ابعاد یک داشبورد مدیریتی موفق

داشبوردهای موجود در کسب‌وکار به سازمان‌ها کمک می‌کنند تا با یک نگاه، دید کاملی به کسب‌وکار خود داشته باشند. در بخش‌های قبلی، درمورد فواید و مزایایی که داشبوردهای مدیریتی برای سازمان‌ها ایجاد می‌کنند، به‌طور مفصل، صحبت شد. اما بااین‌حال، برخی از داشبوردهای مدیریتی، عملکرد بهتری، نسبت‌به سایرین، دارند. چه تفاوت‌هایی بین داشبوردهای مدیریتی وجود دارد، که برتری یکی نسبت‌به دیگری را اثبات می‌کند؟ یک داشبورد مؤثر باید شامل چه عناصری باشد؟ چه چیزی یک داشبورد مدیریتی خوب را از یک داشبورد بی‌ارزش، متمایز می‌کند؟ در این بخش، به مهم‌ترین ابعاد داشبوردهای مدیریتی که هر مدیر ارشد باید به آن‌ها توجه کند، پرداخته می‌شود.

با افزایش حجم داده‌ها، نرخ به‌کارگیری داشبوردهای مدیریتی بسیار زیاد شده است. شرکت‌ها به‌طور فزاینده‌ای برای درک اطلاعات خود، به داشبورد‌ها مراجعه می‌کنند. آن‌ها درواقع، به این امید داشبوردها را تهیه می‌کنند که حجم زیاد داده‌های موجود را به بینش‌های عملی در سازمان تبدیل کنند. در عمل، برخی از سازمان‌ها، به هدف خود می‌رسند و داشبورد مدیریتی آن‌ها به‌عنوان یکی از ابزارهای ضروری کسب‌وکارشان در نظر گرفته می‌شود و به‌گونه‌ای، برای آن‌ها مزیت رقابتی ایجاد می‌کند. درمقابل، بسیاری از مشاغل، نتیجه داشبورد را در عمل نمی‌بینند، داشبورد مدیریتی آن‌ها در عمل کارامد نیست و آن‌ها را در جهت برنامه‌های استراتژیک پیش نمی‌برد و همچنین برای آن‌ها ارزشی ایجاد نمی‌کند، زیرا تنها نقش یک صفحه نمودار را دارد.

پس تفاوت یک داشبورد مدیریتی موفق و یک داشبورد مدیریتی ناموفق در چیست؟ کسب‌وکارها معمولاً ابعاد و جنبه‌های اصلی یک داشبورد مؤثر را در نظر نمی‌گیرند؛ بنابراین، داشبورد آن‌ها با شکست روبه‌رو می‌شود. در این بخش سعی می‌شود سه بُعد مهم هر داشبورد مدیریتی شرح داده شود.

داده‌ها

در واقعیت، مهم‌ترین جنبه داشبوردهای مدیریتی، که کم‌ترین توجه را به خود جلب می‌کند، داده‌های اساسی و زمینه‌ای هستند. این بعد از داشبوردها تأثیر خیلی زیادی روی داشبورد و طریقه طراحی و ساختن آن دارد. درمورد کیفیت داده‌های موجود در سازمان و داشبورد مدیریتی نمی‌توان نظری داد، زیرا هر سازمان باید کیفیت داده‌های خود را ارزیابی کند و مناسب‌ترین داده‌ها را درون داشبورد مدیریتی قرار دهد؛ در غیر این‌صورت، وجود داشبورد مدیریتی توجیهی ندارد.

اما علاوه‌بر کیفیت، چه ویژگی‌های دیگری از داده‌های زمینه‌ای در راه‌اندازی داشبورد موفق مهم هستند؟ دو حوزه وجود دارد که نمی‌توان آن‌ها را نادیده گرفت:

تغذیه داده خودکار: اغلب شرکت‌ها به‌صورت دستی، داده‌های خود را به‌روزرسانی می‌کنند که این یک اشتباه بزرگ است. به‌روزرسانی دستی باعث می‌شود که داده‌های به‌روز و دقیق داخل داشبورد قرار نگیرند. این روش ممکن است برای مدتی کارا باشد، اما خطاهای انسانی در آن زیاد است؛ برای مثال، مسئول به‌روزرسانی داشبورد ممکن است داده‌های اشتباه را داخل داشبورد وارد کند یا اینکه حتی به‌روزرسانی کردن آن را نیز فراموش کند.

