طریقه سفارش گرفتن

قبل از اینکه به یک کارمند جدید اجازه دهید در رستورانتان ارائه خدمات کند، مطمئن شوید به طریقه‏‌ی سفارش گرفتن آشناست. طریقه‏‌ی سفارش گرفتن را می‌توان به سادگی با زیر نظر گرفتن یا با ایفای نقش به کارمند آموزش داد. پیش از اینکه به میزبانان اجازه دهید که از شما به‌عنوان یک میهمان پذیرایی کنند. با این روش شما تردید نخواهید داشت که آنها، سفارشات را به‌طور صحیح می‏گیرند. این فصل راهنمایی‏های مفید و ارزشمندی برای آموزش به میزبانان ارائه می‌دهد. اطلاعات زیر به شما کمک می‌کند راهنمایی‏های خود را برای آموزشی کارساز سازمان‌دهی کنید.
میهمانان معمولاً دوست دارند بقدر کافی فرصت مطالعه‏‌ی منو را داشته باشند و نباید تحت هیچ شرایطی احساس کنند که میزبان بی‏‌صبرانه منتظر گرفتن سفارش است. میزبان باید به محض اینکه میهمان تصمیم می‌گیرد چه چیزی سفارش دهد، برای گرفتن سفارش حاضرو آماده باشد. میزبان در سمت چپ میهمان و به اندازه‏‌ی کافی نزدیک او می‌ایستد تا صدای او را به وضوح بشنود و به سؤالاتش به صراحت پاسخ دهد. اگر مشتری سفارش را به صورت کتبی ارائه دهد، میزبان باید دوباره آن را برای میهمان بخواند و هر دستور خاص دیگری را که ممکن است درخواست شود یا مورد استفاده قرار بگیرد را دنبال کند. دست خط میزبان باید خوانا و روشن باشد، علامت‌های اختصاری را درست بنویسد و همچنین به تعداد میهمانان و شماره‏ی میز اشاره کند. وقتی که گروهی از مردم آماده‏‌ی سرو شدن هستند، میزبان باید سعی کند با بودن یا نبودن سرمیزبان، توان پوشش دادن آنها را داشته باشد و دستورالعمل‏های آموزشی او را به کار گیرد. میزبان در حین سفارش گرفتن باید تمام اطلاعاتی که برای ارائه‏‌ی غذایی رضایت‌بخش و قابل قبول مورد نیاز است را از میهمان بگیرد. برای مثال:
۱- انتخاب غذا برای هر وعده غذایی؛
۲- نحوه پخت تخم‌مرغ به میل مشتری؛
۳- نان تست خشک باشد یا کره پوش؛
۴- گوشت به صورت خام باشد، نیم پز یا کاملاً پخته؛
۵- نان ساندویچ نرم باشد یا تست شده (برشته)؛
۶- برای سالاد چه سسی ترجیح می‌دهید؛
۷- قهوه با غذای اصلی سرو شود یا با دسر؛
۸- قهوه سرد میل دارید یا داغ؛
۹- چای سیاه سفارش می‌دهید یا چای سبز؛
۱۰- لیمو یا کرم به همراه چای میل دارید؟
فرم سفارشات چاپ شده که معمولاً (صورت‌حساب) نامیده می‏شود به صورت کتابچه موجود است و به ترتیب شماره‏‌گذاری می‌شوند. وقتی کتابچه‏‌ی صورت‌حساب‏ها منتشر می‏شود هر یک از پرسنل مسئول شماره‌هایی است که او دریافت می‏کند. بنابراین صورت‌حساب‌های خراب را نباید پاره کرد. از آنجای که مدیر باید این غلط‏گیری‌ها را تأیید کند با خط کشیدن روی اقلام غلط، آن را تصحیح کنید و هرگز آن را پاک نکنید. صورت‌حساب وسیله‏‌ی ثبت سفارشات و مانند فاکتور مشتری و منبع اطلاعات در مورد فروش است. کپی صورت‌حساب‌ها برای انجام سفارشات در آشپزخانه مورد استفاده قرار می‌گیرد.

