بخشی از کتاب آموزش و توسعه کارکنان در سازمان
اولین گام در نیازسنجی آموزش تعیین نیازها و مشکلات است. قبل از نیازسنجی ابتدا باید مطمئن شویم که اصلاً نیاز به آموزش وجود دارد و آیا مشکل یا مسأله‌ای که بتوان بر اثر آموزش دادن به کارکنان و مدیران آن را حل کرد؟ اگر پاسخ مثبت باشد به گام دوم خواهیم رفت. البته در سازمان‌های دولتی در کنار تعیین نیازها باید به مسائل محتوایی سازمان نظیر قوانین و مقررات، خط‌مشی‌ها مصوبات آموزشی و مسئولیتهای سازمانی هم توجه کرد.
جدول2: تفاوت نیازها در دو بخش خصوصی و دولتی
بطور کلی در سازمان‌های بخش خصوصی ملاک اصلی برای نیازسنجی شکاف عملکرد و بهره‌وری است. شاخص‌هایی نظیر میزان فروش، سودآوری و درآمدزایی در صورتیکه این شاخص اٌفت داشته باشد، می‌تواند منبعی برای تعریف نیازهای آموزشی تعریف شود. |
اما در بخش دولتی میزان انطباق با قوانین و مقررات و خط‌مشی‌ها می‌تواند ملاکی برای نیاز به آموزش تلقی شود. بدین معنی که آموزش‌ها برای اگاهی کارکنان از قوانین و رعایت خط‌مشی‌ها تدوین شود. |
بعد از شناسایی نیازها و مشکلات نوبت به تدوین اهداف آموزشی می‌رسد.
گام دوم: تعیین نحوه تجزیه و تحلیل نیازها
گام دوم شامل این موارد است:
- شناسایی گروه‌های هدف برای آموزش دادن
- بررسی روش‌ها و فنون
- جدول زمان‌بندی انجام نیاز سنجی و تعیین افرادی که در انجام نیاز سنجی مشارکت خواهند داشت.
در این گام مشخص می‌شود که آیا نیاز به طراحی دوره‌های جدید هست یا خیر؟ یا از دوره‌های موجود به کرّات استفاده شود یا اینکه یک دوره‌ای را از بیرون از سازمان استفاده کرد (Cupta,Sleezer,Russ,2007).
جدول 3: نمونه‌ای از فرم گروه‌های هدف مورد آموزش
ردیف | نوع آموزش | گروه هدف | جمع تعداد/ دفعات |
1 | مهارت‌های منشیگری | روسای دفاتر معاونان وزارت‌خانه | 40 نفر در هر کلاس 4 بار در سال |
2 | تنظیم صورت‌های مالی | مدیران مالی و کارشناسان ارشد واحد مالی | 25 نفر در هر کلاس 2 بار در سال |
3 | مهارت‌های حل مسأله | کلیه کارشناسان واحد تحقیق و توسعه | 30 نفر در کلاس 3 بار در سال |
بعد از اینکه گروه‌های هدف مشخص شد بطور تصادفی می‌توان چند نفر از هر گروه را برای مصاحبه انتخاب کرد. اگر قرار باشد که آموزش‌ها بطور گسترده‌ای و در چند استان یا شهر بطور همزمان برگزار شود، بهتر است از هر گروه یک نفر انتخاب شود تا سطح کیفی دوره‌ها مورد سئوال قرار گیرد تا کیفیت در همه شهرها و استان‌ها یکسان باشد.
برای ارزیابی نوع نیازها، می‌توان از منابع مختلف استفاده کرد: تحلیل شکاف وضع موجود، مطلوبیت، تحلیل امکان‌سنجی، تحلیل خواسته در برابر نیاز، تحلیل هدف، تحلیل گروه‌های هدف و تحلیل بسترها از جمله انواع روش‌های تعیین نیازهای آموزشی هستند که در جدول 4 به آنها اشاره شده است.
جمع‌آوری و تجزیه و تحلیل داده‌ها برای یک برنامه آموزشی بسیار مهم هستند. در جدول زیر برخی از انواع مهم روش‌های تجزیه و تحلیل ارائه شده است. اگر بطور ترکیبی از تجزیه و تحلیل‌های کمی در کنار کیفی استفاده شود اعتبار داده‌ها بیشتر خواهد شد (McGoldrich, Tobey, 2016).
طبعاً استفاده از هر یک از روش‌های فوق مزایا و معایبی دارد که در جدول 6 به آنها اشاره شده است. انتخاب هر روش بستگی به زمان و افرادی دارد که قرار است این نیازسنجی را انجام دهند. پیشنهاد می‌شود برای افزایش اعتبار داده‌ها ترکیبی از روش‌های فوق استفاده شود (Cupta, Sleezer, Russ, 2007).
جدول 4: انواع تجزیه و تحلیل در نیازسنجی آموزشی
نوع تجزیه و تحلیل | نمونه سئوال‌های هر نوع تجزیه و تحلیل |
تحزیه و تحلیل عملکرد یا تحلیل شکاف | ● آیا این مشکل ناشی از نبود یا کمبود یک مهارت و دانش است؟ ● چگونه می‌توانیم این مشکل را شناسایی کنیم؟ ● آیا آموزش یک روش مناسب برای حل این مشکل است؟ |
تجزیه و تجلیل امکان‌سنجی | ● چرا این آموزش باید برگزار شود؟ ● آیا مزایای آموزشی بیشتر از هزینه‌ای است که این مشکل را ایجاد کرده است؟ |
● چرا باید این آموزش ارائه شود؟ (اشاره به آموزش‌های از بالا به پایین) ● آیا مشکل بر خواسته از یک نیاز واقعی است؟ | |
تجزیه و تحلیل هدف | ● رفتارهای خاصی که پشت یک هدف نهفته است، کدامند؟ |
تجزیه و تحلیل شغل/وظیفه | ● بهترین و صحیح‌ترین روش انجام کار چیست؟ ● چگونه این وظیفه یا کار به قسمت‌های جزیی قابل آموزش شکسته می‌شود؟ |
تجزیه و تحلیل گروه هدف | ● چه کسی قرار است آموزشی ببیند؟ ● این افراد چه ویژگی‌های بازری دارند که هنگام طراحی آموزشی باید به آن توجه شود؟ ● چگونه گروه‌های دیگر (غیر‌از گروه هدف) می‌توانند از این آموزش‌ها بهره‌مند شوند؟ |
تجزیه و تحلیل بسترها | ● چه زمانی آموزش‌ها ارائه خواهند شد؟ ● چه نیازمندی‌های دیگری برای برگزاری مؤثر دوره‌ها نیاز است؟ |
جدول 5: روش‌های پیمایش (جمع‌آوری و تحلیل داده‌های نیازسنجی آموزشی)
روش | مفهوم |
مصاحبه ساختارمند | ● استفاده از مصاحبه‌های ساختارمند، امکان مقایسه پاسخ گروه‌های مختلف در زمانهای و مکان‌های مختلف را ایجاد می‌کند و این مسأله باعث افزایش اعتبار داده‌ها می‌شود ● مصاحبه‌کننده از روی پرسشنامه‌ای که پاسخ‌های آن دو گزینه‌ای یا چند گزینه‌ای است سوال می‌پرسد و پاسخ‌ها را در پرسشنامه درج می‌کند. این روش هم زمان و هم هزینه مصاحبه را کاهش می‌دهد. |
مصاحبه نیمه‌ساختار یافته | ● برخلاف مصاحبه‌های ساختاریافته، در این نوع از مصاحبه‌ها سوالات کلی‌تر مطرح می‌شود و اگر مصاحبه‌کننده تمایل به توضیح بیشتر در خصوص یک سوال داشته باشد، فراهم می‌شود. ● ممکن است با ادامه روند مصاحبه، حتی سوال‌های جدیدی نیز اضافه شود. |
مشاهده | ● در این روش با مشاهده مستقیم به تحلیل محیط کار و عملکرد پرداخته می‌شود |
پرسشنامه بسته | ● یک پرسشنامه می‌تواند بطور گسترده، میان افراد مدنظر توزیع و جمع‌آوری شود، با سوالات بسته می‌توان تجزیه و تحلیل داده‌ها را براحتی با نرم‌افزارهای رایانه‌ای انجام داد |
مصاحبه با گروه‌های کانونی | ● برای بدست آوردن تحلیل‌های عمیق و کیفی از اعضای گروه با استفاده از گروه‌های کانونی می‌توان با استفاده از بحث گروهی و پرسش و پاسخ تعاملی به نتایج خوبی رسید. ● در این روش گروه کوچکی از افراد (بین 6 تا 12 نفر) دور هم جمع می‌شوند و پیرامون یک موضوع خاص با هدایت یک مسئول به بحث می‌پردازند. |
مطالعه اسناد و مدارک | ● زمانی که نیاز به داده‌های واقعی از نیازهای محیط کار است. |
جدول 6: مزایا و معایب هر یک از روش‌های پیمایشی
روش | مزایا | معایب | چه مواقعی بهتر است استفاده شود |
مطالعه اسناد و مدارک | ● داده‌ها عینی و واقعی ● اگر منابع خوبی در دست باشد می‌توان اطلاعات زیادی بدست آورد | ● ممکن است قدیمی باشند ● ممکن است ناقص یا غلط باشند ● تفسیر آنها نیازمند زمان است | زمانی که شما دنبال اطلاعات واقعی و اسناد و مدارک محکم هستید |
پرسشنامه | ● ساده ● سریع ● آسان ● جمع‌آوری اطلاعات زیاد | ● ممکن است اطلاعات مفیدی بدست نیاید ● ریشه و علل مشکلات را بیان نمی‌کند ● ممکن است پاسخ‌دهندگان همکاری نکنند | زمانی که شما می‌خواهید نظر مخاطبان را شناسایی کنید و اشراف زیادی بر عنوان دارید این روش را به عنوان مکمل استفاده کنید. |
مصاحبه | ● بدست آوردن اطلاعات درباره نحوه تفکر و دیدگاه افراد ● بدست آوردن اطلاعات زیاد کیفی ● ارائه فهم عمیق از موضوعات | ● زمان شما و دیگران را خیلی می‌گیرد ● سازماندهی هر پاسخ سخت و زمانبر است | ● زمانی که در مورد عنوان یا موضوع مورد بررسی خود اطلاعات زیادی دارید ● زمانی که تعداد اعضا اندک هستند |
گروه‌های کانونی | ● می‌تواند سریع و آسان باشد ● پاسخ‌ها را به راحتی می‌توان فهمید | ● اعضا ممکن است در داخل گروهها عقاید خود را صادقانه بیان نکنند ● برخی از اعضا ممکن است تسلط خود را بر دیگران تحمیل کنند | ● زمانی که آموزش در مورد مهارت‌های ساده است ● زمانی که شما در مورد عنوان تسلط دارید |
با استفاده از ابزار تجزیه و تحلیل که در گام قبلی مشخص شد، در این گام با آموزش پرسشگران و مصاحبه‌کننده‌ها، وارد مرحله جمع‌آوری داده‌ها می‌شویم. چالش‌های جمع‌آوری داده‌ها در این مرحله بستگی به ابزار انتخاب شده دارد. مثلاً آموزش افرادی که درگیر بررسی اسناد و مدارک هستند بسیار مهمتر از آموزش کسانی است که در کار توزیع و جمع‌آوری پرسشنامه بسته شرکت دارند. یا مصاحبه‌های تخصصی نیازمند ملاحظاتی هستند که در زیر به آن اشاره شده است:
منظور از تعدیل روش در فاز پنجم، تغییر احتمالی شکل پرسش بعضی از سوالات می‌تواند باشد. در حین انجام مصاحبه مطمئن شوید که سوالات قابل فهم بوده و پاسخ دهندگان تحت تأثیر فضای مصاحبه نباشند. در هنگام طرح سئوالات نیز بهتر است سئوالات آسان را اول بپرسید و سوالات سخت‌تر را به آخر موکول کنید.
گام چهارم: تجزیه و تحلیل داده‌ها
در این مرحله اگر داده‌ها کیفی هستند و از مصاحبه‌ها استخراج شدند می‌توان به دو شکل عمل کرد یا کدهایی را استخراج و با در کنار هم قرار دادن آنها مفاهیمی معنادار را به دست آورد و یا پاسخ‌ها را با توجه به فراوانی آنها دسته‌بندی و گزارش کرد.
اگر از پرسشنامه‌های بسته استفاده می‌شود می‌توان انواع تحلیل‌های آماری را با استفاده از نرم‌افزارهای رایانه‌ای مانند SPSSیا PLS که عموماً برای همین منظور طراحی شده‌اند، استفاده کرد.
از آماره‌های مختلفی برای تحلیل و استنباط داده‌ها کمی می‌توان بهره برد در زیر، جدول راهنمایی به این منظور تشریح شده است.
جدول 7: آماره‌های آزمون برای انواع داده‌ها
| مقیاس کیفی | مقیاس کمی | ||
| توصیفی (اسمی) | رتبه‌ای | نسبی (نسبتی) | فاصله‌ای |
برای آزمون ارتباط دو متغییر با هم | کای اسکوور (chi square) | کای اسکوور (chi square) | ||
برای آزمون معناداری تفاوت دو گروه (طبقه) | کلموگروف- اسمیرنوف | تی- تست (T- Test) | ||
برای آزمون معنی‌دار تفاوت بیش از دو گروه | --- | تحلیل واریانس (ANOVA) | ||
برای آزمون شدت ارتباط میان دو متغییر |
| اسپیرمن | پیرسون | |
برای آزمون ارتباط یک متغییر مستقل با یک متغییر وابسته | --- | رگرسیون | ||
برای پیش‌بینی میزان وابستگی یک متغییر وابسته به یک متغییر مستقل یا چند متغییر مستقل | --- | رگرسیون | ||
برای بررسی نرخ روند سری زمانی | --- | سری‌های زمانی/ معادلات رگرسیون | ||
در گام نهایی نتایج حاصل از پیمایش و مصاحبه و یا مشاهدات جمع‌بندی شده و در قالب گزارش برای تصمیم‌گیری و اجرای دوره آموزشی ارسال می‌شود.
در این رابطه نواقص و کمبودهایی که حین نیازسنجی آموزشی مشاهده شده می‌تواند به مدیران ارشد سازمان گزارش شود و گردش کاری نیز برای بهبود آنها پیشنهاد داده شود.
[1]. Need
[2]. Want