نتایج ممکن است فاجعه‌بار باشد، چراکه یک کسب‌وکار با استفاده از داشبورد به فرایند خود ادامه می‌دهد، بدون اینکه بداند که اطلاعات به‌روز‌نشده یا نادرست هستند و درنتیجه، تصمیمات نادرستی گرفته می‌شود. اگر مدیری قصد دارد از داشبورد خود به‌عنوان یک ابزار تصمیم‌گیری استفاده کند، باید فیدهای داده خود را به‌صورت خودکار انجام دهد و دقت داشبورد خود را به فرایندهای دستی متکی نکند.

یک تصویر کامل: یکی دیگر از مشکلاتی که در اغلب داشبوردها نادیده گرفته می‌شود این است که آن‌ها فقط بخشی از داستان را بیان می‌کنند. به ‌عبارت دیگر، داشبوردها داده را تنها از یک بخش از سازمان دریافت می‌کنند و تنها یک جنبه سازمان را نشان می‌دهند؛ درواقع داده‌ها را از منابع مختلف ادغام نمی‌کنند. به‌عنوان مثال، یک داشبورد ممکن است داده‌های خود را از سیستم ای‌آرپی بگیرد و به داده‌های سیستم بازاریابی یا سیستم موجودی انبار توجهی نکند. برخی از کسب‌وکارها، بااین‌حال که داده‌های بسیار خوبی را در سازمان خود دارند، اما این داده‌ها در داشبورد‌ها نمایش داده نمی‌شود. داشبوردی مؤثر است که نمای کاملی از داده‌ها را به مدیران ارائه دهد.

نمایش

هنگامی که بخش‌های مختلف داده‌های داشبورد آماده شد، مرحله بعدی ارائه آن‌هاست. چگونه می‌توان داده‌ها را به روشی مفید نمایش داد؟ بهتر است این نکته به سه قسمت مهم تقسیم شود:

معیارها و شاخص‌های کلیدی عملکرد عملی: بسیاری از کسب‌وکارها، اشتباه یکسانی را مرتکب می‌شوند؛ آن‌ها داشبوردهای مدیریتی خود را، با شاخص‌های کلیدی عملکرد و معیارهای بی‌فایده، از بین می‌برند. داشبورد آن‌ها ممکن است زیبا به نظر برسد، اما موجب عمل مؤثر نمی‌شود و بیش‌از چند نمودار در یک صفحه نیست. کلید یک داشبورد مؤثر و موفق، دانستن تفاوت بین معیارهای بی‌فایده و معیارهای عملی است. شاخص‌های کلیدی عملکرد قابل‌استفاده و مؤثر ازجمله مواردی هستند که به مدیران، در تصمیم‌گیری، کمک می‌کنند.

مت هام، مالک شرکت تعمیرات رایانه داکتر، می‌گوید: «معیارهای عملی، بسیار مهم هستند. من مدت زمان طولانی را صرف تجدید‌ نظر در شاخص‌های کلیدی عملکرد داشبورد شرکت خود کردم و یکی از مواردی که پی بردم این بود که دائماً داشبورد خود را با اعدادی جمع می‌کردم که واقعاً به‌اندازه کافی، برای ارائه هرگونه اقدام عملی مفید نبودند. من غالباً به این دلیل که تنها به این داد‌ه‌ها دسترسی داشتم، روی این شاخص‌های کلیدی عملکرد بی‌فایده تمرکز می‌کردم. سرانجام این را پذیرفتم که فقط معیارهایی را در داشبورد خود قرار دهم که شرکت من را به‌سمت عملی کردن برنامه‌های راهبردی سوق می‌دهند.»

سازمان: برایان کلارک، مدیرعامل و مدیر برنامه آموزش پزشکی یونایتد، می‌گوید: «یکی از بزرگ‌ترین اشتباهاتی که در داشبورد کسب‌وکارها مشاهده می‌کنم، معیارهایی است که به‌طور واضح، تعریف نشده‌اند و یا انجام و درک آن‌ها دشوار است.» وی می‌افزاید: «هنگام طراحی شاخص‌های کلیدی عملکرد و داشبوردهای مدیریتی، باید همه جنبه‌ها روشن و مختصر باشد، بنابراین حتی جنبه‌هایی که به‌طور منظم مورد استفاده قرار نمی‌گیرند یا توسط همه کارمندان یافت می‌شوند، باید تعدیل و مختصر شوند. این کار به کارکنان کمک می‌کند تا به نتایج و وظایفی که به‌طور معمول توسط سایر کارمندان انجام می‌شود، بدون نیاز به یادگیری مجدد، دسترسی پیدا کنند و موجب بهبود انعطاف‌پذیری تیم شوند.»

