها به احتمال فراوان به استراتژی‌های ایجاد شده در گام بعد و متعاقب آن به اجرای استراتژی متعهد خواهند بود.
احتمالاً بسیاری از مسائل استراتژیک مهم قبل از این گام در خود فرایند نمایان شده‌اند. این مسائل استراتژیک، در حین برنامه‌ریزی برای جلسات برنامه، تحلیل ذینفعان، بحث‌های مرتبط با مأموریت، ارزش‌ها و چشم‌انداز، بررسی‌های محیطی و بحث‌های مرتبط با SWOC نمایان می‌شوند. مسئله یا مسائل استراتژیک ممکن است در همان مراحل اولیه تلاش‌های معطوف به برنامه‌ریزی استراتژیک نمایان شود. شما بایستی در سراسر فرایند، این مسائل استراتژیک بالقوه را ثبت و آنها را مستند نمایید.
مسائل استراتژیک به سه دسته عمده طبقه‌بندی می‌شوند:

•  مسائل استراتژیک جاری که احتمالاً نیازمند اقدام فوری هستند؛
• مسائل استراتژیکی که احتمالاً نیازمند اقدام در آینده‌ای نزدیک هستند ولی می‌توان آنها را به عنوان بخشی از چرخه برنامه‌ریزی منظم سازمان محسوب کرد؛
•  مسائلی که نیازمند هیچ اقدامی در حال حاضر نیستند ولی لازم است که به صورت مستمر مورد توجه قرار گیرند.

عموماً در طی چرخه تغییر استراتژی و مخصوصاً در این گام، احتمالاً بعضی مسائل نمایان می‌شوند که بیشتر تاکتیکی و عملیاتی هستند تا استراتژیک. به سه دلیل توجه به این مسائل عملیاتی مهم است. اول، بسیاری از مشارکت‌کنندگان بر این باورند که این مسائل عملیاتی بیشترین تأثیر را بر کار روزمره‌شان دارد و تمایل دارند ببیند که در مورد این مسائل اقداماتی انجام می‌شود. دوم، یافتن شیوه‌هایی برای اقدام در مورد این مسائل عملیاتی اغلب باعث تقویت فرایند برنامه‌ریزی استراتژیک می‌شود، زیرا افراد می‌بینند که این اقدامات در مورد مسائل عملیاتی منجر به نتایج فوری می‌شود که مستقیماً بر زندگی کاری آنها تأثیر می‌گذارد، در نتیجه آنها این اطمینان را بدست می‌آورند که سازمان در رابطه با مفاهیم استراتژیک نیز به همین اندازه جدی است. و سوم، اغلب رسیدگی به مسائل عملیاتی به طور همزمان موانع رویارویی اثربخش با مسائل استراتژیک سازمان را نیز برطرف می‌کند. (مثال‌هایی از تفاوت بین مسائل استراتژیک و عملیاتی: هنگامی که سازمان به اثربخش نبودن تلاشش در استفاده از تکنولوژی اطلاعات پی می‌برد که باعث غیرکارا بودن جریان کار، ارتباطات ضعیف، نگهداری ضعیف سوابق مشتری و قابل قبول نبودن سطح رضایت و خدمات مشتریان شده است، این امر به عنوان یک مسئله استراتژیک شناخته می‌شود. هنگامی که سازمان به عدم ارتباطات اداری و کافی نبودن کامپیوترهای کارمندان پی می‌برد، این امر یک مسئله عملیاتی شناخته می‌شود.
اغلب ایجاد یک تیم علمیاتی برای بررسی مسائل تاکتیکی و عملیاتی و بیان پیشنهاداتی برای اقدام، بسیار مفید است. وجود تیم عملیاتی به تیم برنامه‌ریزی استراتژیک (SPT) و کمیته هماهنگی برنامه‌ریزی استراتژیک (SPCC) اجازه می‌دهد تا بر مسائل استراتژیک تمرکز کنند. تیم برنامه‌ریزی و کمیته هماهنگی (بر اساس فرایند توافق شده و مجموعه معیارها) مسائل تاکتیکی و عملیاتی را شناسایی و این مسائل را به تیم علمیاتی برای تحلیل، ارائه پیشنهادات و اقدامات احتمالی ارجاع می‌دهند. تیم عملیاتی ممکن است قبلاً به عنوان یک گروه از مدیران یا گروه کوچکی متشکل از قشرهای مختلف کارکنان سازمان، وجود داشته باشد.

