تفكر چابک

شایان ذکر است که متخصصان منابع انسانی، لزوماً نیازی به پیاده‌‌سازی متدهای چابک در واحد خود ندارند، اما دو دلیل اساسی برای این منظور وجود دارد. اول از همه، حمایت تمام‌وکمال از یک موضوع، تا زمانی که شخص خود آن را تجربه و درک نکرده باشد کار دشواری است و دوم این‌که متدهای چابک هم‌چنان‌که در سایر بخش‌ها قدرتمند و کارسازند، می‌توانند در واحد منابع انسانی نیز تأثیرهای به‌سزایی داشته باشند. قطعاً درصورت استفاده از چنین متدهایی، متخصصان منابع انسانی می‌توانند از برخی مزیت‌های این متدها که مورد توجه بسیاری قرار گرفته، استفاده کرده و لذت ببرند.
باتوجه‌به پیچیدگی و تنوع روش‌های چابک، شاید بهتر باشد تا یک قدم به عقب برگردیم و مفاهیم اساسی این روش را ساده‌‌تر کنیم. اینجا 5 مورد از قوانین به‌همراه نمونه‌هایی از چگونگی کاربرد آن‌ها در حوزۀ منابع انسانی ارائه شده است.

درک ارزش

افرادی که به ساخت‌وساز علاقه دارند، مانند تیم‌های نرم‌افزاری، معمولاً وسوسه می‌شوند تا راه‌حل‌هایی را ارائه کنند که در لحظه به آن‌ها نیاز دارند. حدس زدن آسان است، اما دستیابی به داده‌های خوب اگر راه و روش به دست آوردن آن را ندانید، کاری دشوار و آزاردهنده خواهد بود. حلقه‌های بازخورد سریع در متد چابک برروی همین مشکل تمرکز کرده است، اما این مهم است تا بدانید به چه بازخوردی برای تصمیم‌گیری‌‌‌ نیاز است. پیدا‌ کردن جواب موردنظر با دانستن معنای واقعی ارزش آغاز می‌شود.
ارزش عاملی چندوجهی است و عواملی مانند درآمد کسب‌وکار، کاهش هزینه‌ها، خدمات مشتریان و سهامداران بر میزان اهمیت آن تأثیرگذارند. حتی اطلاعات نیز ارزشمندند. تیم‌ها درحین کار، فرایندها و ‌‌راه‌حل‌های متناسب با هدف را آموزش می‌بینند و در این بین، یادگیری درکنار تجربه موجب تسریع فرایند آموزش می‌شود. تمام عوامل نام‌برده‌شده باید متعادل باشند تا تصویر روشنی از نحوۀ ارزیابی و اولویت‌‌بندی ارائه کنند.
یک سناریوی ساده برای مثال می‌تواند درخصوص استخدام فردی برای یک تیم چابک باشد. سنجش اساسی فرد، راهکاری است که موجب القای اهمیت سازمان و تیم به کارجو می‌شود. تیم‌ها به شخصی نیاز دارند که در مهندسی فرایندهای چابک و مربی‌گری مهارت داشته باشد تا یک تیم از مهندسان تازه‌کار را راهنمایی کند که البته این موضوع نیاز به ویژگی‌های خاص و تجارب شغلی متعدد است. برای ساده‌سازی بیشتر مسئله و ‌‌به‌منظور فیلتر کردن و اولویت‌بندی، باید تعریف دقیقی از ارزش برای این سناریو داشته باشید. یکی از راهکارها برای یافتن ارزش‌‌‌‌های موردنظر، ایجاد یک بازی مهیج و پرسیدن ‌‌سؤالات درحین بازی از افراد تیم است.

