اصول تشریفات و میهمان‌ نوازی

تشریفات یک قانون (پروتکل) است و در هر کشوری، آداب و شیوه‌های خاص خود را دارد.

نظم و انضباط دارای اهمیت ویژه‌ای در مبحث تشریفات است. اولین اصل در تشریفات، برخورد و رفتار هر یک از میهمانداران با میهمانان است؛ یعنی باید به این نکته دقت کرد که رفتار میهمانداران در ضیافت‌های رسمی و حتی غیررسمی نیز بسیار مهم است. درواقع، سران و دیپلمات‌ها با دیدن رفتار هر یک از میهمانداران و حتی پرسنل اجرایی در زمان برگزاری اجلاس‌ها و ضیافت‌ها، با فرهنگ و آداب آن کشور بیشتر آشنا خواهند شد. این نکتۀ مهم را به خاطر داشته باشید که هر میهماندار نمایندۀ فرهنگ، نوع زندگی و رفتار یک ملت دربرابر سران و وزرای خارجی دعوت‌شده است.

قوانین کلی تشریفات در سالن‌های ضیافت عبارتند از:

1. تعداد میهمانداران و میزها باید با تعداد میهمانان و هیئت‌های دعوت‌شده همخوانی داشته باشد و از استانداردهای بین‌المللی پیروی کند. همچنین، اندازۀ سالن ضیافت نیز باید متناسب با تعداد میهمانان، میهمانداران و وسایل و تجهیزات موردنیاز برای برگزاری ضیافت باشد.
2. اگر همایش در یک سالن آمفی تئاتر برگزار شود، باید توجه داشته باشیم که میهمانان ویژه در ردیف اول و میهمانان درجه دوم در ردیف پشت سر ایشان بنشینند و به همین ترتیب، تا انتهای سالن جای میهمانان براساس سمت آنان مشخص خواهد شد. این ترتیب نشستن از قبل توسط مسئول تشریفات، برنامه‌ریزی می‌شود.
3. توجه داشته باشید با توجه به اینکه شیوۀ پذیرایی ما Set menu است، باید مسئولان تشریفات و مدیر سالن ضیافت، از قبل، شکل میزها، طریقۀ چیدمان آنها و تعداد میهمانداران را برنامه‌ریزی و مشخص کنند.
4. در سالن‌های تشریفات، باید از وسایل سنتی که نشان‌دهندۀ فرهنگ آن کشور هستند استفاده شود.
5. در سالن‌های تشریفات، با توجه به نوع سالن و ضیافت، باید جایگاهی مخصوص برای گذاشتن پرچم‌ها پیش‌بینی شود.
6. پرچم‌ها درجایگاه مخصوص، باید روبروی میهمانان قرار گیرند، البته پرچم کشور میزبان در مرکز جایگاه و در طرفین آن پرچم دیگر کشورها گذاشته می‌شود.
7. اگر سالن تشریفات به‌صورت آمفی تئاتر باشد، دیگر نیازی به جایگاه مخصوص برای گذاشتن پرچم‌ها نیست، بلکه پرچم همۀ کشورها بر روی سن و در پشت تریبون قرار داده می‌شوند. توضیح اینکه تریبون باید در جایی قرار گیرد که وقتی سخنران می‌خواهد صحبت کند، پشت به هیچ یک از پرچم‌ها نباشد.
8. اگر سالن دارای میز و صندلی؛ یعنی به‌صورت نشسته باشد، پرچم‌ها پشت سر هر یک از سرانی که بر روی میز رأس نشسته‌اند گذاشته می‌شود، به‌طوری که خود شخص نمی‌تواند پرچم را ببیند، ولی دیگر میهمانان امکان دیدن پرچم را دارند.

میهمان‌نوازی در مراسم دیپلماتیک به سه دستۀ اصلی و بین‌المللی تقسیم می‌شود:

1. ضیافت‌های رسمی؛
2. ضیافت‌های هیئت‌های دولتی؛
3. ضیافت‌های خانوادگی سران.
4. ضیافت‌های رسمی

