بریده‌های کتاب

همه‌چیز درباره رویدادها

تعریف رویداد

رویدادها بخش مهمی از فرهنگ و جامعه امروزی هستند و سالانه بر تعداد آن‌ها افزوده می‌شود. رویدادها می‌توانند نیازهای اساسی بشر، مانند نیازهای جسمی، فردی و روانی، را برآورده کنند و نقش‌های متعددی ازجمله توجه به میراث فرهنگی، گسترش آگاهی‌های فرهنگی، توسعه جامعه و گردشگری ایفا کنند. رویدادها مناسبت‌های سازمان‌یافته شامل ملاقات‌ها، دیدارها، نمایشگاه‌‌ها و غیره هستند.
هر واقعه‌ای که از وقایع دیگر قابل‌تفکیک باشد و یا یک اتفاق ویژه که از اهمیت زیادی برخوردار است و ﯾﮏ روﯾﺪاد ﺧﺎص، اﺗﻔﺎﻗﯽ اﺳﺘﺜﻨﺎﯾﯽ اﺳﺖ ﮐﻪ به‌منظور رﻓﻊ ﻧﯿﺎزﻫﺎی ﻣﺸﺨﺺ در زﻣﺎن ﻣﻘﺮر ﻃﺮاﺣﯽ و اﯾﺠﺎد می‌شود. روﯾﺪاد اﺟﺘﻤﺎﻋﯽ ﻣﺤﻠﯽ ﻣﻤﮑﻦ اﺳﺖ به‌عنوان ﻓﻌﺎﻟﯿﺘﯽ ﺗﻌﺮﯾﻒ شود ﮐﻪ ﻫﺪف آن درﮔﯿﺮ ﮐﺮدن ﺟﻤﻌﯿﺖ ﻣﺤﻠـﯽ در ﯾﮏ ﺗﺠﺮبه ﻣﺸﺘﺮک و ﻣﻨﺎﻓﻊ ﻣﺘﻘﺎﺑﻞ ﺑﺎﺷﺪ.

انواع رویداد

انواع مختلفی از رویدادها وجود دارند که می‌توان آن را به سه طبقه مختلف تقسیم کرد:

  • رویدادهای فرهنگی که فعالیت‌هایی مرتبط با اجتماع و زندگی فرهنگی افراد است.
  • رویدادهای ورزشی که فعالیت‌هایی مرتبط با یک مهارت ورزشی از طریق رقابت با هدف تفریح و لذت است.
  • رویدادهای تجاری که شامل ملاقات‌ها، کنفرانس‌ها و نمایشگاه‌هاست.

اهمیت رویداد

  • بخشی از برنامه‌های توسعه ﮔﺮدﺷﮕﺮی و اﻓﺰاﯾﺶ ﮔﺮدﺷﮕﺮان ورودی؛
  • ﯾﮑﯽ از مهم‌ترین ﻋﻮاﻣﻞ ﺟﺬب ﮔﺮدﺷﮕﺮ (ﺑﺮﻧﺪﺳﺎزی)؛
  • ﺑﺮای ﺗﻤﺎﺷﺎﭼﯿﺎن و ﮔﺮدﺷﮕﺮان ﺷﺎﯾﺪ ﺷﻮر و ﻫﯿﺠﺎن ﯾﮏ ﻋﻤﺮ و ﺑﺮای شرکت‌کنندگان بزرگ‌ترین ﻓﺮﺻﺖ ﻧﺘﺎﯾﺞ کوتاه‌مدت و بلندمدت ﺑﺴﯿﺎر ﺑﺮای ﺷﻬﺮ؛
  • اﻓﺰاﯾﺶ درآﻣﺪ ﻣﺤﻠﯽ ﻧﺎﺷﯽ از هزینه‌های ﻣﺴﺎﻓﺮان.

