شرح وظایف و اصول اولیه انبار‌داری

در گذشته، مدیریت انبار به‌دلیل هماهنگی بسیاری از فعّالیت‌ها، وابستگی زیادی به کاغذبازی داشت. این وابستگی به‌تدریج با معرفی نرم افزارهای سیستم مدیریت انبار تغییر کرده است.
مدیریت انبار وظایف و مسئولیت‌های بسیاری دارد که می‌باید همۀ آن‌ها را در زمان‌ها و مراحل مختلف عملیات انبار به انجام رساند. همۀ این امور برای کارایی کل سازمان و تحقق اهداف آن بسیار مهم هستند. وظایف و مسئولیت‌های انبار در بندهای زیر از جنبه‌های گوناگون مورد بحث قرار گرفته‌اند.

رعایت صرف و صلاح سازمان

یکی از وظایف اساسی انبار آن است که تضمین کند همۀ عملیات محدودۀ سیستم انبار حتی‌الامکان باصرفه و به‌صورت مؤثر انجام گیرد. موضوع حفظ سطوح اقتصادی موجودی اقلام انبار نیز بخشی از این مسئولیت به‌شمار می‌رود. وظیفۀ ضمانت حداقل هزینه‌ها از سوی واحد انبار باید برای همۀ اعضای آن روشن باشد. این مهم دست نخواهد یافت مگر در سایۀ رفتاری نظام‌مند در انبار که بتواند با کنترل به‌موقع جریان‌های اصلی عملیات در انبار مثل زمان اخذ درخواست‌ها و ثبت سفارش خرید و پیش‌بینی و تنظیم زمان و مقدار مصرف مواد و موجودی‌ها برمبنای تجارب گذشته و پیش‌بینی آیندۀ عملیات بنگاه، دست یافتنی شود.

کنترل موجودی‌ها

ازجمله مسئولیت‌های واحد انبار، تضمین حفظ جریان کنترل موجودی است. مدیر انبار باید تضمین کند همۀ اهداف اساسی کنترل موجودی تحقق یابند. واحد انبار می‌باید اطلاعات تولید، فروش و توزیع موردنیاز حفظ سیستم کنترل موجودی را تجزیه و تحلیل کند. به‌ویژه در زمان‌ها و شرایط خاص اقتصادی مانند وجود تورم در جامعه، به‌دلیل تأثیر مستقیم هزینه‌های مصرف مواد در بهای تمام‌شدۀ محصولات و خدمات هر بنگاه و تأثیر مستقیم آن بر قیمت آنها، این نقش از اهمیت بیشتری برخوردار می‌شود.

ثبت سوابق و گردش کالا

یکی دیگر از مسئولیت‌های انبار آن است که تضمین کند سوابق همۀ اقلام موجود در انبار، چه در محل‌های داخل و چه در انبارها یا مخازن اصلی خارج از سازمان به‌طور کامل و به‌هنگام حفظ شوند. این سوابق باید بتوانند همۀ اطلاعات لازم برای کنترل و حفظ سطوح مقررشدۀ موجودی اقلام انبار ازجمله اطلاعات مربوط به سطوح موجودی، سطوح سفارش، کد اقلام، توصیه‌های تدارک‌کنندگان و غیره را فراهم کنند.

انبارگردانی و بازرسی ادواری

مدیر انبار درمورد سازماندهی، سرپرستی و تطبیق نتایج همۀ انبارگردانی‌هایی که در سازمان صورت می‌گیرد مسئول است. علاوه بر این، انبار‌دار مسئولیت‌هایی چون تنظیم اوراق شمارش، تشخیص کارکنان، بررسی نتایج، رسیدگی به اختلافات انبارگردانی‌ها و تهیۀ ارقام نهایی موجودی‌ها برای درج در حساب‌های پایانی سازمان، را نیز به‌عهده دارد.

دپو کردن و چیدمان صحیح اجناس

یکی از وظایف اساسی انبار تخلیه و انبار کردن همۀ کالاهای ارسالی به انبار است. انبار کردن صحیحِ مواد با توجّه به نیاز بعضی از اقلام به شرایط نگهداری ویژه مانند میزان رطوبت، نور، دما و ... در انبار، نیازمند تعیین درست محل استقرار آن‌ها بر طبق دستورالعمل‌های تدارک‌کنندگان و کارکنان باتجربه و برخورداری از دانش کافی است. درمجموع انباردار باید تضمین کند کالاهای موجود در انبار به‌دلیل اشکال در فرآیند انبار شدن آسیب نبینند و خراب نشوند.

جانمایی، مکان‌یابی، کدگذاری

یکی از مسئولیت‌های مدیریت انبار تنظیم و حفظ به‌هنگام سیستم کدگذاری اقلام انبار است تا به کمک آن شناسایی و محل‌یابی مؤثر همۀ کالاها و ملزومات موجود در محدودۀ عملیات انبار میسر شود. به‌علاوه واحد انبار می‌باید تضمین کند در موقع عدم امکان دسترسی به کالاهای موردنیاز، برای آن‌ها (درصورت امکان) کالاهای جایگزین مناسب توصیه شود.

بازرسی و نظارت

بازرسی کالاهای موجود در انبار در دو مقطع می‌بایست صورت پذیرد. مقطع اول زمان تحویل گرفتن کالاست، درحقیقت یکی از وظایف انبار بازرسی و بررسی اقلامی است که برای انبار ارسال می‌شوند. این بازرسی و بررسی مواردی چون مقدار، نوع، کیفیت، آسیب‌دیدگی و کسری اقلام ارسالی را شامل می‌شود. در بسیاری از حالت‌ها تدارک‌کنندگان، مسئولیت کالاهای آسیب‌دیده را اگر در مدت معینی بعد از زمان ارسال گزارش نشوند، قبول نمی‌کنند. اطلاعات مربوط به نتایج این نوع بازرسی و بررسی‌ها الزاماً باید به واحد خرید گزارش شوند. مرحلۀ دیگری بازرسی، بازرسی‌های روزانۀ اقلام موجود در انبار است. این بازرسی‌ها توسط انباردار و پرسنل وی بعد از چیدمان کالاها در انبار تا زمان مصرف آنها به‌صورت ادواری انجام می‌شود. طی این بازرسی‌ها با کنترل تاریخ انقضا، شرایط فیزیکی و شاخص‌های محیطی کالاها مورد ارزیابی قرار می‌گیرد تا از نابابی، فساد، تخریب و موارد مشابه برای آنها پیشگیری شود.