اصول تیم‌سازی در سازمان

تیم‌سازی یک روند مداوم و چندوجهی است که در آن اعضای گروه یاد می‌گیرند که چگونه برای یک هدف مشترک کار کنند و اطلاعات مربوط به کیفیت عملکرد تیم خود را با هدف تسهیم دانش و مهارت کسب‌شده، به اشتراک بگذارند. در بیشتر دوره‌های آموزشی، مدیریتی و رهبری مدل‌های خاصی ارائه می‌شود که مفهوم تیم‌سازی را توضیح می‌دهند. توجه اصلی این مدل‌ها یادگیری تفاوت بین گروه و تیم و همچنین آموزش استراتژی‌های عملی با هدف ایجاد و نگهداری تیم کارآمد است.
تیم، در مقایسه با گروه، یک اصل سازمانی است که بسیار به مفهوم «وابستگی متقابل» متکی است. فقط در صورتی می‌توان اسم تیم را به کار برد، که اعضای تشکیل‌دهنده آن برای انجام کارهای تعیین‌شده ملزم به کار با یکدیگر باشند. برای سازمان‌هایی که در فرایند قرار دادن افراد در یک تیم هستند، اصول اساسی وجود دارد که باید به‌روشنی مشخص شوند. سازمان‌ها همچنین به‌طور فزاینده‌ای در تلاش‌اند که تیم‌های چندرشته‌ای تشکیل دهند. در این تیم‌ها فرض بر این است که تنوع دانش، تخصص، اطلاعات و دسترسی به شبکه‌های تعاملی و ارتباطی به عملکرد تیم کمک می‌کند.
با این حال، این تیم‌ها می‌توانند نکات منفی نیز داشته باشند. وجود تنوع حرفه و تخصص ممکن است منجر به تشکیل زیرگروه‌ها و دسته‌ها در تیم‌ها شود، که احتمال دارد بر میزان تعامل و همکاری در تیم تأثیر گذارد و درنهایت، اثربخشی تیم را کاهش دهد. درواقع، رابطه بین تنوع در تیم‌ها و عملکرد تیم به‌طور کامل مشخص نیست. تفاوت‌های بین اعضای تیم، مانند جنسیت، سابقه فرهنگی، ارزش‌های حرفه‌ای، مدت زمان عضویت در تیم و موارد دیگر، می‌توانند بر عملکرد مؤثر تیم تأثیر منفی داشته باشند.
تحقیقات صورت‌گرفته توسط شرکت نرم‌افزاری سیج نشان داد که بسیاری از سازمان‌ها اکنون پنج نسل کارمند دارند که در کنار یکدیگر کار می‌کنند. ممکن است چنین اختلافاتی منجر به ایجاد موردی منفی در تیم‌ها شود که برخی از محققان از آن به‌عنوان «گسل» یاد می‌کنند. در این حالت، چالش پیش رو این است که چگونه می‌توان مزایای مثبت تنوع در تیم را به حداکثر رساند و اثرات منفی بالقوه را کاهش داد؟

اصول موفقیت در تیم‌سازی

روانشناسان سازمانی مجموعه‌ای از اصول اساسی را برای افزایش تعامل و رفاه اعضای تیم، عملکرد مؤثر تیم‌ها و شانس موفقیت آن‌ها شناسایی کرده‌اند. آن‌ها استدلال می‌کنند که سه بعد کار تیمی وجود دارد که به‌طور مداوم با یکدیگر تعامل دارند. رهبران تیم برای دستیابی به عملکرد بالا و پایدار باید هر سه بعد را به حداکثر برسانند:

1. بعد عاطفی: افراد از لحاظ عاطفی درگیر فرایندهای تیمی می‌شوند و انگیزه لازم را کسب می‌کنند تا به‌طور کامل در فعالیت‌های مختلف شرکت کنند.
2. بعد فرایندهای رفتاری: این بعد شامل جمع‌آوری اطلاعات، تخصیص نقش‌ها و مسئولیت‌ها و به‌روزرسانی اطلاعات است.
3. بعد حالات شناختی: نمونه‌هایی از حالات شناختی شامل داشتن درک مشترک از مسائل پیش روی تیم است.
   اما این اصول در عمل چگونه کار می کنند؟

