بخشی از کتاب اصول و مهارت‌های تیم سازی در سازمان
تیم مجازی یا تیم از راه دور، گروهی از افرادی است که با استفاده از ابزارهای ارتباطی و همکاری مجازی با یکدیگر همکاری می‌کنند. اعضای یک تیم مجازی جهانی، کارمندان از راه دور هستند که اغلب در مناطق جغرافیایی مختلف قرار دارند. برای ایجاد یک تیم مجازی موفق، ایجاد اعتماد و تسهیل ارتباطات ضروری است. به‌اشتراک‌گذاری دانش نیز برای ایجاد یک تیم مجازی موفق، حیاتی است. این موضوع به‌دلیل عدم تعامل حضوری، اهمیت بیشتری دارد. بسته به طول عمر، اهداف و نقش اعضای تیم، می‌توان چندین نوع تیم مجازی ساخت. رایج‌ترین نوع تیم‌های مجازی به شرح زیر هستند:
- تیم‌های شبکه‌ای: این تیم‌ها شامل اعضایی با مهارت‌های مختلف هستند که تخصص و دانش خود را در مورد یک موضوع یا پروژه به اشتراک می‌گذارند. انعطاف‌پذیری در این نوع از تیم‌های مجازی زیاد است. اعضای جدید به‌راحتی به تیم ملحق می‌شوند و اعضای موجود پس از تکمیل نقششان، تیم را ترک می‌کنند.
- تیم‌های موازی: تیم‌هایی هستند که برای مدت کوتاهی برای رسیدن به یک هدف خاص تشکیل می‌شوند. اعضای آن‌ها معمولاً همکارانی از همان سازمان هستند که برای یک فرایند یا فعالیت، تصمیم‌گیری می‌کنند.
- تیم‌های توسعه محصول: تیم‌هایی هستند که هدفشان توسعه یک محصول، سیستم یا فرایند جدید است.
- تیم‌های خدماتی: در یک تیم خدماتی، هر یک از اعضای تیم به‌طور مستقل کار می‌کنند، زیرا آن‌ها اغلب در مناطق مختلف ساکن هستند.
- تیم‌های مدیریتی: اعضای یک تیم مجازی مدیریت، درباره استراتژی کلان سازمان و انواع استراتژی‌های عملیاتی سازمان به بحث و تبادل نظر می‌پردازند.
- تیم‌های خارجی: بسیاری از شرکت‌ها، برخی از فعالیت‌های اصلی و یا فرعی خودرا به کشورهای دیگر، برون‌سپاری می‌کنند. یکی از دلایل انجام این کار، مدیریت هزینه‌هاست. بنابراین تیم‌های خارجی در مکان‌های مختلف مستقر بوده و با تعاملات و ارتباطات کاری، فعالیت‌های خود را به‌خوبی هدایت و رهبری می‌کنند.
ایجاد یک تیم مجازی در سه مرحله
- با افراد مناسب شروع کنید. بهترین راه برای جذب افراد مناسب در تیم مجازی، ایجاد یک تیم جدید است. می‌توان با استفاده از تکنیک‌های مصاحبه رفتاری و تست‌های شخصیت، افراد مناسب را شناسایی کرد. برخی از ویژگی‌هایی که باید در اعضای یک تیم مجازی جستجو کرد، عبارتند از:
- انعطاف‌پذیری
- همدلی
- هوش هیجانی
- مهارت‌های ارتباطی قوی
- استقلال کاری
- احترام به فرهنگ‌های سایر اعضا
برای مدیریت تیمی که از قبل تشکیل شده است بایستی، نقاط قوت و ضعف اعضای تیم را ارزیابی نمود. سپس، می‌توان یک برنامه آموزشی برای رفع مشکلات موجود طراحی کرد.
- به اندازه تیم دقت کنید. تیم‌های کوچک (سه تا پنج نفر) در اغلب موارد، کارآمدترند. مدیریت آن‌ها نیز آسان‌تر است. بنابراین اگر سازمان نیاز به تشکیل تیم بزرگی داشته باشد، تقسیم تیم‌های بزرگ به تیم‌های فرعی کوچک‌تر کاملاً منطقی خواهد بود.
- نقش‌ها و مسئولیت‌ها را تشریح کنید. مطمئن شوید که اعضای تیم مجازی از نقش‌ها و مسئولیت‌های خود و سایر اعضای تیم، آگاه هستند.
