برنامه‌ریزی برای برگزاری مراسم

جزئیات برنامه‌ریزی:
برنامه‌ریزی یعنی سروسامان دادن و مدیریت انسان و لوازم برای انجام درست یک کار.
باید با زیرنظر داشتن و تعقیب کردن همۀ مراحل کار به هدفمان برسیم و میهمانان را راضی نگه داریم . برنامه‌ریزی بخش مهمی است که باعث استحکام اقتصادی می‌شود.

اهداف مهم اقتصادی شرکت‌ها:
 سود بردن
رضایت میهمانان
کاهش هزینه‌ها
افزایشِ کیفیت
اهداف مهمِ انسانی شرکت‌ها:
-ایجاد شغل
-رضایت زیردستان و کارمندان
-کاهش آلودگی محیط زیست

واژه‌های مهم در برنامه‌ریزی:
قانون ماکزیمم: هدف ما این است تا با ابزاری که در دست داریم سود بالایی به‌دست بیاوریم.
قانون مینیمم: هدف ما این است که کارمان با حداقل ابزار تمام شود.
قوانین: رفتار و برنامه ها را کنترل می‌کنیم تا کارهایمان منظم و هماهنگ شوند، لذا دیگر فکرهای بی‌مورد به ذهنمان نمی‌رسد.
تصمیمات غیرمنتظره (بدون خبر): اگر مشکل غیرقابل‌پیش‌بینی رخ دهد باید تصمیمات سریع با آنها برخورد می شود .

اشتباهاتی که در برنامه‌ریزی اتفاق می‌افتد:
توزیع نادرست وظایف
برنامه‌ریزی، کنترل و راهنمایی ضعیف
 مدیریت ناکارآمد و رسیدگی نکردن به برنامه‌ها
عدم افزایش میزان کار مفید
برنامه‌ریزی سطحی
تقسیم‌بندی برنامه‌ریزی عمومی (اورگانیزه)
برنامه‌ریزی کلاً به سه قسمت تقسیم می‌شود.
طرح برنامه‌ریزی، انجام طرح، کنترل طرح
طرح‌ریزی (برنامه‌ریزی اولیه)
 اجرای طرح
 کنترل طرح (نظر نهایی)
طرح‌ریزی:
توضیح درست وظایف
تقسیم و توزیع وظایف
رسیدگی به مشکلاتی که ممکن است پیش آید.

اجرای طرح:
تقسیم کارهای پرسنل
انجام طرح ریخته‌شده

کنترل طرح:
پایان دادن به طرح
مقایسه طرح با طرح اولیۀ مدنظر
انجام کارهای موردنیاز برای برطرف کردن مشکلات
آنالیز و بررسی نقاط ضعف

تقسیم‌بندی برنامه‌ریزی برای میهمانی‌ها:
هدف اصلی در برنامه‌ریزی میهمانی‌ها به هدف رسانیدن نیروها و پرسنل است و کلیۀ برنامه‌ها برپایۀ همین اصل بنا می‌شود، که به‌صورت هماهنگ باید نمایش داده شود. از مجموع این کارهای کوچک، بخش‌هایی مثل بخش میهمانی تشکیل می‌شود.

تعریف وظایف (پست)
مسئولیت از کارهای کوچکی که یک نفر توانایی انجام آن را دارد تشکیل شده است و با یک تعریف تعیین می‌شود. این توضیحات که به آنها شرح شغل (شرح وظایف) می‌گویند به شخص مسئول این امتیاز را می‌دهد که دقیقاً بداند چه کاری باید انجام دهد. این برگۀ توضیحات برای دادن آگهی استخدام، استخدام نیروهای جدید و ارزیابی کیفیت کار مناسب است.

نمونۀ برگه شرح شغل (مسئولیت)
نوع مسئولیت: مسئول سرویس میهمانی
مسئولیت: مسئول بخش
راهنمای برنامه‌ریزی:
بخش/قسمت:  میهمانی، مراسم، همایش
رئیس:  مدیر غذا و نوشابه
زیردستان:  همۀ همکاران بخش میهمانی
جایگزین:  مسئول رستوران

اهداف پست (مسئولیت)
انجـام فعالیت‌های بخش سرویس مراسم، براساس معیارهایی که مدیر غذا و نوشابه داده است، باید بـه‌گـونه‌ای باشد که با کلاس بخش همخوانی داشته باشد. به‌منظور مطمئن شدن ازآماده‌سازی مناسب، موارد زیر را باید مدنظر قرار داد:
پذیرایی و کارهای جانبی مربوط به تمام کارهای روزانه.
رضایت میهمانان و کیفیت سرویس‌ها (در اینجا بیشتر به‌چشم می‌آیند)
رسیدن به بهترین نتایجِ بخش به‌کمک کارهایی که هزینه‌شان را می‌دانیم و فروش خوب. ایجاد همکاری مناسب بین تمام کارکنان بخش میهمانی با یکدیگر و با سایر بخش‌ها، با داشتن مدیریت خوب. با این کار، کارکنان مدت‌زمان طولانی در اختیار ما می‌مانند.

