بخشی از کتاب منابع انسانی و سازمان‌های چابک
شايان ذكر است كه متخصصان منابع انساني، لزوماً نيازي به پيادهسازي متدهاي چابك در واحد خود ندارند، اما دو دليل اساسي براي اين منظور وجود دارد. اول از همه، حمايت تمام‌وكمال از يك موضوع، تا زماني كه شخص خود آن را تجربه و درك نكرده باشد كار دشواري است و دوم اين‌كه متدهاي چابك هم‌چنان‌كه در ساير بخش‌ها قدرتمند و كارسازند، مي‌توانند در واحد منابع انساني نيز تأثيرهاي به‌سزايي داشته باشند. قطعاً درصورت استفاده از چنين متدهايي، متخصصان منابع انساني مي‌توانند از برخي مزيت‌هاي اين متدها كه مورد توجه بسياري قرار گرفته، استفاده كرده و لذت ببرند.
باتوجه‌به پيچيدگي و تنوع روشهاي چابك، شايد بهتر باشد تا يك قدم به عقب برگرديم و مفاهيم اساسي اين روش را ساده‌‌تر كنيم. اينجا 5 مورد از قوانين به‌همراه نمونه‌هايي از چگونگي كاربرد آن‌ها در حوزة منابع انساني ارائه شده است.
افرادي كه به ساخت‌وساز علاقه دارند، مانند تيمهاي نرم‌افزاري، معمولاً وسوسه مي‌شوند تا راه‌حل‌هايي را ارائه كنند كه در لحظه به آن‌ها نياز دارند. حدس زدن آسان است، اما دستيابي به داده‌هاي خوب اگر راه و روش به دست آوردن آن را ندانيد، كاري دشوار و آزاردهنده خواهد بود. حلقههاي بازخورد سريع در متد چابك برروي همين مشكل تمركز كرده است، اما اين مهم است تا بدانيد به چه بازخوردي براي تصميم‌گيري نياز است. پيدا كردن جواب موردنظر با دانستن معناي واقعي ارزش آغاز مي‌شود.
ارزش عاملي چندوجهي است و عواملي مانند درآمد كسب‌وكار، كاهش هزينه‌ها، خدمات مشتريان و سهامداران بر ميزان اهميت آن تأثيرگذارند. حتي اطلاعات نيز ارزشمندند. تيم‌ها درحين كار، فرايندها و راه‌حل‌هاي متناسب با هدف را آموزش مي‌بينند و در اين بين، يادگيري دركنار تجربه موجب تسريع فرايند آموزش مي‌شود. تمام عوامل نام‌برده‌شده بايد متعادل باشند تا تصوير روشني از نحوة ارزيابي و اولويتبندي ارائه كنند.
يك سناريوي ساده براي مثال مي‌تواند درخصوص استخدام فردي براي يك تيم چابك باشد. سنجش اساسي فرد، راهكاري است كه موجب القاي اهميت سازمان و تيم به كارجو مي‌شود. تيم‌ها به شخصي نياز دارند كه در مهندسي فرايندهاي چابك و مربي‌گري مهارت داشته باشد تا يك تيم از مهندسان تازه‌كار را راهنمايي كند كه البته اين موضوع نياز به ويژگي‌هاي خاص و تجارب شغلي متعدد است. براي ساده‌سازي بيشتر مسئله و به‌منظور فيلتر كردن و اولويتبندي، بايد تعريف دقيقي از ارزش براي اين سناريو داشته باشيد. يكي از راهكارها براي يافتن ارزش‌‌‌‌هاي موردنظر، ايجاد يك بازي مهيج و پرسيدن سؤالات درحين بازي از افراد تيم است.
