مدارک لازم برای اجرای سفر

راهنمایان بایستی بدانند در زمان قرارداد سفر، چه مدارکی را از آژانس گردشگری تحویل بگیرند و اهمیت هر کدام از این مدارک چیست. لذا در بسیاری از مواقع مشاهده شده که راهنمایان هیچگونه اطلاعی از چگونگی و نحوه فعالیت با شرکت خدمات مسافرتی ندارند و درنهایت بعد از انجام تور، هر دو طرف راهنما و آژانس خدمات گردشگری از یکدیگر مکدر و ناراضی می‌شوند، لذا برای جلوگیری از این وقایع، سعی می‌کنیم تا کلیه مدارک لازم برای سفرها داخلی- ورودی - خارجی را در این قسمت متذکر شویم تا افراد با مطالعه آن بتوانند در روند کاری خود استاندارد‌های شغلی را رعایت نمایند:

1.  حکم مأموریت راهنما؛
2.  نامه نیروی انتظامی؛
3. حکم مأموریت راننده؛
4.  لیست مسافرین گروه؛
5.  الحاقیه بیمه مسئولیت و حوادث؛
6.  جزئیات برنامه سفر؛
7.  مجوز‌های لازم (مناطق تحت نظارت سازمان محیط زیست و تردد داخل شهر)؛
8.  کد ناجا؛
9.  لیست اتاق‌بندی مسافرین؛
10.  لیست خام هزینه‌های تور؛
11.  لیست تلفن‌های ضروری؛
12. تنخواه‌گردان؛
13.  قرارداد فی مابین راهنما و آژانس گردشگری؛
14.  برنامه سفر با ذکر جزئیات؛
15.  بلیط‌های مرتبط با سفر هواپیما و قطار.

با توجه به عنوان‌های ذکرشده، راهنما بایستی در زمان توافقات، برای انجام سفر کلیه مدارک فوق را از مدیر فنی و یا مدیر عامل آژانس گردشگری درخواست نماید تا بتواند اطلاعات درستی را برای اجرای صحیح در ارتباط با تور داشته باشد، در این خصوص به ذکر یکایک موضوعات می‌پردازیم و توضیحاتی در خصوص اهمیت هر کدام از موارد خواهیم داد.

حکم مأموریت

راهنما بایستی بداند در زمان موافقت برای انجام سفر و میزبانی برنامه گردشگری محول‌شده، بایستی از شرکت خدمات مسافرتی و گردشگری به‌صورت کتبی حکم ماموریت دریافت نماید. در این حکم تاریخ شروع به همراه ساعت حضور در محل معین شده و پایان سفر و مسیر سفر به‌همراه تعداد مسافرین ذکر شده است. چراکه در طول مسیر امکان دارد به هر دلیلی نیاز به نشان دادن حکم به ارگان‌های نظارتی باشد و تا حکم مأموریت به نام خود راهنما نباشد و با کارت و شماره ایشان تطبیق نداشته باشد، حضور این شخص به‌عنوان راهنما در سفر و سخنگو و یا نماینده شرکت برای مراجع ذیصلاح قابل قبول نخواهد بود. لذا بایستی بعد از انجام قرارداد با شرکت خدمات مسافرتی و گردشگری که بعدا در خصوص آن صحبت می‌شود، نسبت به اخذ حکم ماموریت با ذکر مدت و تاریخ برنامه و مسیر سفر اقدام گردد.
حکم مأموریت به نشانه فعالیت راهنما و رزومه ایشان است، لذا بایستی یک نسخه از آن را بعد از اتمام سفر نزد خود داشته باشد تا درصورت نیاز به آن برای نشان دادن به مراجع ذیصلاح استفاده نماید و همچنین در زمان تمدید کارت راهنمایی تور برای توضیح فعال بودن خود به اداره کل میراث فرهنگی، صنایع دستی و گردشگری استان مربوطه و دفتر هماهنگی سازمان میراث فرهنگی، صنایع دستی و گردشگری و دیگر مراجع ذیربط ارائه دهد.
حکم مأموریت بایستی بر روی سربرگ شرکت گردشگری با توجه به شماره پروانه بهره‌برداری و شماره مجوز نوشته شود تا بتوان درصورت نیاز نسبت به استعلام آن از اداره کل گردشگری استان اقدامات لازم انجام شود. همچنین توجه داشته باشید که حکم مأموریت باید به امضای مدیر عامل و مدیر فنی رسیده باشد چراکه سندیت آن با امضای افراد واجد شرایط و مهر شرکت قابل قبول خواهد بود. امضای هر شخصی با عنوان از طرف، برروی حکم مأموریت هیچگونه سندیتی نداشته و قابل قبول برای اداره کل میراث فرهنگی، صنایع دستی و گردشگری استان نخواهد بود (مگر اینکه توسط مدیر عامل مورد تأیید باشد)، همچنین امکان دارد در زمان ایجاد یک مشکل مدیر عامل یا مدیر فنی از ارائه چنین حکمی ابراز بی‌اطلاعی نمایند.