اهداف برگزاری رویداد

ﻫﻤﯿﺸﻪ ﻗﺒﻞ از ﺑﺮﮔﺰاری روﯾﺪاد، اﯾﻦ سؤالات را از ﺧﻮد ﺑﭙﺮﺳﯿﺪ: ﭼﺮا می‌خواهید اﯾﻦ روﯾﺪاد را ﺑﺮﮔﺰار ﮐﻨﯿﺪ؟ ﭼﺮا ﻣﺮدم ﺑﺎﯾﺪ ﺑﻪ روﯾﺪاد ﺷﻤﺎ ﺑﯿﺎﯾﻨﺪ؟ ﭼﺮا ﺑﺮﮔﺰاری این روﯾﺪاد ﺿﺮورت دارد؟
ﯾﮑﯽ از بزرگ‌ترین اﺷﺘﺒﺎﻫﺎﺗﯽ ﮐﻪ ﺑﺮﮔﺰارﮐﻨﻨﺪﮔﺎن ﻣﺮﺗﮑﺐ می‌شوند ﺗﻌﯿﯿﻦ ﻧﮑﺮدن اﻫﺪاف روﯾﺪاد اﺳﺖ. در جلسه‌ای ﺑﺎ ﺗﻤﺎم اﻋﻀﺎی ﺗﯿﻢ اﺟﺮاﯾﯽ، ﺑﺎﯾﺪ اﻫﺪاف روﯾﺪاد بررسی شوند و درمورد آن‌ها ﺗﻮاﻓﻖ شود. اﻫﺪاف روﯾﺪاد می‌تواند آﺷﻨﺎﯾﯽ ﺑﺎ ﻣﺸﺘﺮﯾﺎن ﺑﺎﻟﻘﻮه، آﻣﻮزش، ﮐﺴﺐ درآﻣﺪ، ﺑﺮﻧﺪﺳﺎزی ﯾﺎ صرفاً شبکه‌سازی ﺗﺠﺎری ﺑﺎﺷﺪ. ﻻزم اﺳﺖ ﮐﻪ ﺗﻤﺎم اﻓﺮاد ﺗﯿﻢ اﻫﺪاف روﯾﺪاد را ﺑﺪاﻧﻨﺪ و ﺑﺮاﺳﺎس آن اﻫﺪاف برنامه‌ریزی ﮐﻨﻨﺪ. اﮔﺮ روﯾﺪاد ﺑﯿﺸﺘﺮ از ﯾﮏ ﻫﺪف دارد، ﻻزم اﺳﺖ اﻫﺪاف اولویت‌بندی ﺷﻮﻧﺪ.
همچنین برگزاری رویداد می‌تواند اهداف زیر را دنبال کند:

  1.  بازسازی و احیای اقتصاد منطقه؛
  2.  افزایش وجهه ملی و بین‌المللی؛
  3.  معرفی منطقه به‌عنوان پایگاه ویژه رویدادهای مختلف؛
  4.  مشارکت مردم منطقه؛
  5. اتصال سایر فعالیت‌های رویدادی برای توسعه منطقه؛
  6.  ایجاد منافع بلندمدت؛
  7.  ایجاد اشتغال؛
  8. جذب سرمایه‌گذاری داخلی و خارجی؛
  9.  بهره‌برداری ازتسهیلات ایجادشده و به‌جامانده از فرایند رویداد؛
  10.  توسعه بازار و بخش‌های خدماتی.

نقش و اهمیت شرکت‌ها در مدیریت رویداد

چشم‌انداز روشن و محکم برگزاری یک رویداد مهم بدون همکاری در مدیریت رویداد امکان‌پذیر نیست. شرکت مدیریت رویداد، که گاهی اوقات با نام سازماندهی رویداد خوانده می‌شود، شرکتی حرفه‌ای است که رویداد را سازماندهی می‌کند و برنامه‌ریزی‌هایی برای تکمیل رویداد انجام می‌دهد که شامل موارد ذیل است.

برنامه‌ریزی رویداد

برﻧﺎﻣﻪ‌رﯾﺰی ﺑﺮای روﯾﺪاد ﯾﮑﯽ از مهم‌ترین بخش‌های ﺑﺮﮔﺰاری روﯾﺪاد ﻣﻮﻓﻖ اﺳﺖ. ﻫﺮچه برنامه‌ریزی دقیق‌تر و حساب‌شده‌تر ﺻﻮرت ﮔﯿﺮد، اﻣﮑﺎن ﺑﺮﮔﺰاری و اﺟﺮای موفق‌تر روﯾﺪاد و ﻣﺮاﺳﻢ ﺑﯿﺸﺘﺮ می‌شود.
قبل از این‌که برنامه‌ای ریخته شود، باید در ابتدا هدف‌های دقیق و هدفمند مشخص شوند؛ زیرا آن‌ها برای برنامه‌ریزی و کنترل سایر فعالیت‌ها در حکم راهنما هستند.

