اصول پذیرایی در جلسات

یک مجموعه اصول پذیرفته‌شده بین‌المللی برای پذیرایی وجود دارد؛ برای مثال پذیرایی در کافی‌شاپ‌ها، کافه‌رستوران‌ها، تریاها، چایخانه‌های سنتی و غیره هرکدام سبک و سیاق خاص خود را دارند. درست است که همه این سبک‌ها از یک مجموعه استاندارد تعریف‌شده بین‌المللی نشأت می‌گیرند و پایه و اساس آن‌ها یکی است، اما هرکدام از آن‌ها بنا به نوع فضا، مکان، موقعیت جغرافیایی، نوع خوراکی‌هایی که در آن‌ها سرو می‌شود و غیره شیوه‌های خاص خود را دارند.
پذیرایی از جلسات در ادارات و سازمان‌ها هم از این قاعده و قانون کلی مستثنا نیست و برای خود روش و اصولی دارد که تا حدودی در صفحات قبل نیز به آن اشاره شد و توضیحات تکمیلی نیز در زیر آورده می‌شود:
1. عموماً میزهای اتاق‌های جلسات به شکل تی (T)، یو (U)، مستطیل، لوزی، نیم‌دایره، مربع و یا دایره است که دربارة اشکال مختلف این میزها در فصل مربوط به آن‌ها به‌طور کامل توضیح خواهیم داد. در میزهای T شکل و U شکل قسمت انتهایی وجود دارد که به آن قسمت هِد تیبل یا رأس میز می‌گویند که دقیقاً فضایی است که سخنران یا شروع‌کنندة جلسه در آن قسمت می‌نشیند و صحبت می‌کند.
2. در استانداردهای بین‌المللی، پذیرایی از این قسمت، یا بهتر است بگویم از این فرد، شروع می‌شود و به ترتیب از میهمانان دیگر پذیرایی می‌شود تا میزبان در انتها از در ورودی خارج شود.
3. توجه به این نکته بسیار مهم است که در فرهنگ کشور ما رسم اول از میهمان پذیرایی کردن باعث شده است که بعضاً سخنران جلسه، که همان دعوت‌کننده یا مدیر مربوط است، به شخص پذیرایی‌کننده بگوید یا اشاره کند که پذیرایی را اول از میهمانان شروع کند. لذا پیشنهاد می‌کنم در چنین مواقعی طبق دستور، پذیرایی را از میهمانان شروع کنید و در آخر از شخصی که در قسمت رأس میز نشسته است پذیرایی کنید.
4. احیاناً اگر جلسه طول کشید و مدیر مربوط تقاضای شارژ مجدد نیز کرد، که عموماً این شارژ مجدد مربوط به نوشیدنی گرم (چای و قهوه) است، با هماهنگی مدیر ابتدا ظروف کثیف را جمع کنید و سپس ظروف شارژشدة تمیز را در حضور میهمانان بگذارید.
5. توجه داشته باشید که در انتهای جلسه، بعد از خروج میهمانان، همه وسایل و ابزار پذیرایی را از روی میز جمع کرده و به آبدارخانه منتقل کنید.
6. در تمامی وعده‌های غذایی، به‌ویژه در اتاق جلسات، از میز کمکی نیز استفاده کنید. استفاده از میز کمکی مزایای بسیار بالایی دارد، اما متأسفانه در اکثر اتاق‌های جلسات دیده نمی‌شود. شما می‌توانید با توجه به تعداد میهمانان، تعدادی ابزار و وسایل اضافه اعم از خوراکی و غیرخوراکی برای شارژ مجدد روی میز کمکی بگذارید. البته فاصلة این میز تا میز جلسه باید نسبتاً طولانی باشد و بهتر است در دیدرس نباشد. میز کمکی عموماً در گوشه‌ها و کنج اتاق جلسات گذاشته می‌شود.
در زمان‌هایی که احیاناً میهمانی به اتاق جلسه اضافه می‌شود، یا بخشی از وسایل و خوراکی‌ها استفاده می‌شوند یا جلسه طولانی می‌شود می‌توان از وسایل میز کمکی نیز استفاده کرد که البته در اکثر مواقع، در صورت نیاز، خود مدیران به این میز مراجعه و وسایل آن را به روی میز جلسه منتقل می‌کنند.
برای ادامه،‌ به کتاب مراجعه کنید.