نامه نیروی انتظامی

یکی از نامه‌هایی که بایستی قبل از سفر از طرف تورگردان به راهنما تحویل شود، نامه نیروی انتظامی می‌باشد که در این نامه به اطلاع این ارگان می‌رساند که سفر فوق از طرف یک آژانس گردشگری دارای مجوز از سازمان متولی انجام شده و راهنمای گروه نیز در این نامه معرفی شده است. نامه نیروی انتظامی بایستی برای هر استان به‌صورت جداگانه و بر روی سربرگ رسمی شرکت آماده شود تا درصورت درخواست پلیس برای اخذ نامه، مشکلی برای ارائه نامه در استان‌های دیگر بوجود نیاید.
درخصوص تورهای ورودی بایستی توجه داشت که تورگردان بایستی از قبل اقدام به گرفتن کد رمز ناجا نماید و کد مربوطه را در نامه نیروی انتظامی درج کند. همچنین نامه به‌همراه کد ویژه ناجا برای پلیس استان‌هایی که تور از آن عبور می‌کند می‌تواند از قبل فکس شود تا هماهنگی‌های لازم برای همراهی و کمک انجام گیرد.
نیروی انتظامی و پلیس راهور از ارگان‌هایی می‌باشند که درصورت اطلاع از برنامه‌ها و هماهنگی می‌توانند امنیت سفر را تأمین نمایند تا حدی که در برخی از مسیر‌ها درصورت لزوم اقدام به اسکورت و همراهی گروه می‌نمایند. برای مثال، در برخی از سفرها با توجه به مشکلاتی نظیر اتمام سوخت و یا مشکلات فنی برای خودروی سفر و... پلیس به امداد و برطرف کردن چالش به‌وجود‌آمده شتافته و امنیت تور را بر قرار کرده است.
بایستی توجه داشت نامه معرفی به پلیس راهور ممانعتی برای عدم رعایت قوانین راهنمایی و رانندگی ایجاد نمی‌کند و راننده وسیله نقلیه تور موظف به رعایت کلیه قوانین و استاندارد‌های اخلاقی راهنمایی و رانندگی می‌باشد و در غیر‌ اینصورت، با توجه به قوانین جاری راهنمایی و رانندگی با ایشان برخورد خواهد شد.

• داشتن مدارک کامل برای راننده وسیله نقلیه سفر (گواهینامه، کارت صحت و سلامت جسمی و روحی، کارت اخلاق، دفترچه رانندگی، کارت وابستگی، کارت شناسایی هوشمند، کارت شناسایی ناوگان حمل و نقل)؛
• داشتن صورت وضعیت صورتحساب بیمه؛
• کارت سوخت؛
• نامه مأموریت؛
• پورت جی پی اس تاخوگراف.

 همچنین درخصوص اتوبوس‌های توریستی اتوبوس استفاده‌شده بایستی با توجه به دستورالعمل پلیس راهور مبنی بر تجهیز استاندارد‌های سفر کلیه موارد مربوط به سفر را رعایت نماید و از قبل شروع سفر نسبت به فراهم کردن آن اقدام کرده باشد و راهنما نیز بایستی نسبت به آن اشراف کامل داشته باشد:

• لاستیک‌ها دارای عاج استاندارد؛
• داخل اتوبوس جلو و عقب پلاک اتوبوس نصب شده باشد؛
• کمربند‌های ایمنی سالم و قابل استفاده باشد؛
• کپسول آتش‌نشانی داخل اتوبوس در محل خود قرار داشته باشد؛.
• مجوز تردد در شهر‌های دارای مقررات تردد ماشین سنگین از قبل تهیه شده باشد؛
• لباس راننده بایستی مرتب و دارای آرم و لوگوی شرکت مورد نظر باشد
  جعبه کمک‌های اولیه؛
• علائم ایمنی؛
• زنجیر چرخ؛
• سیستم صوتی و تصویری سالم؛
• سیستم یخچال و آبگرمکن.

