خلق مفهوم رویداد

برای خلق مفهوم رویداد باید به پنج سؤال پاسخ دهیم:
1. چرا رویداد برگزار می‌شود؟
2. چه کسانی ذی‌نفع هستند؟
3. چه زمانی رویداد برگزارمی‌شود؟ آیا زمان کافی برای تحقیق و برنامه‌ریزی داریم؟
4. کجا رویداد اجرا می‌شود؟ در انتخاب مکان برگزاری رویداد، باید نیازهای سازمان رویداد، آسایش مخاطبان، دسترسی و هزینه را سنجید.
5. محتوا یا محصول رویداد چیست؟ رویداد باید نیازها و خواسته‌های مخاطبان را در نظر بگیرد و اینکه چرا، چه کسی، چه وقت و کجا رویداد برگزار شود.

طوفان فکری

هنگامی که عوامل تأثیرگذار رویداد در نظر گرفته شد، وقت آن است که درباره مفهوم رویداد فکر کنیم و تا آنجا که ممکن است با ذی‌نفعان مشورت کنیم. بهترین روش ملاقات با آن‌ها به‌صورت جداگانه است. ابتدا با آن‌ها ارتباط برقرار می‌‌کنیم و از آن‌ها می‌خواهیم تا با نقش خود در رویداد ارتباط برقرار کنند. هنگامی که با ذی‌نفعان گوناگون جلسه برگزار شد، ایده‌های جدید به جریان می‌افتد. هدف پیدا کردن ایده درست است.

ارزیابی مفهوم رویداد

برگزاری جلسات به جمع‌آوری ایده‌های کاربردی خوب و ارزیابی کمک می‌کند تا به‌صورت یک مفهوم کاربردی واحد و به‌‌شکل یک مفهوم واحد درآید. در ادامه، برای مشخص کردن میزان عملی بودن این ایده‌ها یک ارزیابی از ایده‌های رویداد بیان می‌شود که شون و پری (2004) تحت عنوان فرایند غربالگری، برای مطالعات امکان‌پذیری انجام دادند. این غربالگری به‌منظور بازاریابی، عملیاتی و مالی است؛ یعنی برای مشخص کردن اینکه تا چه حد رویداد با نیازهای رویداد و منابع در دسترس مدیر جهت اجرای آن هماهنگی دارد.

غربالگری بازاریابی

اولین غربالگری که شون و پری پیشنهاد کرده‌اند غربالگری بازاریابی است. به این معنا باید مخاطبان هدف رویداد را مشخص کنیم و نیز اینکه آیا مفهوم رویداد توانایی جذب مخاطبان را دارد یا خیر. رویداد باید برای بازار هدف جذاب و تأثیرگذار باشد. یک روش اندازه‌گیری همان پاسخ رسانه به رویداد است. اگر مخاطبان زیادی از طریق رسانه جذب شده باشند، یعنی مفهوم رویداد به‌خوبی شرح داده شده است و اگر پاسخ رسانه منفی باشد و مخاطبان اندکی را جذب کرده باشد، باید به‌دنبال راهی برای جذب آن‌ها باشیم. برای این ارزیابی، مدیران باید به نمونه‌های موجود در اطرافشان مانند علایق و سلایق دوستان، همکاران، ذی‌نفعان درمورد مفهوم رویداد اعتماد کنند. برای این موضوع می‌توان به برخی از تحقیق‌ها رجوع کرد. این اطلاعات را می‌توان از طریق منابع در دسترس در شرکت‌های رویداد یا استخدام افراد حرفه‌ای بازاریابی به دست آورد.

غربالگری عملیاتی

این بخش نیاز‌ها و مهارت‌های موردنیاز در رویداد موفق را شامل می‌شود و نیز اینکه آیا مدیر رویداد این مهارت‌ها و تخصص‌ها را برای پیشبرد کار دارد؟ برای مثال، مهارت‌های تکنیکی خاصی برای راه‌اندازی و اجرای یک رویداد لازم است. همچنین مدیر رویداد باید آگاه باشد و بداند که آیا اعضای تیم رویداد مهارت‌های لازم را دارند یا اینکه باید نیرو‌های خارجی به کار گرفته شود؟ برای اجرای رویداد گواهی‌های ویژه، مجوزها و بیمه‌ها... باید کسب شوند. این مرحله بررسی می‌کند که آیا شرکت رویداد، پرسنل کافی با مهارت‌های مربوط، مکان و هزینه کافی برای ارائه به آن‌ها دارد یا خیر. اگر رویداد به داوطلب نیاز داشته باشد، آیا دسترسی به داوطلب واجد شرایط مقدور است یا خیر.

غربالگری مالی

آخرین پوشش پیشنهادی شون و پری پوشش مالی است که بررسی می‌کند آیا سازمان رویداد توان مالی، حمایت و درآمد کافی برای راه‌اندازی رویداد دارد یا خیر. اولین گام تعیین سودبخشی رویداد برای سازمان میزبان است. گام بعدی مشخص کردن بودجه تخمینی برای هزینه‌های پیش‌بینی‌شده و درآمد رویداد است. تجزیه رویداد به بخش‌های تشکیل‌دهنده آن فرصت برآورد هزینه مراحل مختلف را فراهم می‌کند. از عناصر اصلی دیگر در کسب درآمد‌ها می‌توان به کمک‌های دولت، یارانه‌ها، درآمدهای تجاری و حمایت حامیان به‌صورت نقدی و غیرنقدی اشاره کرد.
زمانی که مفهوم رویداد ازنظر بازاریابی، عملیاتی و مالی ارزیابی شد، مدیر رویداد می‌تواند برای هدایت رویداد تصمیمی آگاهانه بگیرد. اگر نتیجه مثبت باشد، روند پردازش مفهوم رویداد، پیشبرد استراتژی‌ها و طرح‌ها آغاز می‌شود. برای ادامه، به کتاب مراجعه کنید.