برنامه‌ریزی عملیاتی

در این بخش، تعداد کل شرکت‌کنندگان بالقوه برآورد می‌شود که اجزای دیگر برای برنامه‌ریزی آماده شوند. عمل بعدی مدیریت منابع است: زمان، نیروی انسانی و تجهیزات برای رویداد.

برنامه‌ریزی مالی

هزینه برگزاری رویداد به‌علاوه هزینه‌های مختلف، که بستگی به تعداد شرکت‌کنندگان دارد، باید برآورد شوند. سپس یک سود مطلوب باید در نظر گرفته شود البته با درنظر گرفتن قیمت رقابتی.

برنامه‌ریزی بازاریابی

بازاریابی رویداد ابزاری کلیدی است که مردم را ترغیب به شرکت کردن می‌کند. برنامه بازاریابی باید برای دو مسئله راه‌حل پیدا کند: بودجه بازاریابی و زمان برگزاری کمپین.
برای برگزاری رویداد موفق این سه حوزه تا جایی که مرتبط باشند باید باهم‌ استفاده شوند.
عامل دیگری که به سازمان‌دهندگان رویدادها کمک می‌کند تا رویدادی جذاب بسازد، خلاقیت است. خلاقیت مهم است؛ چون شرکت‌کنندگان دنبال رویدادی خاص، هیجان‌انگیز و متفاوت برای شرکت کردن هستند.
در برنامه‌ریزی رویدادهای خاص، بر جزئیات و درجه اهمیت هر عامل تأکید می‌شود. بازاریابی، تدارکات، بلیت‌فروشی، ثبت‌نام امنیت و ایمنی معمولاً بستگی به عوامل زیادی (ازجمله تعداد شرکت‌کنندگان) دارند. برنامه‌ریزی رویدادهای خاص جنبه اصلی سازماندهی رویداد است.

آماده‌سازی و اجرای برنامه

به‌طور‌کلی آماده‌سازی و اجرای برنامه شامل موارد زیر است:
پیدا کردن محل برگزاری
این نقطه شروع آماده‌سازی است و بقیه امور مثل تدارکات و سازماندهی غذا و نوشیدنی، تجهیزات و افراد باید براساس محل برگزاری آماده شوند.

تدارکات و خدمات

مدیریت کردن تدارکات و خدمات برای یک برنامه شامل برنامه‌ریزی، طراحی و کنترل جنبش‌های منابع موجود در موقعیت‌هایی که نیاز به کنترل دارد می‌شود. پیچیدگی این مدیریت بستگی به حجم برنامه دارد.

مدیریت منابع انسانی

مدیریت منابع انسانی می‌تواند شامل فعالیت‌های گسترده‌ای باشد. سازمان‌دهندگان می‌بایست به بازار کار توانایی‌های مورد نیاز و امکان انسجام مراحل قبل از مدیریت منابع انسانی دست پیدا کنند. با این اوصاف، برای دست‌یابی به یک برنامه مدیریت منابع انسانی تمام مراحل (از ابتدای انتخاب کارکنان تا قوانین مدیریت منابع انسانی) باید بر اساس اهداف و مناسبت همگام شوند.
باوجود این‌که برای اجرای رویداد کار مدیریتی ضروری است، مهارت‌های دیگری نیز برای به اتمام رساندن برنامه نیاز است و بسیاری از مهارت‌های دیگر مثل توانایی‌های تکنیکی توانایی‌های تنظیم‌سازی، فکر استراتژیک و توانایی مذاکره را دربرمی‌گیرد.