در این ضیافت‌ها، در ابتدا، میهمان با همراهی ماشین‌های اسکورت وارد محوطۀ سالن ضیافت می‌شود. سپس، درب خودرو برای ایشان باز می‌شود و کارشناسان تشریفات به استقبال میهمان رفته و خوش‌آمدگویی اولیه را انجام می‌دهند و پس از آن، میهمان را تا درب ورودی سالن ضیافت راهنمایی و همراهی می‌کنند. در ورودی سالن ضیافت، فرد دعوت‌کننده (میزبان) به استقبال میهمان رفته و او را به داخل لابی سالن هدایت می‌کند. در آن جا، میهمانداران که از قبل آماده و در قسمت‌های مختلف مستقر هستند، به میهمانان، Welcome drink تعارف می‌کنند. پس از انجام تشریفات ذکر‌شده برای کلیۀ دیپلمات‌ها، از درب اتومبیل تا لابی سالن ضیافت و سپس پذیرایی از آنها با Welcome drink، میزبان کلیۀ میهمانان را، برای صرف شام، به سالن اصلی ضیافت راهنمایی می‌کند. میزبان می‌تواند شخص رئیس‌جمهور، معاون ایشان، وزیر امور خارجه و یا هر شخصی که ایشان را دعوت کرده باشد.

شایان ذکر است که پذیرایی درلابی ادامه یافته و میهمانداران نوشیدنی‌هایی را که از قبل آماده شده است با سینی‌های مخصوص به میهمانان تعارف می‌کنند. نوشیدنی‌های سروشده باید از آب‌میوه‌های طبیعی همان فصل تهیه شود. مثلاً، در پاییز می‌توان آب انار و در تابستان، آب هندوانه و در فصول دیگر نیز آب میوه‌های طبیعی همان فصل را استفاده کرد.

در برخی از فصول، هنگام بارندگی نیز تعدادی میهماندار همراه با چتر در کنار کارشناسان تشریفات می‌ایستند و به‌محض ورود دیپلمات‌ها، چتر را بالای سرآنان گرفته و سپس، به همراه کارشناسان تشریفات، ایشان را تا درب ورود سالن راهنمایی می‌کنند.

در فصول سرد سال، یعنی پاییز و زمستان، با توجه به سرد بودن هوا، میهمانان از لباس‌های زمستانی استفاده می‌کنند و همین امر باعث می‌شود که مسئولان تشریفات از قبل فضای مناسبی را برای رختکن و همچنین، شخصی را که به گرفتن لباس میهمانان کمک می‌کند پیش‌بینی کنند. توجه داشته باشید که این فرد باید با سرعت عمل کافی، بلافاصله بعد از ورود میهمان و خوش‌آمدگویی میزبان، به او هنگام در آوردن لباس زمستانی کمک کرده و شماره‌ای را نیز به ایشان ارائه دهد تا در زمان خروج، با دریافت آن شماره، لباس را به‌سرعت و بدون اشتباه در اختیار میهمان قرار دهد. در فصول دیگر به پیش‌بینی چنین فضا و فردی نیاز نیست. همچنین قبل ازورود میهمانان به سالن جلسه، مسئولان تشریفات باید کمد مخصوصی را که دارای قفل و کلید است تعبیه کنند تا تلفن همراه میهمانان را در آن قرار داده و سپس کمد را قفل کنند، زیرا همراه داشتن تلفن همراه در سالن‌های جلسه ممنوع است.

به‌علاوه، در محوطۀ سالن ضیافت باید پارکینگی برای پارک ماشین‌های سران و وزرا پیش‌بینی شود. پارکینگ باید یک یا چند متصدی (با توجه به اندازه‌ی پارکینگ) برای راهنمایی رانندگان و پارک ماشین‌ها داشته باشد.

در کشورهای اسلامی، مثل کشور ما ایران، اگر استثنائاً یک یا تعدادی از رؤسای جمهور دعوت‌شده خانم باشند، برای ایشان، سالن مجزا در نظر گرفته نمی‌شود، بلکه ایشان به همراه دیگر رؤسای جمهور در سالن ضیافت به پشت میز رأس هدایت می‌شوند.

تذکر:

اگر سالن ضیافت به دو قسمت زنانه و مردانه تقسیم شود، همین تدارکات و تشریفات باید در قسمت بانوان نیز انجام شود.

2. ضیافت‌های هیئت‌های دولتی

به دعوت کشور میزبان، به همراه سران، هیئت‌های متعددی نیز وارد کشور میزبان می‌شوند. این هیئت‌ها به امور مختلف سیاسی،اجتماعی، فرهنگی و اقتصادی پرداخته و خود دارای درجه‌بندی‌های مختلفی هستند. شایان به ذکر است که منظور از سران: رهبر، پادشاه، رئیس جمهور، نخست وزیر یک کشور خارجی می‌باشد. همچنین تمام اصول ضیافت‌های رسمی، در ضیافت‌های هیئت‌های دولتی نیز رعایت می‌شود. برای خواندن ادامۀ مطلب، به کتاب مراجعه کنید.