مزایای تیم‌های مجازی | معایب تیم‌های مجازی |
صرفه‌جویی در منابع | مشکلات ناشی از مسائل تکنولوژی |
در دسترس بودن گسترده استعدادها | شکاف‌های ارتباطی |
فرسایش شغلی کم | پیوند تیمی کمتر |
جلوگیری از اتلاف وقت | انسجام کمتر |
کاهش هزینه‌های رفت‌و‌آمد | توزیع نابرابر اطلاعات |
افزایش بهره‌وری | تفاوت سرعت و زمان |
امکان کار در هر موقع از 24 ساعت | عدم اطمینان در مورد معنای سکوت |
مزایای تیم‌های مجازی
- صرفه‌جویی در منابع: هنگامی که یک تیم به‌صورت مجازی و با آسایش در خانه کار می‌کند، در هزینه برق، کامپیوتر، اینترنت و سایر خدمات و امکانات صرفه‌جویی می‌شود. ممکن است فکر کنید که با این کار مگر می‌توان چقدر پس‌انداز کرد. اما مواردی ازقبیل: مبلمان، کامپیوتر، برق، هزینه اینترنت، فضای مناسب کاری، هزینه‌های تهیه غذا، مکان صرف غذا و... تأثیر زیادی در مدیریت هزینه‌ها خواهند داشت.
- بهره‌مندی از استعدادها: اگر سازمان ملزم به جستجوی افراد بااستعداد در یک منطقه جغرافیایی نباشد، راه‌های زیادی برای جذب استعدادهای برتر و عالی از سراسر جهان به وجود خواهد آمد. همچنین سازمان می‌تواند ضمن بهره‌مندی از استعدادهای برتر، صرفه اقتصادی منابع انسانی را نیز مدنظر قرار دهد.
- فرسایش شغلی کم: کارمندان از کار کردن در خانه لذت می‌برند و به آزادی بیشتری می‌رسند. آن‌ها تعادل خوبی در زندگی کاری دارند و در عین حال از کار خود نیز رضایت دارند. سطح بالای رضایت شغلی موجب می‌شود که کارمندان ماندگاری بیشتری در شرکت داشته باشند که این به نفع شرکت است. با این اتفاق شرکت در هزینه‌های استخدام و آموزش، صرفه‌جویی زیادی می‌کند و دارای منابع انسانی مجرب و متبحری خواهد شد.
- جلوگیری از اتلاف وقت: اغلب شرکت‌ها و تیم‌ها، جلسات غیرضروری زیادی دارند که منابع و زمان گران‌بهای سازمان را هدر می‌دهند. تعاملات و هماهنگی بین تیم و مباحث جانبی و غیرمرتبط، بحث در مورد دستور کار و غیره زمان زیادی را از بین می‌برند. تیم‌های مجازی سرعت عمل بیشتری داشته و وقت خود را به بطالت نخواهند گذراند.
- کاهش هزینه‌های رفت‌و‌آمد: همه از ترافیک، آلودگی و شرایط بد آب و هوایی خسته شده‌اند. سفر با قطار یا اتوبوس در تابستان و در ترافیک سنگین، نیمی از انرژی انسان را تخلیه می‌کند. تیم‌های مجازی صرفه‌جویی زیادی در زمان، تلاش و هزینه‌های تردد دارند.
- افزایش بهره‌وری: کارمندان اغلب از شایعات، اظهارنظرهای غیرضروری، سیاست‌های اداری و مواردی از این دست، دچارحواس پرتی می‌شوند. این حواس‌پرتی‌ها در تیم مجازی منتفی است و از این رو، به بهره‌وری بالاتر سازمان کمک می‌کند.
- امکان کار در هر موقع از 24 ساعت: اگر شرکت، تیم‌های مجازی را از مناطق جغرافیایی مختلفی استخدام کند، آن‌ها می‌توانند در هر موقع از 24 ساعت روز، کار کنند.
معایب تیم‌های مجازی
اگرچه تیم مجازی بسیار هیجان‌انگیز و کاربردی به نظر می‌رسد، اما کاملاً نواقصی نیز دارد.
