استخدام الکترونیکی به سازمان این امکان را می‌دهد تا تمام اقداماتی را که مبتنی بر رایانه‌اند (که معمولاً با ابر توانمند شده‌اند) در ارتباط با فرایند استخدام به کار گیرد. با استفاده از قابلیت‌های راحت کامپیوتر، کاربران می‌توانند یک کتابخانه از نیازهای شغلی خود را ایجاد و برای بیش‌از یک هزار صفحۀ شغلی ارسال کنند و با ATS (سیستم ردیابی متقاضیان) از یک بانک اطلاعاتی متمرکز از داوطلبان برای جست‌وجو و مدیریت اطلاعات متقاضی استفاده کنند. مهم‌ترین عزیمت از شیوههای استخدام در قرن بیستم، به‌سمت شیوههای استخدام نوین، ورود رسانه‌های اجتماعی، محاسبات ابری، اینترنت اشیا، تجزیه‌وتحلیل داده‌ها و دستگاه‌های تلفن همراه در استراتژی استخدام است. در این ترکیب، این فنّاوری‌ها فرایند استخدام را کاربرپسندتر، سریع‌تر، (به‌طور بالقوه) ارزان‌تر و استراتژیک‌تر می‌کنند. هیچ جنبه‌ای از منابع انسانی، تأثیر مخرب این فنّاوری‌ها را، به‌اندازۀ استخدام، به‌روشنی نشان نمی‌دهد.
اصول استخدام قرن بیست‌ویکم
روند استخدام شامل مراحل زیر است. به‌طور معمول، اولین گام این است که یک موقعیت شغلی خالی را شناسایی کرده و سپس شرح شغل آن را تهیه کنیم. توسعۀ یک برنامۀ استخدام، با انتخاب یک کمیتۀ تحقیق و بررسی انجام می‌شود. گام بعدی این است که موقعیت شغلی را ارسال کنید و برنامۀ استخدام را پیاده‌سازی کنید. برای ایجاد فهرستی از داوطلبان احتمالی، برنامه‌های کاربردی را مرور کنید، مصاحبه‌ها را انجام دهید و سپس انتخاب کنید. پیشنهادت خود را ارائه دهید و اگر پذیرفته شوند، شرایط استخدام نهایی می‌شود. درحالی‌که این‌ها مراحل استاندارد فرایند استخدام‌اند، روند انجام این مراحل تغییر کرده است. این تغییر به این دلیل است که بیشتر آن را می‌توان به‌صورت خودکار انجام داد.
برخی از معیارهای استخدام برای ارزیابی اثربخشی فرایندهای استخدام داخلی عبارت‌اند از:
- تنوع و شمول؛
- تجربۀ داوطلب؛
- کیفیت استخدام؛
- هزینۀ استخدام،
- زمان استخدام؛
- و به‌طورکلی، راندمان فرایند استخدام.
جذابیت این اندازه‌گیری‌ها واقعاً نتیجۀ پدیده‌‌‌ها‌ی کلان‌داده‌ها، تجزیه‌وتحلیل داده‌ها و تمایل به استفاده از داده‌ها برای آگاهی از روند تصمیم‌گیری است.
مزایا و مشکلات استخدام الکترونیکی
مانند هر فرایند دیگر، استخدام الکترونیکی دارای رویکردهای مثبت و منفی است. مزیت اصلی استخدام الکترونیکی صرفه‌جویی قابل‌توجه آن در هزینه‌هاست: شرکت‌ها پس‌از تغییر منابع سنتی به منابع آنلاین، به‌ویژه آن‌هایی که با ابر توانمند شده بودند، 95 درصد در هزینه‌های استخدام خود، صرفه‌جویی کردند. از دیگر مزایای استخدام الکترونیکی، می‌توان به نرخ بالای پاسخگویی به متقاضیان اشاره کرد؛ نرم‌افزاری که می‌تواند برای حذف متقاضیان نامناسب استفاده شود. داده‌های مربوط به متقاضیان به‌راحتی، با استفاده از کلمات کلیدی، سابقۀ شغلی و سایر موارد مربوطه، قابل جست‌وجو هستند و این کارآیی می‌تواند چرخۀ استخدام را کوتاه کند. اکنون که اینترنت اشیا نیز در بسیاری از سیستم‌های مبتنی بر ابر استخدام الکترونیکی ساخته شده است، این روند حتی ساده‌تر است. اینترنت اشیا دسترسی به حجم زیادی از اطلاعات را فراهم می‌کند و داده‌های بیشتری را ارائه می‌دهد که می‌توانند در فرایند استخدام، تحلیل و تفسیر شوند.