بازاریابی رویداد

روﯾﺪادﻫﺎ ﯾﮑﯽ از مهم‌ترین اﺑﺰارﻫﺎی ﺑﺎزارﯾﺎﺑﯽ ﺑﺮای ﺷﺮﮐﺖ‌ﻫﺎ ﻣﺤﺴﻮب ﻣﯽ‌ﺷﻮﻧﺪ. ﺷﺮﮐﺖ‌ﻫﺎی ﺑﺰرﮔﯽ ﻫﻤﭽﻮن اﭘﻞ و ﺳﺎﻣﺴﻮﻧﮓ ﺑﻪ روﯾﺪادﻫﺎی ﺳﺎزﻣﺎﻧﯽ ﺧﻮد همچون ﻓﺮﺻﺖ ﺑﺰرﮔﯽ ﻧﮕﺎه ﻣﯽ‌ﮐﻨﻨﺪ ﮐﻪ ﻋﺎﻣﻞ ﺟﻠﺐ ﺗﻮﺟﻪ ﺻﺪﻫﺎ ﻫﺰار ﻧﻔﺮ ﺑﻪ آن روﯾﺪاد و آن ﺷﺮﮐﺖ اﺳﺖ.
یکی دیگر از توانایی‌های برگزارکننده، توانایی تفکیک اهداف مختلف (مثل طراحی ارتباطات و توسعه برنامه‌های بازاریابی) و استراتژی مربوط به آن است که شامل موارد ذیل می‌شود:

بازار هدف

اولین قدم در بازاریابی یک برنامه معرفی کردن ظرفیت‌های بازار هدف است. اطلاعات نشان می‌دهند که تجاربی که در روزهای اخیر به وقوع پیوسته از اهمیت برخوردار است. سبک زندگی، ارزش‌های مهم شخصی، ترجیحات و علایق باید مورد توجه قرار بگیرند تا برنامه براساس علایق و اهداف بازار موردهدف باشد.

استراتژی ارتباطات

مسائل قابل‌بحث برای سازمان‌دهندگان شامل فعالیت‌هایی مانند به ‌دست آوردن عادات و سود دادن به بازدیدکنندگان شرکت آن‌ها می‌شود که برای بازار موردنظر اهمیت دارد.
در هر صورت، اهداف و دغدغه‌های سازمان‌های مختلف باهم تفاوت دارند. جدای از ارتباط بازار با برنامه، دیگر جنبه ارتباط در یک مناسبت ویژه شامل فراهم کردن فرصتی برای ارتباط مشارکت‌کنندگان با یکدیگر است. باید جایگاهی برای تبادل ایده‌ها و نظرات و به اشتراک‌گذاری تجارب فراهم شود که مشارکت اعضا را در برنامه بالا ببرد. این استاندارد در عین حال یکی از قوی‌ترین روش‌ها در این‌گونه مناسبت‌ها در فضای مجازی است.

طرح عملی و اجرای واقعی

در توسعه برنامه بازاریابی، سازمان‌دهنده برنامه یا بازاریاب اهداف مختلف را از هم جدا می‌کند و شرایط تحلیل برنامه را فراهم می‌سازد: از برنامه‌های محلی گرفته تا مسائل مربوط به اقتصاد جهانی. در ضمن سازمان‌دهنده باید انعطاف‌پذیری و توانایی برخورد با مسائل خارج از برنامه را داشته باشد.

ارزیابی رویداد

قدم بعدی تهیه خلاصه‌ای از مؤلفه‌های برنامه است: لیستی از محصولات و راهبردهایی که در برنامه به کار رفته است. زمانی که برنامه به اتمام می‌رسد، فرایند ارزیابی از پروژه بلافاصله آغاز می‌شود. برای دریافت بازخورد مناسب، منابع مختلف اطلاعات برای ارزیابی رویداد می‌توانند مورد استفاده قرار گیرند.

برای ارزیابی دقیق، دو نکته کلیدی حائز اهمیت است:

  • آیا برنامه به اهداف موردنظر خود دست یافت؟
  • چه چیزی می‌تواند در برنامه بعدی بهتر شود؟

با ارزیابی برنامه، سازمان‌دهندگان توانایی شناسایی مشکلات و کاستی‌های آن را به ‌دست می‌آورند که می‌تواند منبع ارزشمندی برای پروژه‌های بعدی باشد.

برای ادامه، به کتاب مراجعه کنید.

کتاب‌های مرتبط

گردشگری مایس

165,000 تومان
نام مولف

امین پیرمحمدزاده

شابک

9786008731573

تعداد صفحه

272

سال انتشار

1397

قطع کتاب

وزیری

نوبت چاپ

اول

نوع جلد

شومیز

نوشته های مشابه

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *