مذاکره‌کنندۀ موفق چگونه برنامه‌ریزی می‌کند؟

معمولاً در سمینارها و کتب مربوط به آموزش مذاکره، بر اهمیت برنامه‌ریزی تأکید می‌شود. در اینجا می‌بینیم که مذاکره‌کنندگان موفق تا چه حد برنامه‌ریزی را مورد توجه قرار می‌دهند.

صرف زمان برای برنامه‌ریزی

مطالعه درخصوص مذاکره‌کنندگان و نظرسنجی از آنان نشان داده است که مذاکره‌کنندگان موفق، در مقایسه با مذاکره‌کنندگان معمولی، زمان یکسانی را برای برنامه‌ریزی صرف می‌کنند. به‌هرحال، لااقل براساس ادعا و اظهارات آنان، می‌توان گفت همۀ مذاکره‌کنندگان، فارغ از میزان موفق بودنشان، زمان تقریباً یکسانی را برای برنامه‌ریزی صرف می‌کنند. برپایۀ این فرض، می‌توان نتیجه گرفت که ‌آنچه مهم است، نحوۀ برنامه‌ریزی است و نه مقدار زمان صرف‌شده برای برنامه‌ریزی.

بررسی گزینه‌های مختلف پیش رو

همان‌گونه که در جدول زیر نشان داده ‌شده است، مذاکره‌کنندگان حرفه‌ای، در مقایسه با مذاکره‌کنندگان معمولی، می‌توانند گزینه‌های بیشتری را خلق کرده و بر روی میز مذاکره قرار دهند. براساس مطالعۀ انجام‌شده، یک مذاکره‌کنندۀ حرفه‌ای در شرایط یکسان، دو برابر راه‌حل‌های یک مذاکره‌کنندۀ معمولی را بر روی میز مذاکره قرار می‌دهد؛ بنابراین با قطعیت می‌توان گفت کسی که با راه‌حل‌های بیشتری بر سر میز مذاکره حاضر می‌شود، شانس بیشتری برای ترک موفقیت‌آمیز مذاکره را خواهد داشت. همچنین، براساس مشاهدات، مذاکره‌کنندۀ معمولی، قبل از حضور بر سر میز مذاکره، توانایی تصور تمام راه‌حل‌های احتمالی را که طرف مقابل مطرح خواهد کرد نخواهد داشت.

جستجوی زمینه‌های مشترک

آیا مذاکره‌کنندۀ حرفه‌ای، در زمان برنامه‌ریزی برای مذاکره، وقت خود را صرفاً به زمینه‌هایی که در آنها تعارض وجود دارد اختصاص می‌‌دهد؟ سنجش این پارامتر چندان ساده نیست. در این خصوص مطالعه‌ای انجام شد که نشان داد، مذاکره‌کنندگان معمولی، قسمت عمدۀ وقت خود را صرف پیش‌بینی و تحلیل زمینه‌هایی می‌کنند که در آنها اختلاف‌ نظر وجود دارد، اما مذاکره‌کنندۀ موفق در زمان برنامه‌ریزی برای مذاکره، بیش از سه برابر مذاکره‌کنندۀ معمولی، به زمینه‌های مشترک توجه نشان می‌دهد.
بنابراین درصورتی‌که تمایل دارید مانند یک مذاکره‌کنندۀ حرفه‌ای موفق رفتار کنید، ضمن توجه به نکاتی که احتمالاً در آنها تعارض و اختلاف عقیده وجود دارد، بحث و بررسی درمورد زمینه‌های موردتوافق طرفین را نیز در برنامه‌ریزی خود مورد توجه قرار دهید.

دیدگاه بلندمدت یا کوتاه‌مدت؟

آیا می‌توانید نتیجه‌ی تحقیق در این زمینه را حدس بزنید؟ مذاکره‌کنندگان موفق در زمان برنامه‌ریزی برای مذاکره، بیش از دو برابر یک مذاکره‌کنندۀ معمولی، درمورد اثرات بلندمدت تصمیم‌گیری‌ها و گزینه‌ها و نحوۀ شکل‌دهی به روابط بلندمدت فکر می‌کنند. اما یک نکتۀ مهم نباید از دید شما مغفول بماند؛ هر دو گروه مذاکره‌کننده، سهم بسیار کمی از مذاکره را به توجه و تمرکز بر دیدگاه بلندمدت اختصاص می‌دهند.
به‌طورکلی می‌توان چنین نتیجه گرفت که باوجود اینکه در آموزش مهارت‌های مذاکره، توجه و تأکید زیادی بر روی دیدگاه بلندمدت وجود دارد، در عمل، مذاکره‌کنندگان (چه مذاکره‌کنندۀ معمولی و چه موفق) تا حد بسیار کمی، این آموخته‌ها را به کار می‌بندند.

تعیین حد و حدود هدف‌ها در زمان برنامه‌ریزی

برای هدف‌گذاری دو رفتار مختلف قابل ‌تصور است. برخی از مذاکره‌کنندگان اهداف صلب و مواضعی تغییرناپذیر را برای خود در نظر می‌گیرند. به‌عنوان ‌مثال، با خود می‌گویند: من در هیچ شرایطی این کالا را پایین‌تر از یک‌صد هزار تومان نخواهم فروخت؛ اما برخی مذاکره‌کنندگان درهنگام هدف‌گذاری، یک طیف را در نظر می‌گیرند. به‌عنوان‌ مثال، ممکن است با خود بگویند: من قیمت را یک‌صد و پنج هزار تومان اعلام می‌کنم و امیدوارم بتوانم آن را به قیمت یک‌صد هزار تومان بفروشم. مطالعات نشان داده است که مذاکره‌کنندگان موفق، معمولاً هدف‌گذاری را به‌صورت یک طیف انجام می‌دهند؛ اما مذاکره‌کنندگان معمولی، عمدتاً مقادیر مشخصی را به‌عنوان اهداف ثابت برای خود تعریف می‌کنند.

برنامه‌ریزی برای تقدم و تأخر بحث درمورد موضوعات

یکی از فعالیت‌های مهم در زمان برنامه‌ریزی برای مذاکره، تعیین موضوعات موردبحث در طول مذاکره است. سؤالی که در این قسمت مطرح می‌شود این است که یک مذاکره‌کنندۀ حرفه‌ای و موفق، چگونه تقدم و تأخر موضوعات را انتخاب می‌کند؟ مذاکره‌کنندگان حرفه‌‌ای، در زمان برنامه‌ریزی برای مذاکره، صرفاً موضوعات موردنظر خود را فهرست می‌کنند ولی در عمل، با توجه به شرایطی که پیش می‌آید و جو عمومی حاکم بر فضای مذاکره، ترتیب مطرح کردن موضوعات را انتخاب می‌کنند. برای ادامه، به کتاب مراجعه کنید.