در روی دیگر سکه، جنبههای منفی استخدام الکترونیکی وجود دارد. طراحی وب‌سایت ضعیف می‌تواند نتایج فرایند استخدام را مخدوش کند. طراحی ضعیف وب‌سایت باعث کاهش میزان درخواست متقاضیان حرفه‌ای می‌شود و درنتیجه، انعکاس منفی برای سازمان خواهد داشت. علاوه‌بر این، اگر وب‌سایت به‌درستی نمایانگر حقایق سازمان نباشد، متقاضی ممکن است به‌محض استخدام، ناامید شده و این ناامیدی؛ رضایت، عملکرد، تعهد، مشارکت شغلی و تصدی‌اش را تحت تأثیر قرار دهد.
تأثیر محاسبات ابری بر استخدام الکترونیکی
مقالات فراوانی درمورد محاسبات ابری و استخدام وجود دارند. یک دارایی جذاب، مقیاس‌پذیری استخدام الکترونیکی مبتنی بر ابر است. شما صرفاً برای آنچه استفاده می‌کنید هزینه خواهید کرد نه بیشتر و خدمات به‌طور کامل، توسط ارائه‌دهنده‌ی این سرویس مدیریت می‌شوند. متقاضی نیازمند چیزی جز یک رایانۀ شخصی یا یک دستگاه تلفن همراه نیست. ابر قابلیت دسترسی به منابع الکترونیکی و استخدام را افزایش می‌دهد، به‌طوری‌که کاندیداهای احتمالی را می‌توان از هر نقطه از جهان، جذب کرد. این امر در دسته‌بندی‌های مشاغلی اهمیت دارد که مخزن متقاضیان واجد شرایط آن‌ها محدود است.
استخدام سیار
دسترسی به سایت‌های استخدام از طریق دستگاه تلفن همراه، معمول و جاافتاده نیست؛ اما درحالِ‌حاضر، این انتظار می‌رود که باشد، بنابراین هر سازمانی که درحال ایجاد استراتژی استخدام خود است، باید یک بخش سیار برای این استراتژی داشته باشد. همان‌طورکه گوشی‌های هوشمند تبدیل به بخش جدایی‌ناپذیر جامعه شده‌اند، فرایند استخدام نیز با استفاده از فنّاوری تغییر یافته است. کارفرمایانی که می‌خواهند استعداد واجد شرایط خود را جذب کنند باید اطمینان حاصل کنند که تبلیغات شغلی آنلاین آن‌ها بر روی دستگاه‌های تلفن همراه، به‌صورت یکپارچه و کاملاً بهینه، پیاده‌سازی شده است. نیاز به استخدام موبایل‌پسند، به‌ویژه در جنبههای مربوط به جذب و حفظ استعداد استخدام مشهود است.
شبکه‌های اجتماعی و استخدام
رسانه‌های اجتماعی را می‌توان برای جنبههای گوناگون فرایند استخدام، شامل منبع استخدام، جذب، درخواست و انتخاب، در پذیرش سازمانی (که در آن استخدام‌شدگان جدید با دیگر کارکنان ارتباط برقرار می‌کنند) و در طول استخدام، مورد استفاده قرار داد. هنگام ادغام رسانه‌های اجتماعی در استراتژی استخدام، منابع انسانی باید در اجرای استراتژی‌هایی که با زیرساخت‌‌‌های فنّاوری هم ارتباط پیدا می‌کنند، با واحد فنّاوری اطلاعات همکاری کند. منابع انسانی همچنین باید با گروه بازاریابی سازمان همکاری کند، زیرا فرایند استخدام، به‌عنوان یک مقولۀ اجتماعی، مربوط به نام تجاری و حوزۀ بازاریابی است.
یکی از مؤثرترین کاربردهای رسانه‌های اجتماعی، پیدا کردن داوطلبان واجد شرایط به‌صورت پیشگیرانه است. این فرایند منبع‌یابی نامیده می‌شود و اولین مورد استفاده از رسانه‌های اجتماعی است. منبع‌یابی شامل شناسایی، تعامل و ارزیابی بی‌درنگ استعدادهاست که تمرکزش صرفاً بر روی کسانی است که متقاضی نیستند و هدف آن ایجاد داوطلبان واجد شرایط، علاقه‌مند و در دسترس است. منبع‌یابی را می‌توان در شبکه‌های اجتماعی، مانند لینکدین که بزرگ‌ترین شبکۀ حرفه‌ای آنلاین در جهان است، انجام داد. حساب کاربری لینکدین رایگان است و مقرون‌به‌صرفه‌ترین راه‌حل برای سازمان‌های کوچک است. جست‌وجو برای استعداد جدید و شایسته در لینکدین می‌تواند از طریق جست‌وجوی کلمات کلیدی ساده انجام شود. فرد متقاضی می‌تواند با استفاده از قابلیت اتصال و پیام همراه از طریق لینکدین، متصل شود. پیوستن به گروه‌های لینکدین می‌تواند برای گسترش پایگاه مشتری مورد استفاده قرار گیرد. در سطح فردی، پیگیری از طریق پیام‌رسانی و درخواست برای ایمیل می‌تواند برای معرفی شرکت، امن باشد.