نتایج مطلوب

•  فهرست جامعی از مسائل استراتژیک و عملیاتی که در برابر سازمان قرار دارند؛
• مرتب سازی مسائل استراتژیک برحسب اولویت، ترتیب منطقی، توالی زمانی و دیگر طبقه‌بندی‌های رایج؛
• ارجاع مسائل عملیاتی به تیم عملیاتی؛
• ایجاد یک تیم علمیاتی، البته اگر این تیم قبلاً وجود نداشته باشد.

راهنمای گاربرگ

1. 1.  اعضای تیم برنامه‌ریزی استراتژیک کاربرگ 22 را تکمیل نمایند. در هر نسخه از کاربرگ 5 تا 9 مسئله استراتژیک ممکن را، مشخص کنند.
   2.  پاسخ‌های فردی داده شده به کاربرگ 22 را با هم مقایسه کنید. اعضای تیم با همکاری یکدیگر کاربرگ 23 را که فهرست نهایی مسائل استراتژیک کلیدی است، تکمیل نمایند.
   3.  تیم برنامه‌ریزی استراتژیک برای هر مسئله استراتژیک با استفاده از کاربرگ 24 یک عبارت مسئله استراتژیک اصلی تهیه کند.
   4. با استفاده از اطلاعات کاربرگ 25 تصمیم بگیرید که هر مسئله استراتژیک است یا عملیاتی. هیچ آزمون دقیقی برای مشخص کردن این که آیا یک مسئله استراتژیک است یا عملیاتی وجود ندارد. بعضی از مسائل ممکن است در یک حالت بینابینی باشند و اهمیت استراتژیک آنها بایستی به وسیله قضاوت سیاست‌گذاران و مدیران ارشد ارزیابی شود. برای کمک به رهبران و مدیران در این قضاوت، سؤال‌های کاربرگ 25 برای هر مسئله مطرح می‌شود. معمولاً مسائل استراتژیک اصلی بوسیله پاسخ‌هایی که غالباً در ستون دوم و سوم کاربرگ 25 و مسائل عملیاتی توسط پاسخ‌هایی که غالباً در ستون‌های اول و دوم جای می‌گیرند، مشخص می‌شوند.
   5.  درباره اولویت میان مسائل فهرست اصلی (کاربرگ 23) تصمیم بگیرید. برای اولویت‌بندی از تکنیک نقطه‌ای استفاده کنید. فهرست تمام مسائل استراتژیک را بر روی برگه‌های فلیپ چارت بنویسید. به هر عضو تیم برنامه‌ریزی استراتژیک 5 تا 7 برگه که به ترتیب از 1 تا 7 روی آنها شماره‌گذاری شده، بدهید. هر شخص به هر مسئله استراتژیک یک رأی می‌دهد (عدد بزرگتر منعکس‌کننده اولویت بالاتر است). بعد از این که هر کس مهم‌ترین مسائل استراتژیکی را که تصور می‌کرد سازمان با آنها روبرو است بیان کرد، رأی‌ها (که دارای وزن هستند) برای هر مسئله استراتژیک محاسبه می‌شوند. مسائلی با بیشترین امتیاز به عنوان مسائل استراتژیک کلیدی در فرایند برنامه‌ریزی استراتژیک در نظر گرفته خواهند شد.
   6.  در صورت نیاز یک فهرست اصلی جدید از مسائل استراتژیک کلیدی تهیه کنید (کاربرگ 23).
   7. در صورت نیاز عبارات جدید مسائل استراتژیک اصلی (کاربرگ 24) را برای مسائل استراتژیک کلیدی تهیه کنید. در نظر بگیرید کدام یک از اهداف سازمانی شما احتمالاً در ملاحظات مربوط به هر موضوع بررسی می‌شوند. به یاد داشته باشید که هر مسئله استراتژیک شامل بعضی از تعارضات است. از جمله سؤالاتی که در گام بعد (تدوین استراتژی) با آن درگیر خواهید بود عبارتند از:
      چه کاری انجام خواهد شد؟
      چگونه این کار انجام خواهد شد؟
      کجا این کار انجام خواهد شد؟
      چه زمانی این کار انجام خواهد شد؟
      چه کسی این کار را انجام خواهد داد؟
      چه کسی از این کار بهره‌مند یا متضرر خواهد شد؟