تيمهاي چابك به‌منظور توليد محصولات، محصولات فرايندهاي توليد را به‌صورت قطعه‌‌‌هاي كوچك دركنار هم مي‌چينند و به‌طور معمول هر چند روز يك‌بار، نتيجه‌اي ملموس ارائه مي‌كنند. دلايل بسيار خوبي براي تجزية كار به اين شيوه وجود دارد؛ فرايندهاي كوچك‌تر، به‌راحتي مورد بحث قرار مي‌گيرند و تحليل، توليد، تست، مستندسازي و تغيير داده مي‌شوند. همچنين همكاري برروي بخشهاي كوچك و ملموس بسيار آسان‌تر از پروژه‌‌‌‌هاي بزرگ و نامفهوم است. به‌علاوه، تيم‌ها درخصوص اتمام بخشي از كار احساس موفقيت خواهند كرد كه ارزشمند است.
ساخت يك سيستم مديريت عملكرد جديد را در نظر بگيريد. يكي از روشهاي پيادهسازي مي‌تواند صرف ماه‌ها برنامه‌ريزي و توليد ايزوله براي يك ارائۀ پر زرق و برق باشد. اگرچه اين راهكار، خطرناك و آهسته است، كاركنان ممكن است طرح را رد كنند و تجديد نظر در چنين راهكاري، دشوار و هزينه‌بر است.
تريسي ساندرز، سرپرست منابع انساني در شركت نرم‌افزاري الوشين، روشي موفق را با تكيه بر بازخوردهاي مستقيم شركت‌كنندگان آزمايشي پيش‌از شروع برنامه و با بهره‌‌گيري از يك استقبال و خوشامدگويي گرم، ارائه كرده است و هم‌چنان به استفاده از اين روش پايبند است.
براي حركت سريع، بايد شروعي پرسرعت داشته باشيم. بسياري از فعاليت‌ها پيش‌از اين‌كه با تجزيه و تحليل‌ها فلج شوند، در منجلاب فرو رفته و نابود مي‌شوند. هيچ‌كس علت آن را نمي‌داند و مسئوليت آن را نيز قبول نمي‌كند. اساس اين مشكل، ترس است. اگر ما اشتباه كنيم، بايد در انتظار مجازات مطابق با عمل باشيم. بنابراين قرارگيري در يك وضعيت بلاتكليفي هميشگي شايد راه نجات ما از اين مجازات باشد. راه‌حل اين مشكل، كاهش هزينة شكست است تا آزمايشات سريعتر و به‌شيوه‌اي صحيح انجام شوند. حلقههاي مستقيم و سريع دريافت بازخورد، يكي از روشهاي تحقق اين امر است.
بازخورد، يكي از حياتي‌ترين امور افراد توسعه‌‌‌دهنده است. ممكن است شما يك برنامة خوديادگيري را به‌منظور پيشرفت ذهنيت يادگيري و تأكيد بر مهارت انتقادپذيري رهبري كنيد. بررسي نتايج افراد تيم در بازه‌‌‌هاي زماني مشخص مي‌تواند به پيشرفت تيم در زمينه‌‌‌هاي مختلف كمك كند.
به‌منظور ساخت و توسعة محصول يا خدمت جديد، فعاليت‌‌‌هاي مرتبط بسياري وجود دارند كه امكان جدا كردن و پيادهسازي هركدام به‌تنهايي كاري دشوار است. نقش‌ها و فعاليت‌‌‌هاي مشترك به تيم‌ها كمك مي‌كنند تا اعضا با همكاري هدفمند، در مقايسه با سرزنش يكديگر پس‌از هر اشتباه، به نتيجه برسند.
منابع انساني در سطوح مختلف سازماني و با بخشهاي مختلف به‌صورت گسترده همكاري مي‌كند. منابع انساني با ترسيم جريان‌هاي اصلي، بازيگران درگير در طراحي ايده تا محصول نهايي را شناسايي كرده و با برگزاري كارگاه‌‌‌‌‌هاي آموزشي و معرفي نتايج موجود در ارتباطات مخرب، عدم همكاري و بروكراسي غيرضروري و غيره، بهره‌وري را افزايش دهد.