- مشکلات ناشی از مسائل تکنولوژی: تیم‌های مجازی برای انجام کار کاملاً به اینترنت و رایانه وابسته هستند. قطع برق، مشکلات سخت‌افزاری و نرم‌افزاری، حمله ویروس‌ها، مشکلات اینترنت و... ازجمله مشکلاتی هستند که مانع انجام فعالیت یک تیم مجازی خواهند شد.
- شکاف‌های ارتباطی: با نداشتن ازتباط چهره‌به‌چهره، احتمال زیادی برای ایجاد سوء‌تفاهمات وجود خواهد داشت. اغلب در ارتباط غیرکلامی، سوء‌برداشت‌هایی صورت می‌گیرد. درواقع فقدان ارتباط چهره‌به‌چهره، ایجاد اعتماد و زمینه اشتراک دانش مشترک را دشوار می‌کند.
- پیوند تیمی کمتر: اعضای تیم مجازی، مدتی با یکدیگر ارتباط برقرار می‌کنند، در مورد تصمیمات بحث می‌کنند و سپس تماس خود را پایان می‌دهند. تیم‌ها به‌سختی زمانی برای آشنایی با یکدیگر دارند و درخصوص مباحث غیرکاری صحبت نمی‌کنند. این امر منجر به پیوند بسیار کم تیم می‌شود. پیوند بد تیمی می‌تواند یک تیم را بسیار ضعیف کند. تعاملات کلامی مرتبط با مباحث غیرکاری، می‌تواند همکاری تیمی را اثربخش نماید.
- انسجام کمتر: سازمان‌ها به‌دلیل تلاش جمعی کارمندان به موفقیت می‌رسند. در تیم‌های مجازی و هنگامی که شرکت با بحران روبه‌رو می‌شود، تلاش جمعی برای حل مشکل وجود ندارد.
- توزیع نابرابر اطلاعات: هنگام بحث در مورد یک موضوع مهم، باید اطمینان حاصل شود که داده‌های یکسانی برای تمام اعضای تیم مجازی، به اشتراک گذاشته می‌شود و بر این اساس اعضای تیم قرار است راه‌حل یا پیشنهاداتی آگاهانه ارائه دهند. اما گاهی ممکن است که یک یا چند عضو تیم اطلاعات کاملی را دریافت نکرده و یا اشتباه فردی رخ دهد. در چنین مواردی، شخص ارسال‌کننده اطلاعات احساس می‌کند که اعضا یا عضوی از تیم مجازی، اطلاعات را نادیده می‌گیرد؛ در حالی که شخص دریافت‌کننده اطلاعات بی‌گناه است و هیچ اشتباهی نکرده است. در مواردی که خطایی رخ می‌دهد، زمان زیادی صرف هماهنگی‌ها و برطرف شدن سوء‌تفاهامات خواهد شد. بنابراین توزیع نابرابر داده‌ها یک مشکل عمده در تیم‌های مجازی است.
- تفاوت بین سرعت و زمان: اگرچه جمع‌آوری استعدادها از تمام نقاط جهان بسیار جالب و مقرون به صرفه به نظر می‌رسد، اما باید با مشکلات مربوط به مناطق جغرافیایی مختلف، زمان‌بندی و دانش فرهنگی روبه‌رو شد. یکی از اعضای تیم مجازی از هند تعطیلات خود را در دیوالی خواهد گذراند، در حالی که عضو دیگر، از ایالات متحده انتظار دارد از تعطیلات کریسمس استفاده کند. بر این اساس وضع قوانین و خط‌مشی‌ها و به راه انداختن کارها در تیم‌های مجازی دشوار می‌شود و از این رو باعث نگرانی شرکت‌هایی می‌شود که از ساختار تیم مجازی پیروی می‌کنند.
- عدم اطمینان در مورد معنای سکوت: در اغلب موارد در جلسات حضوری، سکوت در برقراری ارتباط به اختلاف نظر اشاره می‌کند و بی‌ادبی محسوب می‌شود. اما اغلب اوقات سکوت در ارتباطات مجازی به‌دلیل مسائل فنی است. سکوت امری مبهم است و افراد مختلف می‌توانند آن را به طرق مختلفی تفسیر کنند. ممکن است اعضای تیم مجازی بدون هیچ دلیلی احساسات منفی علیه یکدیگر داشته باشند و درنتیجه به همکاری تیمی آسیب برسانند. برای ادامه، به کتاب مراجعه کنید.
