کار به‌عنوان سخنگو

یکی از نقش‌های کلیدی یک رهبر چابک این است که به‌عنوان سخنگو یا مدافع تیم توسعه عمل کند. بسیاری از رهبران بزرگ نمی‌دانند چگونه از عهدۀ این نقش برآمده و آن را ایفا کنند. کار به‌عنوان سخنگو، شامل کاربرد ترکیبی از مهارت‌های مورداستفاده در بازاریابی و فروش است که فاصلۀ زیادی با توسعۀ نرم‌افزار دارد. آنچه اغلب موجب رهبری چابک می‌شود، عملکرد مؤثر به‌عنوان یک سخنگوست؛ زیرا از این طریق است که دیگران در شرکت، تیم توسعۀ نرم‌افزار را شایستۀ کمک یا دارای حق، تشخیص می‌دهند. در اینجا چند نکته برای کار به‌عنوان مدافع تیم خود و نمایندگی آنها به‌عنوان یک رهبر واقعی در شرکت آورده شده است.

انتظارات چابک از یک رهبر

مانند همیشه، تیم را با اصول روش چابک تطابق دهید. بسیار مهم است که رهبر با به اشتراک گذاشتن موفقیت‌ها، به حداقل رساندن انتقادات و اطمینان حاصل نمودن از این‌که تیم درگیر وعده‌های بیش‌ازحد درمورد نتایج و خروجی‌ها نیست، تیم را به‌خوبی رهبری کند. برای تحقق این امر، رهبران باید خود را معتبر و قابل‌اعتماد معرفی کنند. اگر شما به‌عنوان یک منبع معتبر یا شخص قابل‌اعتماد در سازمان حسن شهرت ندارید، پس کارهای زیادی در پیش دارید. متأسفانه، اینها جنبه‌هایی است که به شهرت می‌رسند، و اگر شهرت شما با انتظارات چابک مطابقت ندارد، پس باید سخت کار کنید تا نشان دهید که می‌توانید شفاف، معتبر و قابل‌اعتماد باشید.

سخنگو بودن به چه معناست؟

عمل به‌عنوان سخنگو یا مدافع تیم نیاز به یک رویکرد دوجانبه دارد. اول، رهبر باید به‌طور مؤثر نیازهای کارمند را درک کرده و مواردی را که مانع موفقیت تیم هستند شناسایی کند. تیم‌های چابک در شناسایی موانع مسیر خود بسیار مؤثر عمل می‌کنند؛ و این برعهدۀ رهبر چابک است که با سایر رهبران تیم، سرپرستان بخش و مدیران اجرایی برای کمک به تیم برای غلبه بر این موانع اقدام کند. هدف دوم این است که افراد درون سازمان و کاربران نهایی را از دستاوردهای تیم آگاه سازد. این دستاوردها را باید در همهجا و برای همه بازگو کنید، یا حداقل آن را با کسانی که در این فرایند دخیل هستند، جشن بگیرید. یک سخنگو باید درمورد موفقیت تیم و موانع آتی که با آن روبه‌رو هستند، صحبت کند.
این‌که تیم‌های چابک با ساختار سلسله‌مراتبی سنتی کار نمی‌کنند، برای بسیاری از سازمان‌ها گیج‌کننده است. بسیاری از افراد تصور می‌کنند که رهبران چابک مدیرانی راحت‌طلب و بدون‌ملاحظه‌اند، اما اینگونه نیست. شما به‌عنوان یک رهبر چابک، تا اندازۀ مشخصی با آنها کار می‌کنید، اما می‌توانید ارتباطات را تقویت کرده، از تیم حمایت کنید و نمایندۀ تیم در بخش‌های دیگر باشید. شما باید اطمینان حاصل کنید که تیم نرم‌افزاری ارتباط معناداری با دیگران در سراسر شرکت دارند.