اصل اول؛ شناسایی آنچه یک تیم را متحد می‌کند.
یک روش قدرتمند برای افزایش احساس هویت جمعی، مشارکت فعالانه همه اعضا در ایجاد یک چشم‌انداز مشترک است. اکثر افراد تصوراتی دارند که می‌خواهند در کارهای روزمره خود و در تیمی که دوست دارند در آن کار کنند به دست آورند، حتی اگر این تصورات مبهم باشند. هنگامی که کارمندان از کار خود شکایت دارند، فقط اظهار می‌کنند که تصور نمی‌کردند ساعات کاریشان اینگونه طی شود.
رهبران باید راه‌هایی برای تشویق اعضای تیم برای ایجاد این دیدگاه پیدا کنند. برای این کار ممکن است کاوش در ناامیدی‌ها، تنش‌ها و اضطراب‌های افراد لازم باشد، اما همچنین باید منتهی به ارائه پیشنهاداتی شود مبنی بر اینکه چه عواملی را می‌توان تغییر داد تا تیم لذت‌بخش‌تر و رضایت‌بخش‌تر شود. نادیده گرفتن چنین احساساتی ممکن است میزان استرس را افزایش دهد و به‌طور حتم پتانسیل موجود را کاهش می‌دهد. وقت گذاشتن برای ایجاد یک چشم‌انداز مشترک از مزایای افزایش توانایی افراد تیم است. بنابراین آن‌ها می‌توانند بهتر با مشکلات روبه‌رو شوند و در دنیایی که مدام در حال تغییر است، بهتر عمل کنند.
اصل دوم؛ در مورد چگونگی دستیابی به چشم‌انداز مشترک، مشارکت داشته باشید.
دلیل اصلی برای تعامل، احساس هدفمندی و باارزش بودن کاری است که انجام می‌دهیم. انسان‌ها باید نویسنده آینده خود باشند، بنابراین اجازه دادن به کارکنان برای شناسایی نقش خاص خود، آن‌ها را به‌طور خودکار در مسیر دستیابی به این چشم‌انداز مشترک قرار می‌دهد. با فراهم آوردن فرصت‌هایی برای اعضای تیم برای ارائه ایده‌ها، پیشنهادات و تخصص خود، آنان احساس احترام، توانمندی، ارزش‌گذاری و اهمیت فردی پیدا خواهند کرد. دعوت از اعضای تیم برای بحث در مورد چگونگی بهترین نحوه کار با یکدیگر در دستیابی به اهداف تیم می‌تواند حس وابستگی متقابل، همکاری و احترام متقابل را تقویت کند.
اصل سوم؛ گسترش توانایی تیم
با تقویت دو اصل ذکرشده، رهبران تیم می‌توانند یک احساس قوی از توانایی اعضای تیم ایجاد کنند. این احساس باور و اطمینانی است که تیم می‌تواند با چالش‌ها و موانع کنار بیاید، و این موضوع در یک محیط با تغییر مداوم بسیار مهم است. تحقیقات نشان داده است که این امر به‌طور قابل‌توجهی تعامل و رفاه اعضای تیم را ایجاد می‌کند. درواقع اعضای تیم مایلند بیشتر و مبتکرانه‌تر کار کنند تا تیمشان بتواند موفق شود و این احساس توانایی و قدرت می‌تواند واقعاً بر میزان بهره‌وری آن‌ها تأثیر بگذارد.
اصل چهارم؛ در مورد نقش‌ها و مسئولیت‌ها واضح باشید.
به‌عنوان مثال، کلنی مورچه‌ها شبکه پیچیده‌ای از اتاق‌های زیرزمینی است که مورچه‌ها در آن زندگی می‌کنند. بسته به گونه مورچه‌ها، کلنی‌های آن‌ها می‌توانند در هر جایی، در اندازه کمتر از 500 فوت مربع، میزبان 7 میلیون مورچه باشند. برای کمک به سازماندهی و رفع هرج‌ومرج در این مستعمرات، هر مورچه وظایف خاصی را بر عهده دارد، اعم از جمع‌آوری غذا، لانه‌سازی، محافظت از کلنی یا تولیدمثل. این قوانین اجتماعی غریزی که در آن مورچه‌ها خود را سازماندهی می‌کنند، به بقای کلنی کمک می‌کنند. اگر این مثال در یک محیط تیمی اعمال شود، تقسیم کار در مورد وضوح نقش و چگونگی مطابقت مشارکت شما با اهداف تعیین‌شده توسط تیم برای اطمینان از موفقیت آن است.
تکرار کار به‌صورت مکرر و سردرگمی در مورد نقش‌ها و مسئولیت‌ها، می‌تواند ناامیدی، استرس و درگیری بین افراد تیم را افزایش دهد. در مطالعه تیم‌های چندرشته‌ای، مشخص شد که روشن بودن نقش افراد تأثیر مثبتی بر کیفیت نتایج تیم، بهبود عملکرد تیم و سلامتی روحی محیط کاری دارد.
اصل پنجم؛ فرهنگ یادگیری را ایجاد کنید.
برای مقابله با افزایش تقاضا و پیچیدگی چالش‌های پیش روی تیم‌ها، درجه‌ای از سازگاری و نوآوری لازم است، که ناگزیر به‌معنای افزایش دفعات اشتباهات است. اما اشتباهات مانند «کاتالیزورهای شناختی» هستند. آن‌ها فرضیات ما را به چالش می‌کشند و ایده‌های جدید و بهتر را ایجاد می‌کنند. یک محقق برجسته آمریکایی با کمال تعجب متوجه شد که بین تیم‌های خوب و تعداد اشتباهاتی که وجود دارد همبستگی مثبت و معناداری وجود دارد. او و همکارش در پژوهش‌های بیشتر دریافتند که این احتمال به این خاطر است که تیم‌های خوب، اشتباهات خود را گزارش می‌دهند و فرهنگ گذشت، پشتیبانی و یادگیری از اشتباهات در آن‌ها وجود دارد.
مطالعاتی در انگلستان در زمینه مشارکت درخصوص رهبری و تیم‌های مؤثر چندرشته‌ای، این یافته‌ها را تأیید می‌کند و یادآور می‌شود که احساس تجربه جمعی و حمایت از فرهنگ توسعه، می‌تواند موجب بهبود عملکرد تیم شود. به کسانی که اعتقاد دارند انجام یک کار زمان زیادی تلف می‌کند، این جمله را بگویید: «اگر فکر می‌کنید تحصیلات گران است، باید نادانی را امتحان کنید.»