آژانس‌های مسافرتی

سفر چه با هدف تجاری و چه با هدف تفریحی نیازمند مقدمات است. مسافران معمولاً با گستره‌ای از انتخاب‌ها درخصوص حمل و نقل و اقامت و در سفرهای تفریحی، با انتخاب مقصد و جاذبه‌ها و فعالیت‌ها مواجه‌اند. مسافران معمولاً اطلاعاتی را، درمورد قیمت، ارزش، برنامۀ زمان‌بندی، ویژگی‌های مقصد، فعالیت‌ها و سرگرمی‌ها، به‌صورت مستقیم، با جستجوی اینترنتی و تماس تلفنی، جمع‌آوری می‌کنند. از طرفی، مسافران ممکن است از خدمات آژانس‌های مسافرتی کمک بگیرند و با پرداخت هزینه‌ای این اطلاعات و مقدمات سفر را به دست آورند.
آژانس مسافرتی واسطه‌ای است که به‌صورت شخصی یا تجاری، بخش‌های گوناگون صنعت گردشگری یا ترکیبی از آن‌ها را به مشتریان می‌فروشد. در اصطلاحِ بازاریابی، آژانس مسافرتی عامل واسطه‌ای است که مقدمات لازم را برای سفر مشتریان به‌کمک عرضه‌کنندگان سفر (خطوط هوایی، هتل‌ها، تورگردان‌ها) فراهم می‌کند و در قبال آن، از عرضه‌کنندگان کمیسیون و از مشتریان حق‌الزحمه دریافت می‌کند.
ازنظر قانونی، آژانس مسافرتی، به‌خصوص برای شرکت‌های حمل و نقل، کارفرمای اصلی است. آژانس نمایند‌ه‌ای قانونی است که در مناطق جغرافیایی گوناگون فعالیت می‌کند. آژانس در جایگاه واسطه‌ای است که خریدار و فروشنده را به هم می‌رساند و برای عرضه‌کنندگانی همچون هتل‌ها، شرکت‌های کرایۀ خودرو، اپراتورهای زمینی و شرکت‌های ارائه‌کنندة خدمات تور به فعالیت می‌پردازد.
آژانس‌های مسافرتی درواقع در زمان‌بندیِ برنامه‌ها، مسیریابی، اقامت، امور ارزی و قیمت‌ها، قوانین و مقررات، شناخت مقصدها و سایرجنبه‌های مسافرت و فرصت‌های سفر تخصص و مهارت دارند. خلاصه آن‌که آژانس مسافرتی متخصص و مشاوری است که می‌تواند در زمان و پول مشتری صرفه‌جویی کند.
باوجود این، امروزه مشتریان حق انتخاب دارند و می‌توانند یا خودشان با استفاده از اینترنت، روند ذخیره‌کردن را انجام دهند یا از خدمات آژانس‌های مسافرتی بهره ببرند. وضعیت خاص آن‌ها تعیین می‌کند که از اینترنت استفاده کنند یا آژانس مسافرتی. اینترنت می‌تواند ابزاری قدرتمند باشد و محدودة تلاش‌ها و دستاوردهای مشتریان را افزایش دهد و برای آنها این امکان را فراهم کند که صدها گزینه یا مقصد را دقیق بررسی کنند، اما برای این‌که کارایی اینترنت بیشتر شود، افراد باید نحوة جستجو و سؤالات خود را به‌درستی انتخاب کنند، وگرنه زمان آن‌ها در تارنما‌ها به هدر خواهد رفت و نتیجۀ رضایت‌بخشی حاصل نخواهد شد. اینجاست که آژانس مسافرتی می‌تواند تمایز ایجاد کند.
مشتریان می‌توانند با انتخاب آژانس‌های مسافرتی، به‌دلیل تخصصشان، در هزینه و زمان خود صرفه‌جویی کنند و این مقدار صرفه‌جویی بیشتر از حق‌الزحمه‌ای‌ باشد که به آنها می‌پردازند. آژانس‌ها اطلاعات ویژه‌ای از صنعت گردشگری دارند و با گزینه‌های کم‌هزینه‌تر، که اکثر مشتریان از آن‌ها اطلاعی ندارند، آشنایی دارند. آن‌ها دربارة فرودگاه‌های جایگزین و زمان‌های هر پرواز اطلاعات کاملی دارند و می‌توانند از اینترنت و سیستم ذخیره‌کردن رایانه‌ای برای یافتن کرایه‌های کمتر استفاده کنند. آژانس‌های مسافرتی ابزارهای جستجوی وب‌های خاصی را در اختیار دارند که جستجوی آن‌ها را موفق‌تر می‌کند. شاید بزرگ‌ترین مزیت آژانس‌های مسافرتی ‌این است که پس از ذخیره‌کردن مکان یا بلیت می‌توانند سفر مسافران را مدیریت کنند و درصورت بروز مشکل، از مسافران وگردشگران حمایت کنند و مشکلات آن‌ها را برطرف کنند. اینترنت منبعی ارزشمند است، اما نمی‌تواند جانشین کسی شود که خدماتی خاص به مشتریان ارائه می‌دهد و گزینه‌های متعدد را به آن‌ها پیشنهاد می‌کند.
آژانس‌های مسافرتی سنتی در مقایسه با تارنما‌های اینترنتی این مزیت را دارند که مشتریانِ خود را می‌شناسند و نحوة ارائة خدمت و خشنود‌ساختن آن‌ها را می‌دانند. مثلاً آن‌ها می‌دانند که تولد و سالگرد ازدواج مشتریان چه روزی است، الگو و تاریخ سفر آن‌ها و نیز محدودیت‌های زمانی و بودجه‌ای آن‌ها به چه شکل است، و یا حداقل فرصت یافتن این اطلاعات را در اختیار دارند. پایگاه اطلاعاتی آن‌ها این امکان را برایشان فراهم می‌آورد که به مناسبت سالگرد ازدواج مشتریان، سفر خاصی را به آن‌ها پیشنهادکنند، اما سایت‌ها یا تارنماها چنین قابلیتی ندارند. تماس فردی با مسافر مزیت رقابتی واقعی آژانس‌های مسافرتی سنتی است.