وظایف:
وظایف و برنامه‌ها را با همکاری سایر بخش‌ها تهیه کنید.
پرسنل، به‌خصوص پرسنل کمکی، را به تعداد موردنیاز استفاده کنید و مراقب ساعات کارآنها باشید.
با توجه به برنامه‌ها، به کارکنان مرخصی بدهید.
کارکنان جدید را زیرنظر داشته باشید و برای جا افتادنشان، به آنها کمک کنید.
تفویض اختیار کنید و انجام آنها را زیرنظر بگیرید.
به کارکنان نمره بدهید و با آنها به‌صورت خصوصی صحبت کنید.
کارآموزان را آموزش دهید، از آنها امتحان بگیرید و نمره بدهید.
دفترچۀ گزارش کارآموزان را کنترل و با آنها صحبت کنید.
سعی کنید در هنگام سرویس دادن، همواره استانداردها را رعایت کنید و آن‌ها را مدنظر داشته باشید.
مراسم را زیرنظر بگیرید و از درستی صورت‌حساب‌ها مطمئن شوید.
انعام‌ها را ‎به‌درستی و کامل منتقل کنید.
از سالم بودن همۀ وسایل، مانند ابزار الکترونیکی، مطمئن شوید و در صورت نیاز، تعمیرشان کنید.
 نحوۀ انبار کردن مواد و وسایل را زیرنظر بگیرید.
با مسئولان بخش‌ها صحبت کنید و جلسه بگذارید.

مسئولیت‌ها:

شخص دارای پست مسئول است برای‌:
 ایجاد نظم، دقت و رفتارصحیح کارکنان
 توزیع زمان‌ کار، بهداشت، نظافت و امنیت.
 انبار کردن صحیح غذاها و نوشیدنی‌ها.
 رسیدگی و استفادۀ درست از لوازم و مواد.
 برنامه‌ریزی و همچنین تغییرپذیر بودن این برنامه‌ها.
 داشتن تفکر و عملکرد اقتصادی
 کنترل کیفیت
 تا حد امکان همکاری با سایر بخش‌ها
هوش بالا برای فروش و توانایی برخورد با میهمانان سخت‌گیر
 آمادگی برای پیشرفت
 قبول برخی ازکارها

ترتیب برنامه‌ریزی:
ترتیب کامل برنامه‌ریزی دربخش میهمانی، ازطراحی گرفته تا انجام طرح وکنترل، خود به چند مرحله تقسیم می شود:

1)تبلیغ :

میهمانان و برگزارکنندگان با دیدن تبلیغات ما، مثلاً درمجلات و... ، متوجه ما می‌شوند. مهم است که هر نوع تبلیغ عمومی حقیقی، اقتصادی و آبرومند باشد. برای افزایش تأثیرپذیری باید از معیار فرمول AIDA پیروی کنیم:
(جلب توجه کردن) Attention
(ایجاد علاقه کردن) Intrerest
(بیدارکردن آرزوها) Desire
(عکس العمل) Action
2)پرسش
پرسش اولین برخورد مستقیم بین میهمان و ماست که عموماً با یک ارتباط تلفنی این سؤالات مطرح و اطلاعات از میهمان گرفته می‌شود.
-اطلاعات میـهمان: شامل اسم، آدرس، تلفن، فکس ،e-mail (منظور برگزارکنندۀ اصلی است)
زمان و تاریخ مراسم: تعداد میهمان، مناسبت مراسم، فضای موردنظر، حدود قیمت، مدت اجرای مراسم، باید مشخص شود. برای این کارمی‌توان یک لیست یا یک فرم تشکیل داد.
3) پیشنهاد:
در فرستادن پیشنهاد برنامۀ میهمانی خود برای میهمان، باید به کامل بودن آن توجه کنید که چه تعداد پرسنل پیشنهاد و حدود قیمت چقدر می‌شود. برای ادامه، به کتاب مراجعه کنید.