بزرگ فکر کن، کوچک بساز

تیم‌‌‌‌های چابک ‌‌به‌منظور تولید محصولات، محصولات فرایند‌‌‌های تولید را به‌صورت قطعه‌‌‌های کوچک درکنار هم می‌چینند و به‌طور معمول هر چند روز یکبار، نتیجه‌ای ملموس ارائه می‌کنند. دلایل بسیار خوبی برای تجزیۀ کار به این شیوه وجود دارد؛ فرایند‌‌‌های کوچک‌تر، به‌راحتی مورد بحث قرار ‌‌می‌گیرند و تحلیل، تولید، تست، مستندسازی و تغییر داده می‌شوند. همچنین همکاری برروی بخش‌‌‌های کوچک و ملموس بسیار آسان‌تر از پروژه‌‌‌‌های بزرگ و نامفهوم است. به‌علاوه، تیم‌ها درخصوص اتمام بخشی از کار احساس موفقیت خواهند کرد که ارزشمند است.
ساخت یک سیستم مدیریت عملکرد جدید را در نظر بگیرید. یکی از روش‌های‌‌‌‌ پیاده‌سازی می‌تواند صرف ماه‌ها برنامه‌ریزی و تولید ایزوله برای یک ارائۀ پر زرق و برق باشد. اگرچه این راهکار، خطرناک و آهسته است، کارکنان ممکن است طرح را رد کنند و تجدید نظر در چنین راهکاری، دشوار و هزینه‌بر است.
تریسی ساندرز، سرپرست منابع انسانی در شرکت نرم‌افزاری الوشین، روشی موفق را با تکیه بر بازخوردهای مستقیم شرکت‌کنندگان آزمایشی پیش‌از شروع برنامه و با بهره‌‌گیری از یک استقبال و خوشامدگویی گرم، ارائه کرده است و هم‌چنان به استفاده از این روش پایبند است.

تمرکز برروی بازخورد

برای حرکت سریع، باید شروعی پرسرعت داشته باشیم. بسیاری از فعالیت‌ها پیش‌از این‌که با تجزیه و تحلیل‌ها فلج شوند، در منجلاب فرو رفته و نابود می‌شوند. هیچ‌کس علت آن را نمی‌داند و مسئولیت آن را نیز قبول نمی‌کند. اساس این مشکل، ترس است. اگر ما اشتباه کنیم، باید در انتظار مجازات مطابق با عمل باشیم. بنابراین قرارگیری در یک وضعیت بلاتکلیفی همیشگی شاید راه نجات ما از این مجازات باشد. ‌‌راه‌حل این مشکل، کاهش هزینۀ شکست است تا آزمایشات سریع‌‌تر و به‌شیوه‌ای صحیح انجام شوند. حلقه‌‌‌های مستقیم و سریع دریافت بازخورد، یکی از روش‌‌‌‌های تحقق این امر است.
بازخورد، یکی از حیاتی‌ترین امور افراد توسعه‌‌‌دهنده است. ممکن است شما یک برنامۀ خودیادگیری را ‌‌به‌منظور پیشرفت ذهنیت یادگیری و تأکید بر مهارت انتقادپذیری رهبری کنید. بررسی نتایج افراد تیم در بازه‌‌‌های زمانی مشخص می‌تواند به پیشرفت تیم در زمینه‌‌‌های مختلف کمک کند.

همکاری

‌‌به‌منظور ساخت و توسعۀ محصول یا خدمت جدید، فعالیت‌‌‌های مرتبط بسیاری وجود دارند که امکان جدا کردن و پیاده‌‌سازی هرکدام به‌تنهایی کاری دشوار است. نقش‌ها و فعالیت‌‌‌های مشترک به تیم‌ها کمک می‌کنند تا اعضا با همکاری هدفمند، در مقایسه با سرزنش یکدیگر پساز هر اشتباه، به نتیجه برسند.
منابع انسانی در سطوح مختلف سازمانی و با بخش‌‌‌‌های مختلف به‌صورت گسترده همکاری می‌کند. منابع انسانی با ترسیم جریان‌های اصلی، بازیگران درگیر در طراحی ایده تا محصول نهایی را شناسایی کرده و با برگزاری کارگاه‌‌‌‌‌های آموزشی و معرفی نتایج موجود در ارتباطات مخرب، عدم همکاری و بروکراسی غیرضروری و غیره، بهره‌وری را افزایش دهد.
ایده‌پردازی درخصوص فعالیت‌‌‌هایی که موجب بهبود شرایط می‌شوند و سپس اجرای این ایده‌ها، پیاده‌سازی ایده‌ها به‌صورت آزمایشی، بررسی نتایج و سازگاری درصورت مثبت بودن نتیجه، درنهایت موجب مدل‌سازی مزایا و ابزارهای موردنیاز ‌‌به‌منظور همکاری مؤثر میان تمام افراد درگیر در یک جریان می‌شود.

از دل برود، هر آنچه از دیده برفت!

عدم انجام وظایف محوله براثر فراموشکاری، هم‌چنان‌که در گوشۀ ذهن و در ضمیر ناخودآگاه کمین می‌کند، منجر به بروز استرس بی‌دلیل برای کارمند و درنهایت تخلیۀ انرژی او می‌شود. در چنین زمانی، کاربر با مشاهدۀ وضعیت ساکن پروژه و عدم پیاده‌‌سازی تغییرات و درخواست‌‌‌های خود در تیم، عصبانی شده و شروع به درخواست جلسات و گزارش‌های بیشتری می‌کند. درنهایت، این مراودات تبدیل به یک فرایند خسته‌کننده شده و نهایتاً منجر به بی‌اعتمادی، عدم تمرکز، اتلاف وقت و استیصال هر دو طرف می‌شود.
یکی از راهکارهای جلوگیری از بروز مشکل بین تیم و کاربر، پیاده‌سازی سیستم‌‌‌های شفاف مدیریت بصری است تا اعضای تیم و کاربران به‌راحتی وظایف خود را مشاهده نمایند.
یک متخصص منابع انسانی در یک پروژۀ مشاوره در ایالت ویرجینیا، تجربۀ خود در استفاده از کانبان در مدیریت فرایند استخدام و فرایند معرفی و آشنایی کارکنان جدید را این‌طور بیان می‌کند:

تیم جذب و استخدامی ‌که درحال‌حاضر با آن‌ها کار می‌کنم، بسیار شایسته‌تر از تیمی است که در شرکت قدیمی خودم با آن‌ها کار می‌کردم. در شرکت فعلی، ما نسبت‌به شرکت قدیمی خودم که هر هفته ده‌ها نفر استخدام داشتیم، کم‌تر نیرو جذب می‌کنیم. در گذشته ما به‌طور دستی صفحات گسترده و فرم‌‌‌های چاپی را برای افرادی که علاقه‌مند به کار در شرکت بودند، نگهداری می‌کردیم تا در مراحل بعدی از اطلاعات آن‌ها استفاده کنیم. این فرایند بسیار زمان‌بر و دست‌وپا گیر بود. درحالی‌که با پیاده‌سازی فرایندها برروی یک تخته که به وسیلۀ آن بتوان کارجو را طی مراحل مختلف تحت نظر قرار داد، فرایند جذب و استخدام را آسان و سریع می‌کند. البته این لزوماً ‌‌به‌منظور استفاده از ابزارهای خاص نیست. حتی بدون استفاده از لین کیت و یا سایر ابزارها، و تنها با استفاده از یک تختۀ وایت‌برد و برگه‌‌‌های یادداشت نیز امکان‌‌پذیر است، چراکه تمام اعضای تیم جذب واستخدام، می‌توانند به‌طور کاملاً مشخص، روند فعالیت‌ها را مشاهده نمایند.
در دسترس بودن اطلاعات و وضعیت هر فرد اینجا، امری حیاتی است. اگر ما مجبور به جست‌وجو برای یادگیری چیزی باشیم، معمولاً اذیت نمی‌شویم، خصوصاً زمانی که برای این جست‌وجو به‌منظور دریافت اطلاعات در تیم هماهنگی لازم وجود دارد و باوجود همکاری داخلی و خارجی اعضای تیم، گزارش‌دهی و برگزاری جلسات، سریع‌تر صورت ‌‌می‌گیرد.