به‌طور کلی، یکی از دلایلی که باعث می‌شود که یک داشبورد مؤثر و کارامد نباشد، این است که انتظار انجام کارهای زیاد و نمایش معیارهای متعدد از آن می‌رود. درواقع، طراحان داشبوردها سعی می‌کنند که شاخص‌های کلیدی عملکرد زیادی را درون صفحه نمایش داشبورد جا دهند. این امر قدرت داشبورد‌ها را، از لحاظ سادگی آن‌ها، تضعیف می‌کند.

آویناش کوشیک به‌طور خلاصه بیان کرد: «اگر داشبورد شما در یک صفحه قرار ندارد، شما تنها یک گزارش دارید، نه یک داشبورد.» این قانون از آن نظر اهمیت دارد که موجب می‌شود فکر جدی در انتخاب شاخص‌های کلیدی عملکرد مناسب برای داشبورد مدیریتی خلاصه، صورت گیرد.

سفارشی‌سازی: کاربران مختلف می‌خواهند داده‌های مختلفی را مشاهده کنند، یا ممکن است بخواهند داده‌های یکسانی را ببینند که به‌طور متفاوتی، سازماندهی شده‌اند. مشکل این است که بسیاری از داشبوردها، هنوز هم یک مجموعه ازپیش‌تعیین‌شده از معیارها را در یک طرح ازپیش‌تعیین‌شده نشان می‌دهند. درحالی‌که هر بخش ممکن است داشبورد مخصوص خود را طراحی کرده باشد، اما کاربران در آن بخش، در یک طرح منفعل، گیر کرده‌اند.

داشبوردهای مدیریتی مدرن باید شامل گزینه‌های سفارشی‌سازی باشند. کاربر باید توانایی این را داشته باشد که گزینه‌ها و همچنین داده‌های و نحوه نمایش آن‌ها را انتخاب کند. این به سازنده داشبورد اجازه می‌دهد تا یک داشبورد واحد بسازد که کاربران بتوانند برای پاسخگویی به نیازهای خود، آن را به‌صورت دلخواه، تنظیم کنند.

دسترسی

جنبه نهایی یک داشبورد مؤثر، دسترسی است. دسترسی به داشبورد چگونه است؟ بعد «دسترسی» داشبورد تا حد زیادی، به شغل و اهداف داشبورد بستگی دارد. بااین‌حال، چند نکته اساسی وجود دارد که باید در نظر گرفت:

فراتر از رایانه شخصی: ممکن است مدیری بهترین و مفیدترین داشبورد را تاکنون ایجاد کرده باشد که شامل داده‌های عملی بوده و موجب تصمیم‌گیری‌های مؤثر می‌شود. این داشبورد مدیریتی ممکن است در کل کسب‌وکار گسترش یابد و داده‌های مربوط در سازمان را در دسترس کاربران مختلف قرار دهد. اما این واقعیت را باید پذیرفت که امروزه کارمندان به میزهای خود گره نخورده‌اند و داشبورد تنها نباید درون محیط فیزیکی سازمان در دسترس باشد. راهکاری که برای این موضوع وجود دارد، استفاده از تلفن‌های هوشمند و تبلت‌هاست که به‌کمک آن‌ها، داشبوردهای مدیریتی در اختیار کارمندان مختلف در هر مکان در خارج از سازمان قرار می‌گیرد.

فراتر از صفحه نمایش: برای مؤثر بودن، داشبورد باید تعاملی باشد. کارمندان و مدیران دائماً نمی‌توانند به داشبوردها خیره باشند. باید برخی از ابزارک‌ها و تنظیمات، مانند هشدارهای ایمیلی یا پیامی هوشمند، در آن‌ها تعبیه شود تا هشدارهای فوری و مشکلات را به کاربران اطلاع دهد.