ویژگی‌های یک سخنگوی توانمند

برخی ویژگی‌های کلیدی سخنگویان عالی را از سایرین متمایز می‌کند. یک رهبر چابک باید از مهارت فنی برای شناسایی مخاطبان خود برخوردار باشد. شما به‌عنوان یک سخنگو، باید مشخص کنید که با چه کسی درحال برقراری ارتباط هستید و قصد به دست آوردن چه چیزی از این ارتباط را دارید. همیشه بحث‌های خود را براساس سطح دانش و موقعیت طرف مقابل تنظیم کنید.
برای مثال، اگر با یک مدیر بازاریابی صحبت می‌کنید، بعید به نظر می‌رسد که آنها اطلاعات عمیقی درمورد توسعۀ نرم‌افزار داشته باشند. در این حد، آنها نیازی به دانستن سرانجام و چگونگی انجام آخرین پیشرفت‌ تیم شما ندارند. آنچه آنها باید بدانند این است که این موفقیت چگونه بر کاربر نهایی تأثیر گذاشته و چگونه می‌توان آن را به بازار عرضه کرد.
علاوه‌بر درک مخاطبان، باید از نحوۀ جلب توجه آنان نیز آگاه باشید. شاید ارائۀ توضیحات مفصل درمورد این‌که به‌روزرسانی اخیر چگونه بازی را برای کاربران نهایی تغییر می‌دهد، جذاب نباشد، بنابراین نحوۀ توزیع محتوا و ارائۀ اطلاعات را از هم جدا کنید. برای ‌مثال، شما می‌توانید یک مطالعۀ موردی یا گام‌به‌گام را برای پوشش جزئیات فنی تهیه کرده و هنگامی که درحال بحث حضوری درمورد پروژه هستید، این جزئیات را ارائه ندهید. شما همواره می‌توانید آن سند را ارجاع داده و درصورت تمایل، طرف مقابل می‌تواند آن را بررسی نماید.
چند روش عالی برای جلب توجه مخاطبان وجود دارد. با یک سؤال آغاز کنید یا یک مثال در دنیای واقعی ارائه دهید؛ بنابراین آنها می‌توانند اطلاعات ارائه‌شده در اینجا را با چیزی که آنها از اول تجربه کرده‌اند، به هم پیوند بزنند.
فراموش نکنید که تنظیم گفتگو و اطلاعات، بسته‌به این‌که با چه کسی درحال برقراری ارتباط هستید و اهداف مکالمه چه هستند، بسیار مهم است. اگر می‌دانید که اهداف فعلی شرکت بر دستاوردهای اخیر رقیب متمرکز است، ممکن است لازم باشد از آن در مکالمۀ خود استفاده کنید. مکالمۀ خود را طوری تنظیم کنید که تمایز پیشنهادات، دستاوردهای اخیر، روندهای صنعت شما یا پیشرفت‌های اخیر رهبران فکری را منعکس کند. شما به‌عنوان سخنگو باید اطلاعات قابل‌توجهی درمورد آنچه در صنعت می‌گذرد و تأثیر آن بر پروژه و تیم خود داشته باشید.
سرانجام، یک سخنگوی ماهر می‌داند چگونه یک مکالمه را خاتمه دهد. اغلب اوقات، بزرگسالان مکالمات را با مکث یا بهانه‌های ناخوشایند به پایان می‌رسانند تا محیط را ترک کنند. پس‌از جلب توجه مخاطبان و ارائۀ اطلاعات لازم، باید نکات کلیدی بحث خود را دوباره بیان کرده و تعهد آن شخص را تأیید کنید. در ابتدا ممکن است ناخوشایند به نظر برسد، اما یک سخنگوی ماهر در پایان جلسه یا مکالمه حضوری سؤالات جسورانه می‌پرسد.
اگر اطمینان ندارید از کجا آغاز کنید، به این سؤالات توجه کنید:

•  آیا لازم است اقدامی انجام دهید؟
•  آیا این چیزی است که می‌توانید برای ما پوشش دهید؟
•  آیا زمانی برای اختصاص دادن به موضوع موردنظر قبل‌از پایان هفته خواهید داشت؟
•  آیا این اطلاعات مفید بود؟
•  آیا دستاورد اخیر طبق برنامه‌ریزی ما بر کاربر نهایی تأثیر می‌گذارد؟
• آیا دوست دارید در این مورد با تیم صحبت کنید؟

بستن مکالمه ضروری است؛ زیرا شما آنچه را طرف مقابل باید انجام دهد یا از تیم شما انتظار دارد، تأیید می‌کنید. به‌عنوان یک رهبر، احتمالاً ازقبل می‌دانید که چقدر مهم است که بدانید پس‌از هرگونه مکالمه در چه موقعیتی قرار دارید. حتی مهم‌تر از آن این است که وقتی موضوعاتی را برای تیم خود در نظر می‌گیرید که می‌تواند بر پروژۀ شما تأثیر بگذارد، موقعیت را مشخص کنی