قوانین و مقررات حمل و نقل جاده‌ای

مدارک موردنیاز رانندگانی که در نظر دارند در زمینه حمل و نقل عمومی جاده‌ای فعالیت نمایند، بایستی علاوه‌بر مدارک عمومی ازقبیل گواهینامه رانندگی و گواهینامه بیمه اجباری شخص ثالث که برای هر راننده اعم از این که حمل و نقل عمومی و یا شخصی انجام می‌دهد مورد نیاز بوده، لازم است اسناد و مدارک ذیل را نیز دارا باشد:

• دفترچه رانندگی (کار): دفترچه کار راننده، برگ فعالیت وی بوده که به استناد ماده 6  قانون اصلاح قانون الزام، توسط پلیس راه در آن درج می‌گردد و بر اساس تبصره ذیل ماده 6 قانون الزام تردد در جاده‌ها بدون همراه داشتن دفترچه کار ممنوع است و سازمان می‌تواند درصورت تخلف راننده در هر نوبت حداکثر به مدت 6 ماه دفترچه وی را ضبط نماید؛
• کارت شناسایی هوشمند: کارت شناسایی هوشمند راننده که عکس‌دار می‌باشد، توسط سازمان راهداری و حمل و نقل جاده‌ای به منظور تسهیل در امر حمل و نقل و شناسائی رانندگان بین شهری و کنترل رانندگان در حین تردد از مبدا تا مقصد صادر می‌گردد، کلیه رانندگان دارای دفترچه کار که در حمل و نقل عمومی فعالیت می‌نمایند بایستی با مراجعه به سازمان استان‌ها نسبت به تکمیل فرم پرسشنامه و اخذ کارت اقدام نمایند؛
• کارت وابستگی: برای آنکه مشخص گردد وسایل نقلیه مسافربری متعلق به کدامیک از شرکت‌های حمل و نقل مسافر می‌باشند، بایستی دارندگان وسایل نقلیه مذکور، نسبت به اخذ آن از شرکت مربوط اقدام نمایند؛
• کارت صحت و سلامت جسمی و روحی: کلیه رانندگان بخش حمل و نقل عمومی بایستی از طریق مراجع ذیربط (وزارت بهداشت و درمان) نسبت به دریافت کارت صحت و سلامت جسمی و روحی اقدام نمایند. چنانچه هر شرکت حمل و نقلی به رانندگان بدون داشتن کارت‌های شناسائی و وابستگی وسیله نقلیه و صحت و سلامت جسمی و روحی، مسافر یا بار تحویل نماید، به استناد بندهای (ب)، (ج) و (ه) ماده (3) آیین نامه حمل بار و مسافر متخلف محسوب شده، شرکت مذکور را جهت برخورد قانونی لازم به کمیسیون ماده  12 معرفی می‌نمایند؛
• کارت شناسایی ناوگان حمل و نقل: طرح شناسایی ناوگان باری و مسافری صرفا یک طرح آماری بوده و به منظور نگهداری اطلاعات ناوگان طراحی گردیده است. در فرم شناسایی ناوگان مشخصات وسیله نقلیه بیان شده و هدف اصلی جمع‌آوری اطلاعات ناوگان بوده و مسایل جانبی نظیر صدور کارت آمار و برچسب فقط برای هماهنگی با پلیس راه و شرکت‌های حمل و نقل در جهت هدایت ناوگان فاقد کارت آمار به مراکز آمارگیری پیش‌بینی گردیده و همچنین از کارت مذکور در پایانه‌های باری و مسافری نیز استفاده می‌گردد؛
• دفترچه مدت کار و بازرسی سرعت: دفترچه‌ای است که از طرف نیروی انتظامی برای رانندگان واجد شرایط بخش مسافربری صادر می‌شود، و بر اساس آن، مدت کار رانندگان در طول سفر و زمان تعویض آنها مشخص و تخلفات رانندگان در آن ثبت و برابر ضوابط تعیین شده بر حسب نوع تخلف به عنوان مجازات برای مدت محدود از رانندگی بر روی وسایل نقلیه مسافربری عمومی محروم می‌شوند. برای ادامه، به کتاب مراجعه کنید.