ايده‌پردازي درخصوص فعاليت‌‌‌هايي كه موجب بهبود شرايط مي‌شوند و سپس اجراي اين ايده‌ها، پيادهسازي ايده‌ها به‌صورت آزمايشي، بررسي نتايج و سازگاري درصورت مثبت بودن نتيجه، درنهايت موجب مدل‌سازي مزايا و ابزارهاي موردنياز به‌منظور همكاري مؤثر ميان تمام افراد درگير در يك جريان مي‌شود.
از دل برود، هر آنچه از ديده برفت!
عدم انجام وظايف محوله براثر فراموشكاري، هم‌چنان‌كه در گوشة ذهن و در ضمير ناخودآگاه كمين مي‌كند، منجر به بروز استرس بي‌دليل براي كارمند و درنهايت تخلية انرژي او مي‌شود. در چنين زماني، كاربر با مشاهدة وضعيت ساكن پروژه و عدم پيادهسازي تغييرات و درخواست‌‌‌هاي خود در تيم، عصباني شده و شروع به درخواست جلسات و گزارش‌های بيشتري مي‌كند. درنهايت، اين مراودات تبديل به يك فرايند خسته‌كننده شده و نهايتاً منجر به بي‌اعتمادي، عدم تمركز، اتلاف وقت و استيصال هر دو طرف مي‌شود.
يكي از راهكارهاي جلوگيري از بروز مشكل بين تيم و كاربر، پيادهسازي سيستم‌‌‌هاي شفاف مديريت بصري است تا اعضاي تيم و كاربران به‌راحتي وظايف خود را مشاهده نمايند.
يك متخصص منابع انساني در يك پروژة مشاوره در ايالت ويرجينيا، تجربة خود در استفاده از كانبان در مديريت فرايند استخدام و فرايند معرفي و آشنايي كاركنان جديد را اين‌طور بيان مي‌كند:
تيم جذب و استخدامي كه درحال‌حاضر با آن‌ها كار مي‌كنم، بسيار شايسته‌تر از تيمي است كه در شركت قديمي خودم با آن‌ها كار مي‌كردم. در شركت فعلي، ما نسبت‌به شركت قديمي خودم كه هر هفته ده‌ها نفر استخدام داشتيم، كم‌تر نيرو جذب مي‌كنيم. در گذشته ما به‌طور دستي صفحات گسترده و فرم‌‌‌هاي چاپي را براي افرادي كه علاقه‌مند به كار در شركت بودند، نگهداري مي‌كرديم تا در مراحل بعدي از اطلاعات آن‌ها استفاده كنيم. اين فرايند بسيار زمان‌بر و دست‌وپا گير بود. درحالي‌كه با پيادهسازي فرايندها برروي يك تخته كه به وسيلة آن بتوان كارجو را طي مراحل مختلف تحت نظر قرار داد، فرايند جذب و استخدام را آسان و سريع مي‌كند. البته اين لزوماً به‌منظور استفاده از ابزارهاي خاص نيست. حتي بدون استفاده از لين كيت و يا ساير ابزارها، و تنها با استفاده از يك تختة وايت‌برد و برگه‌‌‌هاي يادداشت نيز امكان‌‌پذير است، چراكه تمام اعضاي تيم جذب واستخدام، مي‌توانند به‌طور كاملاً مشخص، روند فعاليت‌ها را مشاهده نمايند.
در دسترس بودن اطلاعات و وضعيت هر فرد اينجا، امري حياتي است. اگر ما مجبور به جست‌وجو براي يادگيري چيزي باشيم، معمولاً اذيت نمي‌شويم، خصوصاً زماني كه براي اين جست‌وجو به‌منظور دريافت اطلاعات در تيم هماهنگي لازم وجود دارد و باوجود همكاري داخلي و خارجي اعضاي تيم، گزارش‌دهي و برگزاري جلسات، سريعتر صورت مي‌گيرد.