حفاظت از سازمان

اخبار و اطلاعات سازمان

ازجمله اخبار و اطلاعات مهم در یک سازمان موارد مربوط به فروش، قرارداد‌های بازرگانی، پروندۀ کارکنان، گزارشات مالی و... است. ممکن است بعضی از آنها اسرار محرمانه محسوب شوند، ازاین‌رو افشای آنها درروند اقتصادی عواقب نامطلوبی برای سازمان در پی خواهد داشت. بازگویی بعضی اطلاعات غیر‌محرمانه نیز نزد رقبا علاوه‌بر احتمال سوء‌استفاده، به اعتبار سازمان خدشه وارد خواهد کرد. کارکنان خدماتی ضمن آشنایی با اخبار سازمان که بیان آنها مجاز نیست، باید به‌عنوان رعایت اصول حرفه‌ای، به عدم افشای هرگونه اطلاعات مهم توجه ویژه‌ای داشته باشند.
توجه به نکات زیر در ارتباط با حفظ اخبار و اطلاعات سازمان ضروری است:

•  محدودیت آگاهی کارکنان درمورد اخبار و اطلاعات سازمان؛
• میزان دسترسی کارکنان به مدارک محرمانه و غیر‌محرمانه؛
•  نحوۀ برداشتن و جابجایی مدارک محرمانه توسط کارکنان؛
•  عدم افشای مدارک و نامه‌های محرمانه؛
•  راز‌داری و بازگو نکردن موارد محرمانه در صحبت‌های روزمره؛
•  پاسخ ندادن به سؤالات افراد متفرقه درخصوص موارد محرمانه؛
• محدودیت دسترسی هریک از کارکنان به فایل‌ها، رایانه‌ها و بایگانی‌های سازمان.

حفظ اطلاعات شخصی کارکنان

اطلاعات شخصی کارکنان از دیگر اموری است که فاش شدن آنها می‌تواند موجب تضعیف سازمان شود. پاسخ دادن به سؤالات افراد درخصوص مسائل شخصی کارکنان زمینۀ بروز تنش و درگیری‌های مختلف را پدید خواهدآورد. اطلاعاتی نظیر سوابق بیماری، نام افراد خانواده، سن، تأهل، سوابق اداری و... جزء اطلاعات شخصی و محرمانۀ پرونده کارکنان است و می‌بایست در اختیار افراد مسئول و ذی‌صلاح قرار گیرد.
درمورد ضرورت حفظ اطلاعات شخصی کارکنان، به موارد زیر توجه کنید:

•  قاطعانه تقاضای افشای اطلاعات شخصی کارکنان را رد کنید؛
• به صحبت‌های متفرقه و شایعات درمورد کارکنان گوش ندهید؛
• سؤالات افراد درمورد مسائل شخصی کارکنان را به مقام ارشد خود گزارش دهید.

حفظ حریم خصوصی کارکنان

در زندگی افراد، حریم‌هایی ازقبیل احساسات، علائق، روابط عاطفی، مسائل حقوقی، میزان دارایی و... وجود دارند، که از اسرار زندگی شخصی است، که ممکن است درصورت آشکار شدن، مشکلاتی برای فرد به وجود آورد. ضمن اینکه آشکار شدن این موارد در جمع کارکنان و در محیط‌های کاری، به‌هیچ‌وجه ضرورت ندارد. بنابراین برای احترام به حریم خود و سایر همکاران، از بازگو کردن مسائل شخصی در محیط کار خودداری و نیز از ورود افراد غیر‌مسئول به حریم سایر همکاران، جلوگیری نمایید.
دربارۀ حفظ حریم خصوصی در محیط کار، به موارد زیر توجه داشته باشید:

•  دربارۀ مسائل شخصی، ملزم به پاسخگویی به افراد غیر‌مسئول نیستید؛
•  درصورت افشای مسائل شخصی یا اصرار ورود افراد به زندگی خصوصی خود یا دیگر کارکنان، موضوع را به مقام ارشد گزارش دهید.

وفاداری کارکنان به سازمان

به‌موجب یک اصل مسلم، شایسته است به سازمانی که زندگی شما را تأمین می‌کند و به شما حقوق می‌دهد، وفادار باشید و درصورتی‌که از شما بخواهند کاری برخلاف ضوابط و منافع سازمان متبوع خود انجام دهید، از این کار خود‌داری نموده و ضمن دفاع از ارزش‌های سازمان، و فاداری خود را به اثبات برسانید. بدون شک، برجسته‌ترین صفت کارکنان، وفاداری آنها به سازمان و اهداف تعیین‌شدۀ آن است.
درمورد وفاداری به سازمان، نکات زیر دارای اهمیت‌اند:

•  ارزش‌های خود را با ضوابط و اهداف سازمان هماهنگ کنید؛
•  خطا‌ها و موارد نقص را به مقام ارشد خود گزارش دهید؛
• با مدیران و همکارانتان صادق باشید و از دروغ‌گویی بپرهیزید؛
•  در انجام امور و رفتار کاری، جدیت داشته باشید.

برای ادامه، به کتاب مراجعه کنید.