سفارشات و جمع‌آوری آنها

روندهای مورد استفاده برای دادن سفارشات و تحویل گرفتن آن در آشپزخانه تا حدودی با ساخت، طرح‌بندی و مقررات رستوران تفاوت دارد. به هر حال روش‌های مشخص و کلی در هر رستورانی قابل اجراست و به مشخص کردن سرعت سرویس‌‏دهی و همچنین کیفیت و ظاهر غذایی که در مقابل مشتری قرار داده می‏شود، کمک می‌کند. وقتی میزبان در دادن و جمع کردن سفارشاتش، مؤدبانه و محتاطانه عمل می‏کند، به حفظ روابط دوستانه بین پرسنل آشپزخانه و پرسنل سالن غذاخوری کمک می‌کند.
طرح‌بندی آشپزخانه و تعداد قفسه‌های ظروف سرویس‌دهی، مشخص‌کننده‏ی مسیری است که یک میزبان، باید در گردآوری سفارشات، آن را دنبال کند.
یک میزبان تازه وارد باید تا آنجا که امکان دارد در امور سرعت عمل داشته باشد و بداند دقیقاً چه خوراکی‌ها و وسایلی در هر بخش در دسترس‌اند.
میزبان که سفارشات را روی میله‏ای که بدین منظور در محل مشخصی وجود دارد قرار می‏دهد و یا آن را به متصدی قرائت نوع و تعداد غذا در آشپزخانه تحویل می‌دهد و یا از طریق سیستم pos به آشپزخانه منتقل می‌کند.
وقتی یک سفارش به صورت کتبی نوشته می‌شود، حرف اول اسم میزبان یا شماره‏‌ی میز باید روی برگه‏‌ی سفارش ثبت شود. میزبان نباید عادت کند که به هنگام تحویل دادن سفارش به آشپزخانه بگوید که برای سفارشش عجله دارد، آشپزان احتمالاً تمام سعی خود را به کار می‏گیرند تا به سرعت و به نوبت سفارشات را انجام دهند. در مواقعی که سرویس فوری ضرورت پیدا می‌کند، به یک میزبان حق داده می‌شود که تقاضای سرویسی سریع و حتی خارج از نوبت را بدهد.

تنظیم زمان برای یک سفارش

وقتی غذای سفارش شده در آشپزخانه پخته می‌شود، میزبان باید بداند برای آماده شدن یک بخش از غذا و بخصوص پخت آن چقدر زمان نیاز است.

جمع‌آوری سفارشات

غذایی که مدت زمان طولانی، جهت آماده شدن لازم دارد را باید زودتر از بقیه‏‌ی سفارشات به آشپزخانه ارائه داد. میزبان باید برای جمع‌آوری سفارشات، تمهیداتی بی‌اندیشد تا بتواند بعد از آماده شدن غذا در آشپزخانه، هر چه سریع تر، هر قلم غذایی را به سالن انتقال دهد. این عمل باعث می‏‌شود غذا در دمای مناسب سرو شود و از شلوغی بیش از حد پیشخوان نیز جلوگیری گردد. در جمع کردن سفارشات، ترتیب کلی زیر پیشنهاد می‌گردد:
1. وقتی سفارش گرفته شد، باید تمام وسایل مورد نیاز پذیرایی به همراه خوراکی‏های سرد مثل نان، بیسکویت ترد، مخلفات، کره و خامه را روی میز بچینید؛
2. در مرحله‏ی بعد غذاهای سرد را بردارید، توجه داشته باشید آنها را دور از غذای گرم، روی سینی بگذارید؛
3. در آخر، غذای گرم را بردارید و روی سوپ را بپوشانید تا سرد نشود. اگر درپوش گرم در دسترس است، روی بشقاب غذا را با آن بپوشانید؛
4. اگر نان داغ سرو می‌شود، آن را در مرحله‏ی آخر بردارید تا به بهترین کیفیت، سرو شود؛
5. وقتی غذا در کاسه یا دیس سرو می‌شود، بشقاب‌های گرم برای خوراکی‌های گرم و ظروف سرد برای سالاد و دیگر غذاهای سرد تعبیه شود؛
6. قوری‌های چای و قهوه را قبل از اینکه با نوشیدنی‌های داغ پر کنید با آب بشویید. هرگز نوشیدنی‌های سرد را درون لیوان‌های گرم نریزید و هرگز کره را روی بشقاب گرم قرار ندهید.
به خاطر داشته باشید که ظاهر و گرمای غذا که با نهایت دقت در آشپزخانه آماده شده است، می‌تواند توسط یک میزبان بی‌ملاحظه، تنبل یا بی‏دقت به هنگام خروج از آشپزخانه از بین برود و کیفیتش را از دست بدهد.

نزدیک شدن به میز

میزبان باید در اولین لحظه‏ای که مشتری سر میز می‌نشیند به آنها نزدیک شود و حتی اولین صندلی را برای او به جلو بکشد و این اولین تأثیری است که میزبانان روی میهمان می‌گذارند. میزبانان بایستی با تجریه و مرتب و منظم به نظر برسند. یقه‌ی پیراهن میزبان باید مرتب و اطو زده و پیش‌بند او نیز تمیز باشد.
میزبان بایستی با لبخندی مؤدبانه ارتباط چشمی با مشتریان برقرار کند و به آنها خوشامد گفته، از آنها استقبال کند و حتی‌الامکان آنها را با نام مورد خطاب قرار دهد. میزبان، کمک میزبان یا سرمیزبان باید در طول خوشامدگویی و یا قبل از آن، از گذاردن پارچ آب روی میز دریغ نکند.