دفاتر خدمات مسافرتی ایران

آیین‌نامۀ نظارت بر تأسیس و فعالیت دفترهای خدمات مسافرتی، سیاحتی، گردشگری و زیارتی در تاریخ 27/03/1380 به تصویب هیئت وزیران رسید. براساس این آیین‌نامه، این دفاتر به سه دستۀ زیر تقسیم می‌شوند:
آژانس‌های دارندۀ مجوز بند الف: بیش از 60 سال است که این دفاتر در کشور به فعالیت می‌پردازند. آن‌ها تحت نظارت مستقیم خطوط سازمان هواپیمایی کشوری هستند و وظیفۀ اصلی‌شان، فروش بلیت خطوط مختلف هوایی داخلی و خارجی است. آن‌ها نه‌تنها به هیچ عنوان حق برگزاری تور ندارند، بلکه حق فروش تورهای سایر دفاتر برگزارکننده را نیز ندارند، زیرا مجاز به عقد قرارداد تور با مسافر نیستند. این دفاتر با رعایت آیین‌نامه‌ها و ضوابط مربوطه می‌توانند به عضویت یاتا درآیند.
آژانس‌های دارندۀ مجوز بند ب: این دفاتر درزمینۀ برگزاری تورهای داخلی و خارجی و پذیرش گردشگر خارجی فعال هستند و مقدمات سفرها اعم از اخذ روادید، تنظیم برنامۀ سفر، ذخیرۀ محل اسکان و سایر خدمات گردشگری را با رعایت مقررات انجام می‌دهند. آن‌ها تحت نظارت مستقیم سازمان میراث فرهنگی، صنایع دستی و گردشگری هستند. این‌گونه دفاتر حق برگزاری تور در مسیر عربستان (حج)، سوریه و عراق را ندارند.
آژانس‌های دارندۀ مجوز بند پ: این دفاتر درزمینۀ ثبت‌نام، تنظیم برنامۀ سفرهای زیارتی و انجام آن‌ها در داخل یا خارج از کشور فعالیت می‌نمایند. آن‌ها حق برگزاری تور در مسیرهای غیرزیارتی را ندارند و تحت مقررات سازمان حج و زیارت فعالیت می‌کنند.