به گرمی از مشتری استقبال کنید

یک سرویس مؤثر و کارآمد به تنهایی نمی‌تواند میل و اشتیاق در مشتری ایجاد کند یا باعث شود که شخص به آن رستوران برگردد. باید کوشید تا مشتری احساس کند که رستوران برای مشتریان پروپا قرص خود ارزش قائل است و همه چیز برای برآورده کردن نیازها و خواسته‌‏های مشتری مهیا است. برای دست یافتن به این مورد، میزبان باید با مشتری برخورد صمیمانه و دوستانه داشته و مبادی آداب باشد و در گرفتن سفارشات و ارائه‏ی پذیرایی به میهمان دلسوزانه و با علاقه عمل کند.
رفتار و برخورد دوستانه‏‌ی میزبان با مشتری بسیار مهم است، البته رفتاری توأم با احترام و وقار و رسمی داشته باشد و نباید به خود اجازه دهد که با میهمان وارد مکالمات غیرضروری شود یا با او شوخی کند و تحت هیچ شرایطی نباید در باره‏‌ی موضوعات شخصی با مشتری صحبت کند. وظیفه‏ی میزبان، فروختن و ارائه‏ی خدمات به مشتریان می‌باشد و کار او جنبه‏ی سرگرمی ندارد.

توجه به موقع به میهمانان

توجه به موقع به اندازه‏ی استقبال و خوشامدگویی گرم و صمیمانه از میهمان اهمیت دارد. سرپرست میزبانان بایستی در سالن غذاخوری منتظر ورود میهمانان باشد، میزبان نیز باید از نزدیک، محل سرو غذا را به خوبی تحت نظر و از زمان ورود میهمانان جدید که در جایگاه مناسب و دلخواه به آنها توجه شود. مشتری برای یک غذای خوب و یک سرویس‌‏دهی عالی به رستوران می‌آید و انتظار دارد که خواسته‌هایش برآورده شود.
در صورتی که رستوران سرویس‌های ویژه و خاصی برای استفاده‏ی مشتریان تدارک می‌بیند، باید برای میهمانان توضیح داده شود که این یک فرصت استثنایی است. برای مثال:
1. در یک صبح خیلی زود، یک مشتری درست در آخرین لحظه قبل از سفر هوایی‏اش، درخواست یک سرویس سریع می‌کند. رستورانی که ارائه‏‌ی سرویس پیشخوان نوشیدنی‌اش به خوبی سرویس میزش است، باید به مشتری گفته شود که اگر در پیشخوان بنشیند خیلی سریع‌تر پذیرایی خواهد شد؛
2. مادری ممکن است تقاضای یک بشقاب اضافی کند تا ناهارش را با بچه‌اش قسمت کند. رستورانی که سرویس کودک با گزینش‌های مخصوص کودکان و پرس‌های کوچک‌تر با قیمت‌های پایین‌تر دارد باید این سرویس را برای مادر توضیح داده شود؛
3. در صورتی که مشتری از نان داغ خانگی تعریف کند و رستورانتان توانایی انجام این سفارش را دارد، این سرویس را برای مشتری فراهم آورید؛
4. وقتی یک مشتری از جذابیت سرو غذا در حیاط، تعریف و تمجید کند به او بگویید که وعده‌های غذا در طول تابستان، زیر درختان حیاط سرو می‌شود.

سفارشات نوشیدنی

وقتی میزیان برای اولین بار به مشتری نزدیک می‌شود باید به پرسد آیا کسی نوشیدنی میل دارد. میزبان ممکن است خود نوشیدنی پیشنهاد دهد یا در مورد انواع نوشیدنی‌های گوارایی که در رستوران سرو می‌کند، اطلاعات مورد نیاز را در اختیار مشتری قرار دهد. میزبان باید اطلاعات کافی در مورد انواع نوشیدنی‌هایی که در آن رستوران سرو می‌شود را داشته باشد و از وجود زیر لیوانی‌ها و دستمال سفره اطمینان حاصل کند.

سرو نوشیدنی‌ها

نوشیدنی‌ها باید فوراً سرو شوند. اطمینان حاصل کنید که میزبان‌تان دستمال سفره‏‌ی موکتیل را زیر لیوان نوشیدنی قرار داده است. در این مرحله، میزبان می‌تواند از میهمانان بپرسد که آیا برای دادن سفارش آماده هستند. اگر مشتریان سر میز آماده‏ی سفارش دادن نیستند، میزبان باید با دادن یک مدت زمان معقول به مشتریان دوباره برگردد و در مورد سفارش‌شان جویا شود. به میزبانانتان بگویید به دنبال علامت‌هایی باشند که نشان می‌دهد یک میز آماده‏ی سفارش دادن است. واضح‌ترین علامت و نشانه این است که میهمانان منوها را بسته‌اند. برای ادامه، به کتاب مراجعه کنید.